作业指导书浅谈

　　GB/T19001-2016对于文件已经不再要求按地位和作用分层次，但在过去，文件的地位一般都要分层次，大多数组织的文件体系一般都分为管理手册、管理程序、第三层次文件和质量记录四个层次。第一层次文件是管理手册，是组织的“宪法”，第二层次文件是管理程序，相当于组织的“子法”，第三层次文件就是“管理细则”和“技术文件”了，相当于“法规、规范”，作业指导书就属于第三层次文件的一种。
　　管理手册主要规定管理原则、管理框架、组织机构、职责分配等。程序文件则是对管理手册中规定的过程进行详细描述和规定，使各项管理过程具有可操作性。第三层次文件则是在管理程序没有或无法说明白的活动进一步作详细说明和规定，因此，第三层次文件应该比程序文件更具有可操作性，正如石头版主所说的“详细、准确、可行”。
　　至于作业指导书的格式和封面，因为一个作业指导书就相当于独立的一本书，作为独立的一本书当然应该有自己的文件编号、封面和格式，编号、封面和格式应该符合本组织的《文件管理程序》规定，同一个组织的各种作业指导书的编号、封面和格式不可以各行其是，五花八门。有的单位喜欢形成作业指导书合订本，但我认为，合订本有利于存档和检索，但并不利于使用和动态管理。因为每一位员工的工作岗位并不相同，主要执行的作业指导书也各不相同，每个员工只需要领取与自己工作有关的一个或几个作业指导书即可，没必要掌握所有的作业指导书，另外个别作业指导书的换版会造成合订本整体失效，给文件管理带来不便和资源浪费。