ztyzb
第2楼2023/07/14
请教下大家,有一些测试是设备自带的软件在记录和处理数据,然后测试结束后,链接我们的电脑生成一个EXCEL,这个EXCEL里面的数据非常庞大。不可能打印出来手签。那这种原始记录怎么管理比较好,我们现在是存放在每个工程师自己的电脑里,然后工程师自己对EXCEL做加密,另外EXCEL再上传在一个实验室共享盘中做备份。此盘只有只读权限。我请问大家这种管控合适吗?
楼主,不合适,这种算作是电子存储记录,需要制定相应的程序并按其规定保存,应该工程师定期拷贝至共享盘或者电脑中保存,共享盘或电脑由专人保管,编辑等工作需要按程序申请、审批后在共享盘或者电脑上修改,防止出现版本不一致情况。
有没有什么风险?
楼主,风险就是您后面提的,有可能被工程师随意修改,和最终存档版本不一致。
会不会被评审员质疑,会被工程师随意修改数据,毕竟是可编辑的EXCEL版本。
路云
第4楼2023/07/14
这种在非网络环境下生成的电子文档,无法实现只读化加密、角色权限以及文档受控的效果,存储在各人的电脑终端里,形成不了数据库,统计、追溯功能几乎无法实现。所以这种情况下,只能打印出纸质文档,签字归档。
存储在共享盘中的备份文档,仅仅采取了只读化处理,但未必加了密。且其他文档并未彻底删除,无法保证文档的唯一性。这种情况实际上是文档的不受控状态。