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斯仙
第11楼2011/12/23
电子文件管理规范
一、目的
对具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、分发等做出管理规定，确保本公司电子文件的增值性、共享性、保密性，以达充分有效利用本公司资源、提高工作效率降低成本之目的。
二、范围
适用于本公司受控体系文件的电子档。
三、定义
3.1电子文件
是指在数字设备及环境中生成、以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
四、职责
4.1xx部
4.1.1对电子档体系文件的制定、审批、分发、保存等管理作出规定，是受控电子文件的分发部门。
4.1.2对各部门发至xx部的体系文件电子档进行分类储存，确保文件保存完整，不丢失、不外泄。
4.1.3对xx部传递至我司的客户资料要求，组织相关资源按时完成后回复至xx部确认，并对回复的电子档资料进行建档储存。
4.1.3执行受控体系文件的对外发放并予以记录。
4.2xx部
4.2.1接收客户的相关资料并予以确认，将品质部回复至xx部的客户资料进行确认，并发送至客户。
4.3各部门
4.3.1制定并按规定保存本部门的电子文件。
4.3.2将本部门制定的体系文件电子档在受控时，发至xx部。
4.3.3定期备份本部门日常工作中产生的作业、实验、检测等原始电子数据，防止数据遗漏、丢失。
五、程序
5.1 保密规定
5.1.1随着本公司计算机使用的普及，积累的电子文件越来越多。这些文件是公司知识的容器，蕴涵着大量公司特有的知识财产，因此本公司各部门的体系文件电子档需作保密管理。保密等级及具体的管理措施，按照《文件控制作业指导书》的规定执行。
5.1.2文件(包括电子、纸质文件)禁止以网络传送或打印成纸质文件私自携带或分发外部。受控体系文件电子档需要外发相关方时，须以《文件申请单》的形式向管理者代表申请，由xx部外发，具体按《文件控制程序》规定执行。各部门的记录性文件（如：MSDS、环境管理物质检测报告（RoHS报告）等）、产品说明书等），我司顾客需要时，由xx部接收并确认后发至xx部、xx部，由xx部或xx部组织相关资源完成并审核，回复至xx部，xx部进行适宜性评估后，由xx部发至客户。回复的电子档资料由xx部或xx部保存，并由其进行记录。
5.2 可用电子档形式发放的受控文件
电子文件的归档为非实体归档， 这与我们熟悉的纸质文件的归档相去甚远，存储电子文件的计算机或网络一旦瘫痪或毁坏，这些电子文件就同时消失，而要实现完善的无纸化办公系统需要一定的软、硬件设施，所以本公司受控文件一般采用纸质分发的形式，若遇以下状况，品质部将采用电子形式分发：
5.2.1标识类文件；
5.2.2四级文件；
5.2.3外来法律、法规及标准类；
5.2.4 ISO9001质量体系、ISO14001环境体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系、产品环境质量保证体系类目标、指标的月度、季度统计数据报表；
5.2.5必要时可用电子文件形式分发的其他文件。
5.3电子档受控文件的存在形式
xx部以PDF格式发放电子文件，电子文件上加盖有“电子受控文件”印章，各相关部门若需使用再打印出纸质文件。
5.4电子档受控文件的分发、回收
xx部发放电子文件时，收文人须在《文件发放/回收记录》中签收；电子文件更换版本经批准后，xx部确认分发的旧版文件已确实从接收人的计算机中删除(打印出的纸质文件由签收部门自行销毁)，在《文件发放/回收记录》中签名回收。
5.5 部门保存的电子档文件
5.5.1各部门具有保存价值的相关电子文件，禁止在没有纸质文件保存的情况下，私自清空删除，由各部门责任主管监督管理。
5.5.2储存在部门的电子文件，由部门负责人适时监管其保存适宜性，对未打印成纸质文件而又非常重要的电子文件部门责任人适时复制保存在硬盘或光盘中，以确保电子文件的安全和完整。
应助达人