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如何理解建立、实施和保持管理体系?

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    2023/05/18
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实验室管理/LIMS

  • RB/T 214-2017 在4.5.1 总则部分规定“检验检测机构应建立、实施和保持与其活动范围相适应的管理体系,应将其政策、制度、计划、程序和指导书制定成文件,管理体系文件应传达至有关人员,并被其获取、理解和执行”。这是对管理体系的总要求。

    建立,从无到有的过程。所建立的管理体系文件应与实验室活动范围相适应,为了保持管理运行的一致性、稳定性,所有的政策、制度、计划、程序和指导书都应制定成文件,实现文件化管理。在建立时就要把它建好,与实验室实际运行相适应。

    实施,用实际行动去开展和落实。就是前面所讲的要按管理体系要求工作,管理体系实施好的机构,干什么工作都要查阅管理体系文件,看管理体系是怎么规定的,怎么规定的就怎么做,这样才能对工作进行有效规范和控制。干任何工作都要有依据,不能凭感觉,离开管理体系文件是无法工作的。

    保持,维持运行状态使其不消失或减弱。任何制度规定在执行中都会产生自然的衰减,保持管理体系运行状态,需要管理层持续的关注,需要投入更多的资源,不是建立了就万事大吉了,就会自动运行,需要持续地解决问题,实施改进,才会得到保持。不能建起来就放在一边,处于一种自然状态,是很难保持的。

    实验室不只是建立管理体系,还应实施管理体系,不只是实施还应保持运行状态,建立、实施和保持是管理体系运行的三个连贯动作。

    管理体系运行中有三种情况需要注意:

    一是很多机构感觉管理体系用不上,管理体系与实际运行是“两张皮”,体系是体系,运行是运行。什么原因?其中之一就是在建立管理体系文件时,语境出了问题,使用的是一种解释性、说明性语境,不是规范性、控制性语境。看起来很好,用起来不知从何下手。标准文本在用语上要求建立程序、形成文件,是可以的,但实验室应从如何落实的角度去考虑,不要以为文件化了,就满足了要求。文件化只是第一步,只是建立了管理体系,后面还有实施和保持,所以,在建立管理体系文件时,应基于如何规范和如何控制的角度去建立,这样编写的管理体系文件显然就会不同。

    二是我们不能觉得有了管理体系文件,就会自然得到实施,忽视管理层该做的管理和控制工作。形成文件了就像有了交通规则,车还得你去开,开车时你要遵守交通规则,不遵守就会受到处罚,这是强制性的。管理体系文件有了,还需要采取强有力的管理手段,一直到使大家能够自觉按管理体系工作为止。管理体系文件是编写出来的,但管理体系运行必然是摔打出来的。

    三是学习理解时还有一种情况,许多员工觉得管理体系内容很多,难以理解和掌握。实际上,管理体系适用于所有人员,但每个人员并不运行所有要素。每个人只需要了解全局的、熟悉相关的,掌握自己的,掌握自己的是关键。每个人只需运行与自己有关的要素即可。这样就简单多了。

    实验室管理体系文件是开展检验检测工作的依据,是必须遵守的规则和制度。实验室只有建立、实施和保持好管理体系,才能确保数据结果的有效性,减少实验室运行的风险,降低管理运行成本,提高工作效率,形成无法复制的核心竞争力。
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