Excel电子表格用作试剂管理

设计目的

没有物料管理系统的制药企业，大多在使用Excel电子表格进行试剂管理。但大多数企业使用电子表格的水准并不高，很多仅仅用到了筛选、排序、统计这些简单功能。我们发现，一些效率低下容易出错的做法被普遍使用，比如：

1）使用剪切、黏贴的方式对试剂进行入库、出库操作；

2）使用排序的方式进行数量统计；

3）没有设置任何库存量警示提醒；

4）试剂没有统一格式的便于识别的条码标签，使用手写标签或手动数据录入方式；

5）数据没有任何保护

小编为大家设计了一款可以避免上述问题的试剂管理电子表格。

功能介绍

01生成并打印二维码标签

在“二维码标签”工作表中，输入（手动或黏贴）试剂编号或者需要打印到标签中的任何信息，按Ctrl+D，自动生成二维码标签。

02数据录入自动锁定

在“试剂入库”工作表中输入待入库试剂信息，切换至“在库清单”工作表。

1）“试剂入库”工作表中的待入库试剂信息将自动录入至“在库清单”工作表中；

2）如有信息不全的或者同一编号已有入库或出库记录的，将不被录入并给出提示信息；

3）“在库清单”工作表中的试剂信息自动锁定，一旦录入将不能被修改或删除（除非输入管理密码解锁工作表）。

03自动汇总库存量

1） 新入库试剂种类在库存量清单中没有记录时，自动在库存量清单中新建一条记录；

2） 新入库试剂种类在库存量清单中已有记录时，自动更新库存量清单中相应记录的数量；

3） 试剂出库时，自动在库存量清单中扣除出库数量；

4） 可以为各种试剂设置警戒数量，当库存量低于警戒数量时自动以警示颜色标记；

5） 库存量清单自动维护，自动锁定，不能被人为修改或删除。

04扫描条码出库

在“在库清单”工作表中，将待出库试剂的二维码信息扫描进“扫码出库”列中，在“领用人”列的对应行输入领用人.点击“试剂分发”按钮，进行确认后，出库的试剂将自动从“在库清单”工作表转移至“出库单”工作表。“出库单”工作表自动锁定，不能被人为修改或删除。

拓展功能

大多数制药企业都在使用Excel电子表格管理试剂，只不过一般都是藏着使用：表面上使用纸质的台账，日常的管理实际上使用电子表格。

很显然，这种使用方式的根源有两个：

1）电子表格的管理效率比纸质台账高出很多，所以人们偷偷摸摸的也要用；

2）使用的电子表格未经良好设计或者没有恰当的控制措施，不能满足法规的电子记录要求，比如数据可被随意修改等等。

小编设计的这个表格，仅仅展示了一些基本功能。还可以开发更丰富的功能，既可提高使用效率，比如将警示库存提醒改为弹出对话框提示或者声音提示，还可以提高合规性，比如实现分级访问控制和权限控制，比如实现审计跟踪或电子签名。感兴趣的读者可联系小编。

文章转自微信公众号：实验室信息化与自动化