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数据档案管理缺失之不符合

物价真高

2023/02/18

实验室管理/LIMS

场景：×××环境监测机构某个在用环境质量数据库需要升级更新，在升级前工作人员将数据库中的电子文件导出，刻录了一套光盘归档保存。后因编制五年环境质量报告书的需要，编写组借阅了该套电子档案，因使用不当造成其中一张光盘折断损坏而无法读取。由于归档光盘仅有一套，导致相应时段的环境质量数据缺失。

不符合事实描述：×××机构将××年的环境质量数据以电子文件形式归档保存，但仅保存了一套光盘，未及时做好电子文件的复制备份工作，违反了电子文件归档时应同时制作两套，原件封存保管，复制件供查阅利用的规定。不符合《检验检测机构资质认定生态环境监测机构评审补充要求》第二十三条。

可能发生的原因：数据管理员和档案管理员对电子档案的建档保存要求不熟悉，对复制备份工作未给予重视，同时单位也缺少电子档案管理制度。

建议采取的措施：将其余光盘立即收回复制备份，原件封存保管，将复制件发给编制组使用；通过比对纸质记录，组织人力将已缺失的数据重新输入数据库，形成电子文件并制作两套分别归档保存；举一反三，对其他已归档的电子文件全部进行复制备份；组织业务科室和档案管理员学习与电子档案管理有关的标准规范，并依据这些标准规范着手制定内部电子档案管理制度。

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