【看故事谈管理八十】整齐就是效率

对于从事学习和工作的人来说，办公桌面是否整洁，是工作是否条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”问题是这种方法还真管用。每当我们的注意力分散时，我们就看到了它们。我们想起了这些事情，于是不再胡思乱想。后来，东西堆得越来越高，我们不能记起下面放的是什么东西，于是就开始在资料堆里寻找。这样，时间就浪费到查找丢失的东西上。同时也浪费在注视所有我们不想忘记的东西所造成的干扰上!

　　据统计，有95%以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。成功者使办公桌整洁而不乱的办法是：

　　(1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。

　　(2)在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。

　　(3)要力戒由于吸引力的干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他工作。

　　(4)按规则把已经处理完毕的东西送到相应的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。

　　从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”，如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事；“暂时靠后处理的”，即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当的行动之前，一直放在那里；“以后处理的”，即不是真正重要的工作，还有待研究、需要更进一步深入研究和努力挖掘，以及有必要在时间、注意力等方面作较充分安排的事项；“留作资料保存的”，包括上级的政策、指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等，这样办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊，避免了混乱，时间就不会在找这找那的折腾中溜过去。