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第35楼2020/04/23
记录有两种情况,一种情况是空白记录,一种是填写了信息的记录。
空白记录是记录的样式,在GB/T19001称为“应保持的文件信息”,相当于“文件”,用来指导操作者操作,因此必须像文件管理那样管理,有记录样式的“文件编号”和“版本号”,经过编制、审核和批准人签字发布。记录样式的“文件编号”和“版本号”是印刷在记录样式的最下方或标题右方的。
操作者填写了信息并签字了的记录,在GB/T19001称为“应保留的文件信息”,这种记录是作为干没干,干得如何,效果如何的“证据”,必须存档妥善保存。同一种工作中不同时间以及对不同对象个体产生的记录应能加以区分,一般区分方法是用流水号,如果同一时期产生的同一种记录很多,流水号前还可以增加产生该记录的年月或年月日(若20200423168表示今天产生的168号记录),目的是使这种“应保留的文件信息”有唯一性标识,与其他相同的记录加以区分。流水号一般是由操作者填写。如果是电子记录,则在软件设计时应该设计成可以自动生成。
“受控号”的目的是识别各种文件和信息是否受控,以防未经受控的信息被误用、错用,做了以上工作,就意味着对每一张记录做了“受控号”,也就不必另外增加受控号了。