【原创】【第三届原创大赛】实验室仪器管理制度【申精】

职业游民

2010/10/20

私聊

实验室管理/LIMS

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实验室仪器管理规定

目的：为了加强对仪器的管理，提高仪器的完好率和使用率，保证研发、生产及后勤工作的顺利进行，特书写本规定；

适用范围：实验室区域范围内所有实验室；

一、仪器的管理范围

仪器的定义：指可供研发和生产长期使用，并在反复使用中基本保持原有实物形态和功能的。它的价值逐渐消耗并转移到产品价值中的物品称之为仪器；例如离心机、移液器、恒温箱等；
1．仪器的的管理主要包括购置（请购、调研、采购）、验收（含入账）、使用、维护（含维修）、报废五个环节；
2．本制度适用于范围为公司所有实验室相关的人员，对象为价值500元以上、能独立使用、耐用期在一年以上的仪器，这些仪器必须由资产负责人人员建立相应的台帐记录。
3．用于研发、生产、行政办公类，价值2000元以上、能独立使用、耐用期在两年以上仪器划归公司固定资产范畴；采用固定资产管理规定。
4．根据仪器的外形、价格、操作精度、使用频率等，将部分特殊仪器划分为大型、精密、贵重仪器等重点管理管仪器。其他大部分仪器为常规仪器；操作办法见仪器相对应的《仪器操作规程》。
5．仪器档案资料统一于资产负责人管理；
6．给原有仪器增加附件或技术改造扩充新的功能等使仪器增加价格时，都应做固定资产登记。
7．原有仪器因毁坏、报损、拆除其原有部分时，应进行登记。
8．所有购入、调入、自制、卖出、报废、借出的仪器，都要在仪器管理部门入帐，不允许有物无帐和有账无物现象的出现。

二、仪器管理人员结构

研发中心仪器管理机制如下

二级人员设置：仪器管理的人员共设置两个等级，主要的工作范围如下：

一级人员：设置一人，专职形式为主，同时兼任其他岗位；对公司所有仪器负责，在请购和领用方面：负责公司所有仪器的请购申请，已及所有仪器领用审批，由公司***部门***担任，并由其担任资产负责人；对公司上级部门和财务部门负责；

二级人员：每个科室设定具体仪器的仪器负责人，仪器方面对一级人员负责，主要工作为：本科室仪器的请购单据的初步填写和仪器的领用，并做好本科室仪器日常使用的管理，参与完成各种仪器的验收和质控；其它方面按照所在编制进行；

三、仪器的购置/报废

各个部门在请购/领用或报废仪器时应按照以下办法执行

1、2000元以上，耐用期在两年以上的仪器，应按照公司固定产管理规定进行操作，流程如下；通过审批后的《固定资产采购申请单》和《固定资产出售/报废申请表》分三份分别提交至采购部、财务部、部门资产管理处备案；

2．2000元以下仪器，不属于固定资产范畴；填写普通《请购单》，根据公司规定的审批权限找相应人员审批；即1000元以下由部门总监审核；1000-2000元由副总经理审核；
2000元以下仪器报废根据报废流程图至部门总监审核即可；
所有仪器的请购和报废单据均应备案于部门资产负责人处，以便在月度或季度，甚至年度汇总时提交至相关部门；

3．仪器采购调研

本条仅针对贵重、大型、精密、大功率仪器；在采购前进行调研，并完成调研报告，用于可行性指导；本报告由资产负责任与仪器请购人共同起草；

4．采购申请或购买方式：

4．1 采购部门不接受资产负责人（或其委托人）以外其他人提交的仪器请购相关的《请购单》，也不受理没有审核签字完全的《固定资产申请单》（需要签字的地方都签上字，审核、审批才是完全的）；

4．2 一般仪器，需求部门至少应提供相应的仪器的规格参数，最好能提供具体型号和报价，以供参考；

关于与仪器供应商的议价、联系均可以由仪器使用者自行联系完成，也可交由采购部门完成，但具体采购工作必须由公司采购部门完成；

5．采购时间要求：依据公司《采购周期表》中的规定予以采购，特殊情况下填写《加急采购申请》，正常情况下；

6．仪器的领用

仪器的领用流程如下：

填写领料单——科室仪器负责人审核——资产负责人审批——库房领取——仪器验收

填写领料单：物料领取人员填写需要的仪器领料单；
科室仪器负责人审核：科室负责人对需要领取的物品进行初步的审核，领用人处由科室仪器负责人填写；
资产负责人审批：对需要的领取的仪器进行审批，该处由研发中心资产负责任人签字；
库房领取：在库房处领取物料，由库房管理人员完成，没有填写完成的领料单的不能进入库房；
仪器验收：对仪器进行验收；
缺少任何一个人的审核，库房不给予发放物品，特殊情况下也应与当事人取得联系，事后补办相关手续；

四、仪器的安装、验收、入帐及保修期内的管理

1．仪器到货后，固定资产以下的仪器由各科室仪器负责人要对各自负责请购的仪器进行安装和验收，发现短缺、破损做好确认记录。
2．固定资产的安装由公司仪器安装部门主要负责，验收人员含资产负责人、安装人员以及仪器使用科室三者组成；
2．仪器的质量技术试机与验收

2.1 小仪器仪器的验收一律由各购置科室具体负责。各购置科室必须在规定的期限内完成验收，并填写对应表格（采购或库房管理人员会提供）。
2.2 一般情况下验收周期分为两天和一个星期两种；
2.3 仪器的入账

验收完成后提交相关表格，即验收通过；或验收逾期，资产负责人认为验收通过，进入入账环节；并做出较为完全的仪器卡；正式纳入日常管理

3．保修期内的管理

由科室仪器处购置的仪器，在保修期或索赔期内，发现有质量问题及故障时，应及时通知资产负责人，也可到资产负责人处查询相关情况；由其他人办理保修和索赔，避免不应有的损失。

五、仪器资料管理

仪器管理资料一般指：采购合同、产品说明书、操作手册、安装报告、安装验收单、保修卡等；

1．相关的资料在30页以内的通过网络查询、厂家咨询以及扫描等形式建立电子档案（说明书为主）
2．常规仪器和仪器操作或技术开发时不需要大量使用说明书的，并且验收完成的仪器资料由资产管理部门/人员处存档；相关部门可以拷贝相应的电子版本资料；
3．操作过程中或技术开发时需要大量使用说明书的仪器，可以复印说明书，量大的情况下，可登记后存放于仪器负责人处保存；
4．仪器的操作规程由仪器负责人与仪器使用人共同起草修订；
5．其他相仪器表格除必须由仪器使用人填写的表格以外，其他表格由部门仪器人负责完成填写，其间需要配合相关人员完成这些工作；

6．资料借阅管理

6．1 非保密性仪器资料，在当场阅读的仅需要得到资料负责人同意即可，如需较长时间阅读时登记资料去向；
6．2 保密性仪器资料，当场阅读需得到相关部门的主管或总监许可；不提供借阅和复印；
6．3 电子文档版本资料多数可发送到相应人员/部门手上；

六、仪器的使用及保管

1．各科室人员要遵循相应的仪器操作规程及使用、日常清洁制度；每台仪器的具体负责并落实到人。并由具体仪器负责人负责仪器的日常清洁工作；有人员流动时及时更新负责人；

2．使用大型、精密、贵重、高危仪器，必须进行技术培训，经技术考核合格方可上机操作。这些仪器的使用必须有完整的使用记录。

3．一般仪器要做到随时维护、保养和维修，大型、精密、贵重仪器和计量仪器要定期检测、保养、标定，防止因障碍性事故引起不必要的经济损失。

4．实验人员不得私自拆、改仪器，如属特殊需要，小型仪器报资产管理人员处审批，批准后方可施行。大型贵重等仪器可以需填写拆、改申请，报部门负责人（总监/副总经理/总经理）；其过程需登记，在部门资产管理人处留档备查。

5．仪器负责任人的规定：

5．1仪器负责人为两个人负责，第一负责人为主要仪器使用人，第二责任人为部门资产负责任
5．2科室仪器：由仪器使用人和科室负责任构成，仪器主要使用人为第一责任人
5．3公共区域仪器：第一负责人由有仪器主要使用部门/使用人专一负责或者轮值负责，第二负责人为部门资产负责人；

七、仪器的调度与闲置回收

1．仪器的调度

1．1部门内部根据实验需要，仪器的使用科室发生改变后，原使用科室或现使用科室的仪器负责任应及时提出，在资产负责人处登记备案，并及时在进行仪器具体负责人的变更登记；

1．2仪器使用的转移发生在公司大部门之间时，必须报部门负责人；并由仪器负责人填写相应表格；

2．仪器闲置与回收

当出现仪器出现闲置时，可继续由该科室人员继续进行日常管理；如不能或不方便再进行管理的情况下，及时向资产负责人提出，并协助部门仪器负责人完成《固定资产内部转移申请》的填写；

八．仪器维护与报修

1．仪器维护

仪器维护由部门仪器负责人统一安排；各个科室仪器负责人或具体仪器负责人协作完成；具体仪器具体进行

2．故障仪器的维修与报修

当仪器出现故障，导致运行异常、运行不稳定、停止运行时需进行报修，报修程序如下流程：

3．仪器的维修分类：

计划性维修：根据仪器的性能和使用状况，或专家的建议，定时在其故障前进行维修，防止仪器的故障对实验或生产造成影响；

故障后的维修：保修期内的仪器由资产负责任人联系厂家即可；内部维修的可由公司内部人员完成；送外部维修的由公司资产管理部门完成；

4．维修要求

4．1 仪器的维修一般要求在三个工作日内受理，此后一个星期内进行维修。
4．2 建立维修联系通讯录
4．3 维修费用需通报仪器使用部门

九．违规处罚条款

1、违反操作规程没有带来仪器故障造成他人实验延误或失败的给与10元罚款，经提醒仍然不执行操作规程的，予以40或80元的罚款；
2、未经过验收直接投入使用且没有带来任何损失的，对除具备验收资格人员以外的其他使用者予以40元罚款；
3、不按照流程领用或请购者予以20元/次的罚款；当月内累犯的者予以40元罚款，且违规审批人员予以等额罚款；
4、私自开、拆、卸仪器，但没有造成损失的，予以40元的罚款；
5、恶意损坏仪器的，没有造成损失的予以50-200元的罚款；
6、科室内部仪器违规使用被发现或对实验造成影响、甚至有损仪器的予以负责人20元罚款或该仪器停用一周；

以上条款，但凡带来可挽回损失的予以双倍以上的罚款，对于恶意操作造成损失，造价赔偿；如带来不可挽回损失或损失所涉及金额较大的移交公司有关部门；

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