土老冒豆豆
第1楼2010/01/27
接待方案按照接待流程走。首先,制作了一个精美的联系工作指南,上面有队评审专家的致辞、实验室的情况简介。有各位评审专家的对口联系人姓名和手机。有所住酒店的地址等信息。还有当地的地理风情简介以及风景图片。真是一拿指南,感觉这个接待规格、水准立刻上来了——好像旅游团接客哦嘻嘻。
客人飞机到了,实验室老板亲自去接,办公室负责人、质控办负责人陪同,以示隆重。专家的一日三餐,都会有老板、业务科、质控办负责人陪同,在联系感情的同时也套问现场检查注意事项。大家都知道了,多沟通,肯定有好处的了。土豆还没有资格三陪,但我听说老板事先通过网络已经人肉搜索了专家的履历了——知己知彼嘛。
实验室事先准备好大中小号的工作服各n套(n为评审专家人数),因为你不太可能事先得知专家的身材,所以还是准备好大中小各种码数的工作服吧。工作服上标有工作牌:“贵宾001”。
土老冒豆豆
第2楼2010/01/27
在开完首次会议、检查完实验室现场后,评审专家们要看材料了,这就要准备一个适当的空间给专家审阅材料。实验室一般是拿出会议室来作为审阅材料的现场。会议室地方安静、而且场地够宽。
在接待方案中已经规定好了,谁负责会议室后勤,谁负责资料传递,谁负责陪同。总之就是确保会议室内专家需要什么有人给,问到什么有人答。这里有个经验:就是在开场介绍的时候,你介绍本实验室的各位领导啊什么的都行,但别忘了介绍下陪同人员(资料传递员),因为这个岗位才是在材料检查时与评审专家密切联系的人,总不好让评审专家连怎么称呼都不知道吧?这里多嘴说句,资料传递员这个角色很重要,因为评审专家需要什么材料,都是由资料传递员负责拿取,所以一个连接实验室各类资料所在地、能及时有效的拿取资料的人员就很重要了。
这里注意一下,会议室事先要做实做细检查和准备工作。检查门窗水电是否正常。门开关的时候有无异响啊,窗口卫生搞了没有啊,各类电器开关正常否啊?电灯有没有坏的啊。尤其是电,一般现在评审专家都有自己的笔记本电脑了,只要接上电源就好了,那事先就要拉好线准备好n个电脑电源。会议室最好还备有电脑和打印机,方便现场打印资料什么的。所谓细节决定成败,很多单位可能都是小心翼翼的迎接评审专家,但往往在细节上不是很重视。比如说会议室准备的是台老电脑,慢就算了,还一启动主机风扇就嗡嗡直响,这无疑给安静的资料审查现场带来了不和谐的音符。或者有的时候烧开水的电热水壶就摆在现场,甚至评审专家的座位旁边,不断的烧水不断的水开,每次都呼啸一次,你说,能让评审专家有好心情审查你的材料吗?
土老冒豆豆
第3楼2010/01/27
列位看官不嫌土豆啰嗦的话,俺就讲下会议室(现场评审材料所在地)可能需要的各种物料:
办公文具:铅笔、铅笔刨、中性笔、多色圆珠笔、回形针、订书针和订书机。备注:铅笔和中性笔最好按照评审专家人数*3来准备,因为笔经常会找不到的。最好要有红色的笔,方便专家在一些报表上修改。回形针翻尾夹订书机是用来装订材料的。
日常用品有:烟(烟是为男性评审专家准备的)、打火机、烟灰缸。盒装纸巾、衣帽架(尤其冬天可以方便挂外套、公文包)。
食品饮料:水果、装垃圾的果盘、咖啡和茶、矿泉水等。
电子设备:足够的电源插座、调试好的电脑、打印机、投影仪(实验室领导介绍本实验室时用)、饮水机。
会议室现场需有人定时倒茶水,倒茶水也有礼仪讲究,比如先提醒声:老师您好,给您续下茶水。以防出现碰撞撒漏事件。还要有人时刻在场做资料传递员,我们要讲究下方式方法。就是,说要什么材料就给什么材料,宁缺毋滥!不要想着怕缺漏了什么材料,就把一堆东西拿给评审专家看。这样一来人家可能只看其一,你拿了一堆,他还要从中翻找,二来人家本来只看其一的,你倒好,全端来了,所谓说多错多啊,本来没有看出问题的,材料看多了,看出问题来。所以评审老师要仪器检定计划你就给当年的检定计划,绝不会把去年的一起给他。评审老师要看紫外的仪器档案,你有3台紫外只拿其中1台的档案去。评审老师如果觉得还不够多,会自己提出要求来的。
回答问题时注意态度要谦和,不要硬顶,说明情况可以了,尽量避免试图影响评审老师的决定。
如果事先准备工作做的好,可以把评审专家要看的材料先整理归类好,直接搬到会议室去。评审专家不可能调用你前年的某份资料还跟你去档案室,也不可能查阅培训记录还跟你去人教科。他们只需要你把资料及时、迅速的拿给他。
十年自然
第6楼2010/01/28
不错不错,非常细致的接待工作。值得学习。
相比而言,我们的接待工作就粗放了很多了,惭愧啊!
感言:接待工作绝非“小术”。
细节决定成败,实验室能够在这些细节上都做得如此充分,评审老师可以推想在其他工作上也能够或者是已经做得更充分了。
管中窥豹,略见一斑。