如何确保现场在用的文件及表单现行有效

现在很多用lims系统，不需要纸质表单，这样也就不存在这个问题。如果是纸质的话，也只能从，变更的时候告知，原始记录复核的时候检查来着手控制。

特定人员才有电子档，做好分发记录，文件更新通知并发送更新电子档。表单设计时，版次标识显眼一点。

电子档没管控好久容易发生旧表单乱用。

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变更后要及时分发给相关人员，旧的表格要作废 并做好相关宣贯记录等，定期更新表格管理记录，并通知相关人员

内审时应检查到在用文件或表单的有效性，也可在评审前让各部门做好自查，看有没有使用作废文件和表单。

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做好文件管理，受控文件发放，作废文件回收。

设置云资料自动同步更新

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所有员工可以自己下载自己打印使用，很难做到统一，所以尽量少数人员掌握电子版，及时更新及时发布，并且加强监督。

有更新信息及时群发提醒。

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其实在网络环境下，文件受控并不是一件难事，看你怎么去管。首先，不同的人员在网络信息系统平台中都授予了不同的角色与权限；其次，对受控的文件可以制定使用规则。如：只允许调用，不允许下载保存、另存为至本地。调用的表单只允许填完数据后全文打印，不允许打印空白表单或局部打印，也不允许使用截图工具屏幕截图。对于需要使用纸质文档的部门，可以授权文档资料管理人员打印后，盖受控章(含发放编号)后登记备案，由使用部门签收。对于失效的受控文件，文档资料管理人员应及时更新网络环境下的文件，及时收回已废止的纸质文档，做好登记，并加盖“作废”章注销。另外，对于受控的文件/表单，都应该进行版次管理，这涉及到标准化管理部门。