应该有文字性或录音之类的记录吧。

为什么要电话呢？改成邮件不就有记录了吗？原始记录一定要留存好

程序文件中规定一下，这种情况下由谁去负责统一回复或告知。定期对人员进行监督。回复尽量使用邮件，减少口头回复情况。