关于文件控制程序与记录控制程序

应助达人

我们那文件管理专门有人，可以给你问问。

应助达人

这个根据需要可以将技术记录和质量记录合并的。

应助达人

回答：
1.文件借阅单、申请单、审批单等应在文件控制程序中提到，并在附录表单中给予体现。
2.我们是记录一个表格，上面分别有申请销毁人，审核人，监督人信息等。
3.首先文件程序编号可以与其内部的表单编号规则不同，但你要在文件控制程序中分别对不同文件的编号给予规定。正如你所说吧，程序文件编号是xxx-cx-03，内部表单也可以是xxx-03/1该程序第一个表单，xxx-03/2该程序第二个表单。具体到表单的版本时可以为xxx-03/1.0该表单第一版，xxx-03/1.1该表单的第二版。没必要注明年号。但是在表单控制明细以及表单发放记录中要注明详细发放日期。

你所说的加版本也是可以的。另外，若xxx-03/1.0，那么这个模版产生记录后这个控制编号不需要更改吗？

比如仪器设备使用登记表，一年要用很多张，不用在其后附加序列号来标识吗？那每一张的控制编号也是一样的，这样是OK的吗？每个设备的使用登记表每个使用时间段总是不重复的。

应助达人

xxx-03/1.0 就是第一版记录的控制编号。

仪器设备记录一年会用很多，为什么要每张都要有不同的控制编号呢？只要版本不变就使用同一个表单。15年的时候要把14年的归档。

时间要分别列出，可以追溯到什么时候使用的

1.在不影响使用的情况下，记录表单能合并的尽量合并，比较方便实验室人员使用
2.记录的编号方式只要方便使用就行了，我们是从头到尾的流水号，编了80几个
3.记录有多页的情况要使用页码来区别

应助达人

文件控制和记录控制可以合起来用一个表格。也可分开单独记录。

应助达人

1）按道理是没有借阅申请单的，因为每个文件都应该放一份受控版本到方便取阅的地方，例如检测作业指导书放一份到检测区域。作业指导书和程序文件是不借阅的。

2）文件销毁申请单和文件销毁记录表编制在一张表中就行，销毁申请批准后，加一栏销毁状态说明就行。

3）编号可以随便编，但是文件控制程序中要说明编制的规则。没有固定格式。我们实验室为了方便表单的派生查找，一般以文件编号后加序列号的方式编制。例如程序文件编号是XXXX-CX-03，那下面对应的记录表格编成XXXX-CX-03-01、XXXX-CX-03-02等。

1.文件资料借阅登记 统计到一个表就够了 一般很少会有记录 就算平时你们去档案室拿文件 谁去登记咯 最后 做个假的给CNAS就行。

2.我们是所有的销毁 包括样品、试剂、设备、文件 等等 都合成一个表格 表头下面搞个分类勾选的 销毁那类型就勾选那类型 简单实用。