【求助】（已应助）GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式国家标准应用指南

GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
1999-12-27发布，2000-01-01实施，代替GB/T 9704-1988《国家机关公文格式》，现行有效。
http://www.instrument.com.cn/download/shtml/086632.shtml

公文格式中存在的问题及改进对策
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发表日期：2008年6月24日 出处：《秘书之友》2008.6 作者：付传
一、关于排版规格与成文日期
《国家行政机关公文格式》（下简称《新国标》）对公文排版规格作了明确规定：正文用3号仿宋体字，文中有小标题可用3 号小标字体或宋体，一般每面排22行，每行排28个字。这项规定本身没什么问题，但是如果把每行排28个字的规定和公文成文日期的标注要求联系到一起看就会使人疑惑。新国标规定当联合行文需要加盖印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字。假设当前的成文日期为“二00五年十二月二十五日”（共12字），按照每行28个字的排版规格，只余2个字。那如何把12个字在仅余2个字的空间范围内拉开呢，即使把成文日期拉开了，对需要加盖两个印章的联合行文来说意义也不大。有的学者指出：当联合行文需要加盖印章时，成文日期应该居中，左右各空7字。依笔者之见，左右各空7字的规定也可省略，还不如直接规定：当公文需要加盖两个印章时，成文日期应该居中，或者为了加盖印章在3mm内既不相交也不相切，保证加盖印章或套用印章的美观，可将成文日期居中并在这一范围内拉开。

二、关于份数序号的位数
新国标规定，份数序号是将同一文稿印制若干份时给每份公文的顺序编号，用阿拉伯数字标识在版心左上角第1行。这里并未规定具体标注的位数，是“1”、“01”、“001”等不得而知。如果仅标注“1”，会使人不知其意，以为是误印上去的；如果标注“01”100份（不含）以内的公文份数序号可以这样标注，但如果超过了100份，就不能满足现实要求了：如果标注成“001”或“ 00001”等，会使公文份数序号虚位过多，为变造公文份数序号提供可乘之机。按照《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》的说法，应根据公文的份数来确定份数序号位数的标注方法，至少不能少于两位，即“l”应编为“01”。

三、关于秘密等级中★的标注
新国标规定，公文如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限的才用★隔开。而《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》）第三章第十条第一款规定：涉及国家秘密的公文应当标明密级与保密期限。也就是说，★作为国家秘密的标志，不论是在只标注密级还是密级和保密期限同时标注的情况下，都应加以标注。可见，《国家行政机关公文格式》在这方面应加以完善。

四、关于签发人标注方法影响首页不能显示正文的问题
即使联合行文机关多，也必须保证公文首页显示正文。针对联合上行文，新《办法》规定：上行文应注明签发人姓名，且主办单位签发人姓名署于第1行，其他从第2行起按发文机关标识的顺序依次顺排。由于联合上行文第一个发文机关标识上边缘到版心上边缘要空出80mm 高度的地方供上级机关批示，发文机关标识要占相当大的页面空间，如果每个签发人再占一行，就势必会占用公文首页更多页面空间。笔者认为，既然上行文发文字号标识位置已经移至发文机关标识之下空2行，红色反线之上4mm居右空1字处，那么去除发文字号所占字数大约7-9个，去除居左里1字，该发文字号至版心右边缘尚余20字空间。因此，可以考虑在“签发人：”后面平行横向同时排列2-3个签发人姓名，以节省首页页面空间，避免由于发文字号与最后一个签发人同处一行而造成发又机关标识之下、发文字号之上、签发人之左存在大量空白等问题。

五、关于3 个以上印章如何加盖的问题
新国标规定，当联合行文需要加盖两个印章时，只能采用同种加盖方式，以保证印章排列整齐。但是，新国标对需要加盖3个以上印章时的排列整齐程度问题以及可否保证所压发文机关名称（全称或规范化简称）清晰问题并未说明。联合行文各机关印章有的下弧有文字，有的没有文字，对于下弧有文字的要采用中套方式加盖印章，对于下弧没有文字的可采用下套方式加盖印章。如果3个以上印章里部分下弧有文字，部分没有文字时该如何盖印呢，笔者认为，可采用中套方式加盖印章，即印章中心线压在发文机关名称上，以使印章整体整齐美观，所压发文机关名称清晰可辨，从而保证公又的严肃性。

六、关于移位后主送机关之间标点符号的应用
新国标规定，当主送机关名称过多致使公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。新国标对抄送机关之间标点符号的使用作了规定：用逗号将抄送机关隔开。按照规定，主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。统称分为两种：一为“泛称主送”，指文件发给同一级各单位；另一种为“递降称主送”指文件主送给垂直几级的同类各单位。在“泛称主送”中同级同类机关之间用顿号分隔，同级不同类机关之间用逗号分隔。这样，在主送机关移位后，各机关名称之间用逗号分隔的规定就和同级同类以及同级不同类机关之间标点符号的应用产生了差异。是否同级同类的机关之间都用逗号取代顿号呢，是否将“各省、自治区、直辖市人民政府”中的标点先变为“各省人民政府，各自治区人民政府，各直辖市人民政府”，再标识其他同级不同类机关，且同级不同类机关依旧按照上述方法直接用逗号彼此分隔呢，这显然不符合泛称主送中标点符号的使用规定。笔者认为可作如下调整：移位后主送机关之间标点符号的使用仍应遵循同级同类机关之间用顿号同级不同类机关之间用逗号的原则。抄送机关之间标点的使用亦应如此。这样主送机关和抄送机关的层次以及各机关之间的关系就会一目了然，便于联系事项以及公文处理。