en_liujingyu
第28楼2020/03/28
表格也好,表单也好,记录也好,凭证也好,包括你说的“申请单”,都叫“质量记录”。
按GB/T19001当前版本规定,空白的质量记录是用来指导操作者工作的“信息”,属于“应保持的文件信息”,过去的管理手册、程序文件、第三层次文件、技术文件和记录等都属于这种信息,因此必须受控。同一种质量记录应该有自己唯一性标识(唯一性“编号”),例如AQJL126-2019表示2019版安全记录第126号。
一旦操作者在空白记录上填写了信息(包括文字、数字、符号等),这张“记录”就变成了“应保留的文件信息”,这种信息就成了“证据”。作为“证据”,理所当然也必须受控,也应该有自己的唯一性标识。这种标识常常是在年月日之后增加顺序号,被称为“流水号”。例如20200001表示2020年产生的第0001号那种安全记录,或2020032802表示2020年3月28日产生的第2号那种安全记录。
至于应保持的文件信息和应保留的文件信息分别如何受控,其唯一性标识如何管理,应该用程序文件的形式给予书面规定。
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第30楼2020/03/29
你说得非常对,“原始记录的编号即唯一性编号即为该记录的受控管理,没有必要再给原始记录表格一个发放号”,完全没必要控制测量人员领用了(或发放给测量人员)多少张原始记录。但这种原始记录一旦填写了“信息”,就变成了“应保留的文件信息”(证据),为了便于对产生的不合格测量设备、不合格测量结果、不合格测量过程进行追溯,每一张“证据”都应该有顺序号(流水号),这个顺序号就是“证据”的唯一性标识。
有人说:“原始记录的编号实际上与证书/报告的编号一致,只要严格绑定便于查询追溯就可以了。”,这个说法是错误的。“原始记录”一般指检定、校准、检测过程中产生的第一手记录,“证书/报告”虽然也属于质量记录的一种,但它是依据原始记录签发给客户的检定/校准或检测结果的证据,它们不属于同一种质量记录,它们的空白表格格式也不是同一个,因此受控的“唯一性标识”并非同一个,“编号”并非“一致”。在质量记录使用中,原始记录和证书/报告的流水号(使用中的唯一性标识)也并不“一致”,但依据哪一个原始记录签发了哪一份证书/报告,一般在原始记录上应该留有痕迹,便于追溯。