【分享】采购新人九点须知

被追杀的狼

2011/06/20

私聊

综合仪器采购

采购新人九点须知

假设你来到一家新公司，以下9条是你需要逐步去掌握的：
一、部门了解
自我介绍，并在一天内认识部门所有人员,三天内至少有两、三个人和你保持基本的交流沟通，并注意聆听别人的对话及电话沟通内容。

二、产品了解
对自己公司生产的产品加工工艺有一个清晰的印象，参观生产车间，查阅相关技术资料。

三、供应商清单
包括：供应商名称、经营类别、联系方式（电话、传真）付款方式（M30-月结30天，D15-货到15天付款，L/C60-信用证60天）、合作期限（合作久的一般相对配合好一点）及年度交易金额。

四、样品打样
1. 一般如果来做SOURCING和QUALITY CONTROL都是先从打样开始的（对新入这一行的人来说，因为这个作为切入点比较好，简单且能了解相关的信息），你需要了解样品申请人是谁（比如有专门的材料小组----样品组），申请数量及用途和紧急程度，你需要了解供应商类型，交期及是否需要样品采购。
2.样品打样分为免费索样和样品采购。
免费索样一般如果是常用品可向熟悉的供应商索取，如果是新材料，则需要去寻找相应的供货商。而样品采购存在几个方面，第一：现有供应商样品采购，可审批后通过采购跟单路线走；第二：市场采购，需要拿现金去市场进行少量采购或紧急采购，第三：新供应商初次合作采购。只要了解公司的报帐流程，样品采购流程和一般的材料采购区别并不大。
3.样品的及时性：一般公司的客户需求样品会分散找几家供应，如果你打样速度快，且品质合格，那么你们公司的产品就有可能被客户所承认并进行采购，这样对你来说也是一种成绩，领导也会看在眼力（注意平时的多交流），所以样品打样的重点就在于：交期和品质，价格是可以谈的。
4.打样一般分为以下几个步骤：
1)材料样品组接到销售部门客户需求或着研发部门进行新产品的开发需要新材料时。
2)材料样品组提交样品打样/采购申请单交有相关领导签字
3)采购作业程序：接收打样申请单---材料确认（决定是否进行样品采购）---供应商确认---交期确认（是否满足样品需求单的时间要求）---回复材料样品组（协商交期）---样品到样---品质确认（是否满足要求）---签收存档
5.其中打样中需注意以下事项：
1)样品需求的紧急程度
2)样品材料的技术规格资料及品质要求
3)材料是否属于新材料，是否需要寻找新供应商
4)交期是否可以满足申请部门要求
5)打样是否在正常的需求范围内
6)样品打样后的结果跟踪

五、供应商开发（ SOURCING ）
选择供应商开发一般会从三个方面进行。第一：大宗批量采购（针对主材），第二：新物料供应商开发，第三：采购量小，且供应商服务态度差，需要进行资源整合时。
1.开发供应商的目的
1)降低成本
2)新材料或新项目需要寻找合格的供应商
3)寻找替代供应商以整和采购链
4)工作目标
2.开发供应商要了解的流程
1)资料收集---基本信息及联系方式，一般都上通过网络来寻找，并通过电话来了解确认
2)供应商商洽---邀请供应商面谈了解相关信息，并提供该公司相关资料，包括税务登记证、营业执照、组织机构代码证、产品的SGS及MSDS报告（为环保确认打基础）
3)样品打样---寻找公司适合的产品交由供应商打样，控制供应商的打样交期及报价
4)品质确认---样品到样后交给相关部门进行确认，并进行品质与技术改良，如果三次内无法达到公司要求，取消其资格
5)价格谈判---与供应商进行单价谈判（可提供相应的数据给供应商参考，如合作前景，付款方式、物料需求量），如果价格达不到预期要求，取消其资格
6)验厂----组织相关部门对供应商进行第一次验厂，一般是由采购部主导，研发或工程部及品质部工程师进行第一次验厂，验厂包括采购方面（原材料来源、供应商现有的三大客户、成本控制能力及财务状况）、技术方面（设备、生产线、设计及技术革新能力）和品质方面（品质手册、供应商品质部地位、环保能力、检测手段等）
7)吃饭---一般审完厂后，供应商都会请去吃饭，你需要沉稳，不要暴露出任何态度（无论是否该公司可否成为你们的供应商，如果合格也不要表露，否则你就失去做为采购底牌，会变为被动，如果不合格则尽量不要去承诺该供应商任何事情，乖乖的吃完你的饭回去睡觉吧）
8)第二次验厂---如果该供应商提供的物料比较重要，会需要采购经理、品质经理、工程经理、副总前去亲自验厂以加强双方的信任度及诚信度，高层与高层的对决，对以后供货来说，采购会轻松很多。
9)小批量定单---前三个月如果不是很急，一般有一个磨合期，这时候需要由你来掌控该供应商的交期及品质稳定性，事情烦琐，但是你权利在这个时候会凸显的比较大，要便宜行事。
10)份额调整----当该供应商成为本公司的合格供应商后，有时会增大对其的定单，这时会有很多物料需要交给该供应商进行打样确认，作为采购需要跟踪样品确认进度，不要工作进度缓慢，否则领导压下来不好做
六、品质管理
1.常用物料来料一般问题
1)来料错（标签错误和物料错误---换货或供应商派人处理，警告）
2)来料短损（补料及警告，严重的扣款）
3)来料品质不达标（协商分拣或特采扣款）
4)来料品质差（退货及警告）
5)批次物料不合格（警告及扣款，辅导后两批次来料不合格取消供货资格）
6)批次物料同一问题（辅导改善并警告）
2.采购需要做的事项：
1) PCAR跟踪----品质部的PCAR及时回复并要求供应商前来公司进行检讨并回复对策和考核
2)供应商现场辅导----协同品质部对问题进行现场指导改善，并要求供应商回复改善结果（照片为证）
3) 驻厂辅导----对公司重要物料，如果有需要，则派专人驻守进行品质跟踪辅导，直到改善为止
4)分额调整及新供应商开发----对无法满足我公司的供应商进行分额调整，上报领导审核批准，并进行新供应商开发。
5) 针对一些大公司有时会冒出一些8D报告，这个说明品质问题已经很严重，一定要及时处理回复。
3. 我们的口号是：不以扣款作为供应商品质管理的目的，但以扣款作为品质提升的方法,耐心的辅导为主，适当的扣款为辅。
4．有关辅导问题：比较抽象，需要你自己多去体验几次（跟着前辈学），否则无法感受到是什么样的，如果是新人，你就算跑到别人的公司去，你也看不出来个所以然。比如一些专业的问题是需要你有一定的专业水平的。辅导牵扯到品质控制（了解品质管理，IQC，IPQC，OQC职责及手法），人员管理（加强教育及培训），技术革新（工装夹具的使用,设计的合理化），检测手法（仪器设备的更新换代），现场管理（摆放，人员的操作，工序的合理性）等等。
5．关于有人说的事前的预防措施，其实这个只是一种期望，但实际要达到那是不可能的，因为事情是人在做，总是会有错误发生的，我们只能时刻提点供应商注意品质问题，但是却无法将问题消除到0，所以才有了我们采购工程师和SQE的存在。

七、项目采购管理
1.新客户引入的项目采购管理
新客户从打样---小批量试产采购----正常的定单采购，我们作为采购需要配合：打样的及时性，物料成本控制，物料品质控制，物料交期控制，物料跟单的交接工作。
例：WALMART客户向我司索要新产品CA1006共10PCS。
第一阶段：样品单交由销售部，由销售部组织评审客户重要等级，并联络相关部门评估样品生产流程（销售部相关人—材料样品小组确认BOM及检验标准---生产部确认生产交期----PMC确认计划----采购部确认样品交期----品质部来料检验），作为你来说，你就是属于WALMART新客户引入项目计划中的一份子，你需要提供一个合适的交期并及时的进行打样或样品采购，并进行交期和品质的基本控制。
第二阶段：客户通过我公司新产品CA1006的价格及品质要求，下试产定单1000PCS，此时流程（销售部接PO---公司内部SO--订单评审会议--PMC----采购----品质），采购部需要做试产采购：确认供应商-----确认交期（打样和生产的交期有一定的差别）----确认采购单价---确认品质标准---解决线上品质问题（及时反馈问题给供应商进行调整）
第三阶段：客户要求变更。采购需进行物料要求变更并记录存档以备查验。
第四阶段：工作交接---当客户定单正常化后，工作需交接给相应的跟单负责人（跟单员），你只是负责相关的成本控制和品质问题处理方面。
2.新产品开发的项目采购管理
与新客户引入的采购管理有相似性，不多做介绍，主要是搞好研发部的关系。

八、常用表格及存档
1)日常工作记录表
2)打样控制表及记录表
3)品质异常控制表
4)新供应商开发进度及合格供应商表
5)份额预期调整表
6)成本控制表

九、会见供应商
之所以会写这个，是因为做才采购SOURCING和QUALITY CONTROL这一块经常会会见大量的供应商，有推销的，有拜访的，有送样的，有品质检讨的，形形色色的什么样的人都有，所以大家要有一个良好的心态去面对他们，采购的心理素质一般都优于常人的，所以会见供应商是一个锻炼个人口才和交际能力的平台，管你是和他扯淡还好，谈工作也好，也不要理人家是色诱你，还是利诱你，你只要做好你自己就好了！

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