如何实现完善的ISO文档管理

holadeyatech

2012/04/16

私聊

论文写作和投稿

隨着企业业务发展及与国际化接轨的要求，国内企业迫切需要采用成熟的ISO管理标准体系改善自身管理环节，提高管理水平，同时通过对自身管理体系的认证来给客户以信心和保证......

隨着企业业务发展及与国际化接轨的要求，国内企业迫切需要采用成熟的ISO管理标准体系改善自身管理环节，提高管理水平，同时通过对自身管理体系的认证来给客户以信心和保证。因此目前国内企业对ISO9000（质量管理体系）、ISO14000（环境管理系列）、ISO18000（安全及卫生管理）等先进管理体系的认证方兴未艾。熟悉ISO的人都知道，在质量体系中，最为显要的难题之一就是如何管理大量的ISO相关文档。

文档是日常工作内容的一种展现形式，完整的文档管理体系下，囊括了从战略到战术，从策划到执行的各层面，大致可分为管理要求和技术文档两类。在建立以ISO体系为标准的质量体系中，应如何规划与建立文档管理制度以适应企业的特点，满足企业的管理要求？

ISO体系几乎为所有重视品质的企业所认知，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标。但多数企业虽然实施了标准管理，却没有一套管理系统标准帮助落地，各种ISO管理体系中，都需要对大量文档进行管理，多数企业都在这个过程中面临困境：

1.文件的建立、变更，需由相关人员来办理审核和分发，多人共同审核费时费力，办理周期长、审批过程无法监控、审核效率低；

2.无法有效管制ISO文件的进出，文件的安全性无法保障，机密文件的容易外漏；

3.版本无法做到一致性，旧版不易彻底回收，新旧版本易混淆，经常出现新版本已发行，旧版本仍旧使用等问题；

4.文件查阅困难，随着时间积累，文件逐渐增多，快速查找调阅文件变得越来越困难。文件有时甚至关联许多其他文档，如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档，从而对工作造成麻烦；

5.定期整理各版信息非常困难，资源耗费高、成本高，除文控中心外，各部门要设专人负责文件的管理，造成人力资源浪费；采用传统的纸质管理，当需要多人同时查阅时，会造成大幅复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重；

6.申请人无法通盘了解各类文件之审核程序，文件分散在个人手中，使用时稍有不慎，造成丢失，给工作带来不便；

7.无法确定文档状态，好不容易找到的一份文件，却是去年起草通过的，现在无法判断文档是否还能使用，有没有过期，有没有新的版本产生等。

企业的当务之急是妥善解决以上问题，HOLA企业内容管理系统为企业排忧解难。HOLA系统帮助企业加快体系文档的流程审批过程，保证文档版本的一致性，提高文档查询的效率，实现ISO文件的全程电子化管理，从而提高效率、节约人力成本、推进质量管理理念的落实。

HOLA对企业ISO文档进行安全的集中管理，对质量文件的建立、更新、审批、回收、借阅和下发过程进行控制，就文件更新、审批、待办任务发送通知，督促办理，加快事务处理进程；HOLA可以自动生成文档编号，确保员工访问文档的最新版本，同时保存文档的旧版本和所有访问、修订日志；

HOLA强大的搜索引擎可以作基于文档属性、编号、版次等多维度查询，支持文件内容搜索，记录文档引用关系和提供纸质文档电子化管理。应用这些功能可以帮助企业轻松落实ISO管理制度、帮助员工建立起规范的业务操作习惯，提升企业竞争力和客户满意度。

在市场竞争日趋激烈的今天，优质的产品质量和高效的企业管理是企业取得市场先机的关键。HOLA企业内容管理系统为继续保持质量体系的正常运转和进一步提高产品质量创造条件。

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