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实验室仪器设备档案管理实例

zal

2013/09/09
药物分析

实验室认可/资质认定

前言

前几日看到论坛中有关于对仪器设备档案管理的咨询，想来把我们对仪器设备档案管理的做法整理了一下，发来和大家共同分享与交流，希望能对实验室做好仪器设备管理工作有所帮助，使其真正起到对仪器设备管理、使用和持续有效的作用。

1.建档前准备

收集设备资料、编制仪器设备存档目录是对仪器设备档案的建立首要做的。在仪器设备开箱时，把说明书、保修卡、装箱清单等资料一一收集起来，按照目录登记顺序将资料依次排列，并在现有的“档案资料内容”后面打“√”，这样先把档案框架建立起来。具体内容见下图：

2.建立仪器设备总台账

仪器设备总台账记录了实验室所有仪器设备名录，通过台账可以查出仪器型号、生产厂家、技术指标购进时间等情况。

3.编制年度检定(自校)计划

每年年初，业务室负责人组织编制仪器设备检定(自校)计划，制定的年度检定(自校)计划应覆盖全部在用仪器设备。详见计划表

4.日常收集与存放

档案的形成是对日常事务资料及原始记录完整的收集，怎样才能更好的使我们的原始记录不遗漏呢？我们的做法是在仪器存放检测室建立仪器记录文件夹，将仪器设备使用记录与表格等放在仪器旁，方便随时记录、按时检查并及时对其保养与维护。见下图

我们以气相色谱仪为例，打开夹子看一下吧。首先是作业指导书

下面是记录与保养部分

每年年初(相对不太忙)时，我们将夹子里的所有记录收回档案室并对其整理存档案。

总结

在这里，可以随时了解仪器使用年限、使用期间的变化等，以此来检查实验室技术活动是否符合评审准则与质量管理体系文件的要求，也是管理者调查技术状态、实现动态管理的重要依据。

精
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sgxy

第1楼2013/09/09

条理清楚，图片详实，可作为档案管理的重要参考。

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sgxy

第2楼2013/09/09

是档案管理不可多得的好资料

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wn3367898

第3楼2013/09/09

很详细，可以给初建仪器设备档案的单位一个参考。

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zyl3367898

第4楼2013/09/09

应助达人

设备是分到个人吗？夹子里的东西应该还有别的记录表，把夹子里的记录列出来吧。有些图片看不清楚。

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hbnjzx

第5楼2013/09/09

仪器档案管理是需要很认真的，当我们使用的时候就会觉得档案的重要性和连续性啦

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zal

第6楼2013/09/09

应助达人

需要很详细的记录吗？有些东西可是保密的哟
zyl3367898(zyl3367898) 发表:设备是分到个人吗？夹子里的东西应该还有别的记录表，把夹子里的记录列出来吧。有些图片看不清楚。

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zal

第7楼2013/09/09

应助达人

不失完整性
hbnjzx(hbnjzx) 发表:仪器档案管理是需要很认真的，当我们使用的时候就会觉得档案的重要性和连续性啦

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zhw19811005

第8楼2013/09/09

对设备的信息，登记的还是很全的

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玲儿响叮当

第9楼2013/09/09

我们的仪器都是一年一检定

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金月

第10楼2013/09/09

很有实用性和指导性的档案管理文章。值得借鉴！

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