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第1楼2022/07/07
1、用什么软件软件要与评审组沟通
2、准备扫描仪、照相机、录像机、可远程访问的高清摄像头、视频会议软件及相关网络环境,安排一名网络技术人员保障上述软硬件和网络的正常使用。
3、与评审组沟通远程评审的保密要求和具体措施,如涉密文件/记录如何处理、采用加密方式传输资料、资料保存期限等问题。
4、与评审组确定评审日程安排,确定各个环节所需要的ICT设备和环境,重点沟通以下几个环节:
1)首次会议、末次会议、沟通会的方式:确定会议的方式、使用的ICT软件、参会人员等。
2)现场参观的方式:确定采用实时视频参观或者录制参观视频展示;建议实验室提前录制好视频或拍摄照片(包括实验室平面图、现场照片、环境设施、仪器设备、样品保管、检验检测活动等);录制检测场所视频时,应覆盖到申报项目涉及的环境设施、主要仪器设备及设备校准状态标识等,视频最好带解说或字幕,能更直观地展示实验室。
3)现场试验方式:与技术评审员确定现场检测项目、方法、样品、人员、设备等要求,跟进样品的邮寄,准备现场见证的ICT设备和环境;如条件允许的情况下可提前录制部分检验检测活动视频或拍照(制样、前处理等检测环节)。
4)需要见证的档案/记录资料:确定需要扫描的体系文件、档案/记录资料,特别是检验检测报告的数量、时间范围,提前扫描并按评审组要求整理提交。(参考文末附表)
5)授权签字人考核的方式:需确定授权签字人考核的方式,提前准备好考核的ICT设备和环境;提前准备授权签字人相关证明材料扫描件(学历、学位、职称、相关证书等)
5、远程评审前与评审组测试ICT设备,调试、测试各个ICT软硬件条件的是否能正常运行,网络状态是否正常,是否能满足远程评审的要求。
6、准备首次会议汇报材料,建议以PPT的形式,便于远程会议上汇报。
7、网络技术人员制定ICT设备或网络异常的应急方案,确保远程评审的顺利进行。
wuyuzegang
第2楼2022/07/07
实验室认可远程评审流程图
远程评审实施过程
参加远程评审的评审员应签署《现场评审人员公正性、保密及廉洁自律声明》,被评审实验室应签署《合格评定机构廉洁自律声明》并上传在线业务系统。
远程评审时的技术能力确认可综合采用语音、视频和远程调阅记录等多种方式。与现场评审常采用的技术能力确认方式相对应,远程评审的能力确认方式组合建议如下表:
技术能力确认方式对应表
JOE HUI
第3楼2022/07/07
CNAS远程评审一般用腾讯会议,钉钉,微信等软件沟通 ,依据《CNAS -W114-08实验室评审管理工作指导书》和《CNAS-EL-20-2021实验室和检验机构认可远程评审的应用说明》需要注意的事项如下:
1. 软件和电子设备的准备
与评审组确认远程评审需要使用的软件,如腾讯会议、钉钉或微信等,提前下载并试用软件;
配备足够的电脑,通常电脑的数量至少与评审组人数相当;
确认WIFI速度,保证视频的清晰度和效果;
为保证通话质量,建议准备耳机或专用麦克风;
建议准备一个会议室,最好配备投影设备,将评审组调阅的记录提前准备好,应确保安静的视频环境;
根据评审组人员分工,确认陪同人员。当需要多个人共同回答评审员的问题时,应准备相应的会议室或房间;
建议指定专人做好通讯软件的技术应急工作;
在评审前最好与评审组长试运行相关视频软件,以及早识别可能存在的问题。
2. 文件和记录的准备
除了通常现场评审应提交的体系文件和记录外,评审组可能会要求提供更多的电子记录。目前还有许多实验室保存纸面记录,特别是质量管理记录,实验室可以将比较重要的质量管理记录先行拍照或扫描。如果实验室绝大多数记录均是纸面记录,如原始记录,实验室不可能提供电子版本的记录,此时最好请评审组视频查阅。
实验室在信息管理系统中,给评审组开放查阅的权限,也是一种方式,但可能会涉及权限设置范围等系统管理工作,技术上是否可行,实验室可以做出评估以决定是否采用该方式。
3. 现场试验的准备
提前与评审组确定现场见证试验项目;
现场试验可以提前录视频的方式,在录像时最好请操作人员解释操作的步骤以及注意事项;试验时间比较长的项目不需要录制全部过程,可以只展示关键步骤,省去的过程可以在视频中说明。实验室应确保视频中包含了对测试项目很关键的试验环境条件、设备和操作人员。可以将视频上传到实验室自己网站的“内部区域”,请评审员在线观看,以避免视频太大不便发送。
评审员如需现场观察试验过程,实验室应在评审前与评审员沟通,了解其需要见证哪些关键步骤。样品应提前准备好。如果样品前处理时间较长,经评审员同意,可以在评审前对样品进行前处理。
4. 保密事项
在传统的现场评审中,很多记录实验室无需提交给评审组,由评审员现场直接调阅相关记录。但在远程评审中,为便于评审的便利性,评审员可能会要求将记录发送给评审员。因此,实验室以电子版发送给评审组的记录远远大于现场评审。如果实验室对于特殊的记录,如涉及个人隐私的人员档案、某个敏感的检测报告,认为发送电子版本风险较大,可与评审组进行协商,采用分享屏幕或视频等方式让评审员查阅。
录制视频时最好隐去样品的具体信息,以防视频泄露对客户的影响。但样品信息可以单独告知评审员。
实验室可以要求评审组长提供评审组签署的CNAS“现场评审人员公正性、保密及廉洁自律声明”的电子版。
5. 与评审组的沟通
与评审组良好和及时的沟通是远程评审的重要环节。评审的重要内容就是搜集实验室符合认可要求,并有资源和能力从事测试活动的客观证据,实验室有责任配合评审组,使其及时获得充分的支持性信息。
远程评审时间具有灵活性,拟定时间内如遇到任何困难,可与评审员协调,合理地调整视频对话时间。