JOE HUI
第1楼2021/12/06
楼主的实验室管理程序中应明确受控电子文件的范围、各相关人员/部门的职责、发布的方式、修改的处理、定期审查的要求、归档保存的要求,保证受控电子文件的发布、使用、修改、保存归档的全过程都受到有效控制。
电子文件受控是指电子文件从发布、修改、定期评审、作废文件回收的全过程。
电子文件受控的必要条件是首先要按权限设定使用人群,该模式主要控制文件发放范围,保证使用文件的人群符合设定的范围。
其次不能下载、不能打印、仅能打开阅读:实验室很多受控文件,只是提供学习,不得随意修改,也不能随意外传,如,质量手册、程序文件、规章制度,这类文件应面向实验室所有人通过网络学习,不能下载、打印、修改,以防文件失控。能打印:按管理体系文件的层次,记录的格式是体系文件的第四层次文件,属于受控文件。记录格式在日常工作中会经常使用到,因此,这类受控文件应设定为特定人员使用并可以打印的文件。
最后文件的上传发布只能由有权限的人实施。
石头雨
第4楼2021/12/06
质量手册、程序文件要确保公司所有员工都要熟知了解的话,应该是以领用、归回的方式,还是可以发电子版呢?但是电子版怎么控制呢?有点搞不清楚受控文件要怎么保证受控。尤其是电子文件。
答:如果要所有员工都熟知的话应该是培训宣贯。对于文件发放可以按部门发放存档,只要员工谁想看方便查询即可,如果每个员工每手一份的话实际上是不方便控制的,人员多、流动大、领用、收回、作废也很麻烦的。对于电子文档的话首先文件转化成只读模式、发放可以通过邮件确认等形式、但是电脑一定要设置管理员、密码授权进入。对于文件的收回则需要对每天电脑的销毁做监控。发放新文件的同时,监督旧文件作废。