应助达人

个人认为，原始记录按周或按月归档，完全没有必要再搞个顺序号（流水号），因为时间就是很好的追溯标识。首先原始记录有文件编号，又有日期可以追溯，和设备的使用记录、样品编号和报告编号一起统一起来。归档采取检测委托单、派工单、原始记录和报告一条龙。

　　作为证据而应保留的文件信息之所以必须受控，主要还是为了今后万一出了事故或不合格项需要追溯时，便于一一对应查找产生的原因。

　　因此，如果实验室每天产生的原始记录不多，特别是同一种记录表格每天产生的原始记录不超过一张时，我完全赞同您说的控制方法，按周或按月归档，原始记录产生的时间就是很好的追溯标识。此时的的确确再搞个顺序号（流水号）会使质量记录的管理过于繁琐，毫无价值。

　　但如果实验室同一种测量设备的检定/校准和同一种产品的同一个被测参数的检测工作非常忙，同一天同一种记录表格就会产生几张，几十张，甚至更多，此时若仅按日期作为唯一性标识进行追溯，将很难确定产生的事故或不合格事件与哪一张原始记录一一对应，并及时查出产生事故或不合格事件的原因。我认为此时用顺序号作为唯一性标识会更有利于追溯活动。当然也不局限于使用顺序号，可能有的版友会有更好的唯一性标识方法。

应助达人

楼上所言的每天产生几十张记录这种情况，那只能是上LIMS系统了。不然，对人力物力和财力都是大浪费了。

　　是的，我非常赞成您所说的道理，有条件的企业和实验室应该尽可能实现无纸化办公。但使用的电子化质量记录和用电子化质量记录产生的电子化原始记录，也应该受控，也应该有各自的唯一性标识，便于系统根据唯一性标识自动检索和追溯。个人认为，这种唯一性标识在软件设计时就应考虑如何自动生成。
　　中小企业和小型实验室，往往产品单一，试验项目单一，单项检测工作量大而资源匮乏，可能暂时不具有无纸化办公的人力物力资源和能力，此时管理体系的运行部门应以文件形式书面规定“应保持的文件信息”（空白记录）及“应保留的文件信息”（填写有信息的记录）的受控方法，分别规定相关工作人员如何对这些不同的信息进行唯一性标识。

应助达人

实际情况并不是这样的。如果表格格式没有统一的标审号，那么谁都可以将表格的格式任意修改变更，如：纸张大小、单元格行、列数的增删、合并等，现场所使用的同类原始记录的格式就会出现五花八门多种格式的现象，这方面我们是深有体会。至于实际每一份原始记录的唯一性编号(或称“流水号”)，只要达到1、唯一性；2、根据所出具的“证书编号”，可以迅速查找到原始记录。能达到这两个功能，足矣。

应助达人

有人说：“原始记录的编号实际上与证书/报告的编号一致，只要严格绑定便于查询追溯就可以了。”，这个说法是错误的。“原始记录”一般指检定、校准、检测过程中产生的第一手记录，“证书/报告”虽然也属于质量记录的一种，但它是依据原始记录签发给客户的检定/校准或检测结果的证据，它们不属于同一种质量记录，它们的空白表格格式也不是同一个，因此受控的“唯一性标识”并非同一个，“编号”并非“一致”。在质量记录使用中，原始记录和证书/报告的流水号（使用中的唯一性标识）也并不“一致”，但依据哪一个原始记录签发了哪一份证书/报告，一般在原始记录上应该留有痕迹，便于追溯。
30楼某人根本就不懂什么叫“标准化”，将“表格格式的唯一性标审号”与“原始记录的唯一性编号”概念混为一谈。后者完全可以与出具的证书/报告编号统一制定编号规则，在保证唯一性的前提下，将测量过程的两个产品(原始记录、证书/报告)进行严格地关联绑定。基本上所有的实验室都是这么做的。可惜30楼某人吃饱了没事干，非得将原始记录与证书/报告分别弄两个不同的唯一性编号。请问30楼某人，你们出具的证书/报告，除了证书号之外，是不是也与原始记录一样，另外还有一个与“证书号”不同的唯一性编号呀？

原始记录流水号是空白记录受控发放要求的，即实验室发出多少张空白记录就要收回多少张记录，主要是为了防止随意销毁记录，这个在药企是必须有的，在计量行业可能不常见。

应助达人

你这有点类似于税务部门的发票管理模式。从税务局领出来的每一张空白发票，都有唯一的编号。至于楼主所说的原始记录受控编号是不是这个意思，不得而知。