提高大型仪器设备利用率的探讨

hhciq

2013/08/28
x射线仪器

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实验室管理/LIMS

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提高实验室大型仪器利用率的探讨

摘要：综合大型仪器在出入境检验机构闲置的九种表现，分析了造成利用率低下的的原因，从购置论证、验收、管理、采购招标、使用环节、维修和报废环节方面，提出了提高设备使用率的具体措施，

关键词：大型仪器利用率 文献编码：文章编号：

大型仪器一般指单件价值10万元人民币以上的仪器或设备。大型仪器在检验机构的工作和科研中发挥着不可替代的作用，是检验机构赖以生存、发展的物质基础和必备条件，也是检验水平和科研能力的标志。随着加入WTO（世界贸易组织）和2004年国内检验市场开放的形势，如何按照ISO/IEC17025:1999《测试和校准实验室能力的通用要求》对检验体统的实验室进行规范、科学的管理，是CNAL（中国实验室认可委员会）认可实验室都十分重视的现实问题。

通常，把实验室的大型仪器的管理分为引进调研、入室管理和报废三个阶段。在实际工作中，由于种种原因，许多实验室都不同程度地存在重引进、轻管理和报废的现象。本文着重探讨如何积极推进仪器管理工作的制度化、科学化和规范化，对大型仪器后期管理中存在的仪器闲置问题及其产生的原因，提出了相应的管理措施与对策。

1 大型仪器闲置的主要表现

大型仪器由于其高、精、尖的特点，在使用中常出现“三高一低”即故障率高、维护成本高和综合效益低等特点，造成仪器闲置。大型仪器闲置的主要表现主要有以下几种：

①、仪器性能无法满足要求；②、仪器功能重复或者辅助设备不配套；③、仪器维修不及时可靠；④、被新标准或者性能更优良的新型仪器所替代或淘汰；⑤、运行维护资金不足；⑥、操作人员素质无法满足仪器要求；⑦、仪器环境不符合运行要求；⑧、实验室没有有效的激励措施和评价标准；⑨、操作人员的人身安全或措施不到位；

2 闲置的主要原因分析

按照物流程序概括起来不外乎有仪器配置环节和仪器使用环节二方面原因：

2.1配置环节造成仪器闲置主要因素有：

①、引进的盲目性：片面追求大型仪器，引进前没有进行可行性论证或可行性论证不充分，盲目或仓促引进、添置大型仪器。仪器到达后发现并非所需或无法满足要求，从而造成引进的盲目性闲置；

②、管理体制原因：目前的综合实验室的多数大型仪器来源复杂，由于原机构合并前分别购置仪器，造成机构合并后的实验室仪器功能重复，造成大型仪器的机构变化闲置；

③、商品结构变化：目前实验室的仪器配备都是按照辖区生产企业商品品种配备的，由于外贸商品品种的变化使仪器的工作任务不足，造成大型仪器的需求不足闲置；

2.2仪器使用环节造成仪器闲置主要因素有：

①、环境

提供仪器正常工作的环境，如场地、温度、水、电、气、洁净程度、干扰、试剂、器具等因素不符合仪器正常运行要求，对仪器的使用寿命和性能造成隐性影响；

②、管理机制不合理

对大型仪器的效益评价常从定性角度出发，只注重表面社会效益的评价，忽视大型仪器经济价值和经济效益的发挥与考核，缺乏有效的激励措施和考核标准，使得大型仪器造成实质上的闲置和浪费；

③、作业人员配备不合理

大型仪器所配备的实验人员不能完全发挥作用、没有配备专门实验人员使用、配备的实验人员工作责任心不强等原因，可直接导致大型仪器的隐性闲置；

④、仪器维修跟不上

大型仪器很大一部分来自进口，实验人员对这些大型仪器的实验室统技术难以完全掌握，使用过程中一旦出现较为复杂的故障，只得等待厂家派专业维修人员维修。这一过程有时需要很长时间，如果超过保修期，则更难或无法得到及时维修。再加上进口仪器对配套零件要求较高，仪器一旦出现故障，这些零件很难即时购到，大型仪器不得不处于闲置状态；

⑤、运行维护资金不足

在仪器投入运行后，如果运行费用很高或仪器的正常维护维修经费得不到充分保障，必然对仪器所要求的工作条件不能保证、使用过程中得不到及时维护，“小病拖成老病”，导致仪器老化快、故障率增高，闲置现象不可避免，且加速报废；

⑥、技术性淘汰

随着科学技术的快速发展，新型仪器的技术含量大幅度增加，自动化、高性能、综合性仪器不断涌现，一些在用的大型仪器被性能更优良的新型仪器所替代，使得正在使用的大型仪器的技术寿命缩短，使用率加速下降，导致大型仪器的技术性闲置；

⑦、安全防护原因

实验室的安全可以分成制度、管理人员素质、实验安全和操作人员安全防护。管理人员素质问题是主要因素，集中体现在专业技术狭隘和卫生学知识的极度匮乏，在实际工作中表现出为对操作人员安全防护问题的忽视，对操作者的合理的个人安全防护要求认为是操作人员的“事”多，曲解“有条件要上，没有条件创造条件也要上”的精神，片面认为“创造条件”的实质就是只要检测项目，忽视操作者的人身安全，把操作者的合法权利无偿剥夺，使操作者的积极性大打折扣，仪器的性能得不到充分利用，造成仪器的隐性闲置。此外，管理制度包括ISO/IEC17025：1999对个人安全防护要求也局限于原则性要求，实际工作中缺乏可操作性。

⑧、技术资料管理缺乏前瞻性储备

按照ISO/IEC17025:1999要求建立的实验室，技术资料和检测项目开发资料都有专人负责，为仪器使用人员提供最新的技术资料。这要求资料（标准）负责人（实验室技术负责人）有较高的技术水平和较强的综合协调能力，有仪器使用常识和性能开发的经验，了解和掌握本实验室仪器使用开发需求，能够及时提供有关技术资料。实际工作中经常出现一些实验室把与专业不相干的人员安排为资料负责人，把资料管理职位变成“收发室”，无法满足实际工作需要，严重影响仪器的开发和使用。

3 闲置问题的主要解决措施

要解决上述闲置，必须注重引进前的可行性论证工作、引入后的使用与管理工作和维修报废工作三个方面，缺一不可。

3.1购置、验收管理，实行购买论证、采购招标制度

3.1.1要加强采购前的申请论证工作

在对实验室大型仪器的多年管理工作中，我们认识到做好大型仪器引进的前期申请论证工作是保证仪器正常运转的关键。每年年初，应由各实验室按业务发展规划和科研任务的实际需要，组织专家对需要引进的大型精密仪器编写可行性报告，进行科学论证。对仪器的性能、价格、主要技术指标及同类仪器的性能比较、用途、预计使用效率、经济效益、仪器辅助条件落实情况和使用及管理方面的技术力量、操作人员情况等均需详细地作出论证，特别应充分考虑到系统内同类型闲置仪器调拨的可行性情况，并依此编制年度仪器购置计划。仪器购置计划由分管领导、仪器管理部门结合资金许可情况，逐项进行严格审批。

3.1.2严格执行仪器购置计划，实行分工负责与集体参与相结合的采购招标制度

为提高投资效益，防止采购上的盲目性和片面性，避免购置的不合理闲置，仪器购置计划一经批准，须认真执行，不允许私自变动。特殊情况需更改项目或增购仪器的，必须按规定程序调整方案，按管理权限履行审批手续，以提高购置计划的准确性和可操作性。

招标采购的整个过程从调研论证、选型论证、议标评标、实地考察、谈判签约、安装、调试、验收等均由各实验室专家、仪器管理人员、审计监察人员共同参与全过程。每一项工作都实行集体民主决策，体现平等、公正原则，强化仪器采购监督机制，增加采购过程的透明度，堵塞采购环节的漏洞，防止腐败现象发生。

3.1.3把握好价格性能比的尺度

仪器越先进，配套越全，性能指标越高，价格就越高。检验机构购置仪器并不是仪器越先进、功能越全越好，而是应该根据检验机构的实际情况进行选择。一般来说，以能满足检验、科研要求为标准，同时注意实用性与先进性相结合。

仪器的价格也不是越低越好，应该充分考虑到精密度、准确度、灵敏度、检出限、适用范围、选择性和专一性等技术条件，货源渠道、信誉程度、安装调试条件和仪器软硬件资料等供货条件，售后服务措施如技术培训、保修期和维修条件、易损件和耗材供应、软硬件生级等，安装运行条件如对实验室环境（温湿度、空间、电磁、废弃物处理要求等）、试剂和器具、人员素质、校准、远程技术支持、运行费用等条件的要求，综合以上因素考虑。

3.1.4组成验收小组，把好安装验收

仪器到货前，应按照实验室的《质量手册》要求，成立验收小组，确定验收程序。小组由相关技术专家、仪器管理人员、审计监察人员共同组成，全权负责从安装、调试、验收、索赔全部过程直至保修期结束，包括仪器安装前的运行条件、人员培训等前期准备工作。

开箱前与厂家代表共同验收，以分清开箱前责任。如室内外温湿度差较大，应在运行环境放置24小时后开箱。先对外包装进行拍照，开箱后对照合同、仪器使用说明书等资料要求，立即清点主机、附机、零配件、赠品、工具、资料及程序等软硬件，并记录。在验收和保修期内，应充分开机运转，以考核仪器的全面性能指标。如存在问题，必须在索赔期内办好索赔手续。验收结束后，所有软硬件资料、验收过程和记录、合同、协议等均应编号后存入仪器挡案。

3.2使用环节

3.2.1完善规章制度，规范工作程序

一项工作能否完成好，制度是关键。各实验室应结合实际，制订《检验实验室仪器管理办法》、《仪器采购办法》、《实验室各级人员工作职责》、《实验室工作条例》、《质量手册》等一列行政和业务制度，按照ISO/IEC17025：1999的基本要求制订工作程序，细化仪器的申购、验收、使用程序和作业指导书等；制作有可操作性的报表、台帐、仪器卡片、仪器使用记录、维修记录等；应用现代化管理手段，引入LIMS（实验室信息管理系统），进行计算机管理并联网，实现同步管理和数据共享。

3.2.2加强日常管理，是提高仪器利用率的基础

有了先进的仪器，只是为检验科研提供了条件，必须依靠规范化管理，才能使其在检验科研上发挥效益。做好大型仪器的日常管理，提高仪器的使用效益，是缓解实验室经费投入不足的有效措施，也是管理工作应该加强的环节。使用管理是仪器管理中占时间长、涉及内容较多的管理工作，以往往往停留在帐、卡、物相符，财产统计准确，手续齐全即可，对仪器的使用效益、功能开发及完好率等均缺乏监督管理。而这些指标在使用管理中占有非常重要的位置，它一方面影响检验质量和检验水平，另一方面直接影响经济效益和社会效益的发挥。这项基础工作，要指派有一定业务水平，经过专门培训、考核的人员专门负责管理和日常使用，对上机人员要实行《操作许可证》制度，进行操作前的业务培训；对每台仪器制订《作业指导书》，提高操作使用和管理人员的责任心，确保仪器的正确使用；认真填写仪器的使用记录表，做好仪器技术档案的归档工作，为该仪器的经济效益考核、更新改造、报损报废等提供充分的依据。鼓励实验室技术人员进行技术培训，作好功能开发，增加仪器的适用性，提高仪器的使用效益和社会效益。

3.2.3保持合理的人员结构

要提高仪器的使用率，首先是使用者必须要了解仪器的作用、性能、操作使用方法，这仅仅依靠几个管理人员是不够的。保证大型仪器管理人员的合理结构。实验室应有激励政策，鼓励操作人员参加仪器使用培训、拓宽上机样品渠道等方法，对提高使用率和资源共享有良好的积极作用。重视管理和使用人员的业务培训工作，对他们提出的合理要求尽量给予支持，鼓励他们参加仪器的展示会、培训班、及仪器协会工作等等，支持改造仪器的设想或者一些功能的开发工作。

3.2.4公布大型仪器上机收费标准，实行动态管理

对大型仪器的管理目前都有一套相应的行政手段，取得了良好的效果。但应该看到其中的部分内容已不适应当前市场经济的发展。因此，对大型仪器的管理方法和手段有必要进行相应的改革，重点改革仪器的收费标准和机制。在实验室收费管理的基础上，公布大型仪器上机收费标准，实行分级收费制。实行局内，局外有别，检验系统和工矿企业有别，纵向科研项目与横向科研项目有别，仪器空闲季节与繁忙季节有别的政策。既要考虑经济效益，又要照顾社会效益。在统一收费标准的同时，也给实验室一定的灵活性，以保障大型仪器使用效益的提高。

3.2.5积极参与大型仪器协作共用网的工作，创造良好的为社会服务的环境

提高大型仪器的使用率和资源共享工作有着紧密的联系，大型仪器的使用率在很大程度上依赖着资源共享工作的开展。为了有利于开展资源共享工作，实验室应及时参与地方科委大型仪器协作共用网，创造良好的服务环境，提高大型仪器的使用率和资源共享。加大大型仪器对外开放的步伐，开展多渠道的社会科技服务活动，以大型仪器为龙头，挖掘潜力，在完成自身工作和科研任务的同时，努力参与社会经济活动，增强大型仪器的自我造血功能和自我生存努力，减少大型仪器闲置与隐性闲置现象。

造成检验机构大型仪器闲置和隐性闲置还有一个很重要的原因，是接触仪器的人员非常有限。因此，还可从以下方面下功夫，如充分发挥检验机构的人才资源，建立开放形实验室，接受社会研究人员走进实验室利用大型仪器。不但能提高大型仪器的利用率，还增加了社会研究人员的动手能力和实际工作水平，增加了检验系统实验室的社会地位和影响；

3.2.6重视实验室的安全技术工作

每一个实验室都应该十分重视实验室的安全技术工作。从我们十几年的实验室经历来看，从领导到检查，基本是每会必提的问题，但也是具体工作中非常容易忽视的问题。安全工作涉及到人、财、物等多方面因素的综合性工作，不能单从某一方面去考虑，要从全方位来认真贯彻执行。建议借鉴“美国疾病控制中心实验室生物安全级别标准”，在ISO/IEC17025：1999框架下增加不同实验室的具体要求，建立等同于ISO/IEC17025：1999要求的不同实验室的国家标准；制订合理的仪器操作安全制度，增加安全防护和伤害补救内容；要求实验室管理人员必须掌握卫生学知识，为操作人员提供安全的工作环境和安全技术预防、评估和补偿机制，包括清洁的空气、电磁干扰、噪声、酸雾、化学物质对人体伤害（急性和积累性中毒）的防护、急救药品配置、用具配置（操作工具）、防护用品配置（防护服装、手套、防毒面具、防溅面具、防护鞋）、定期体检、物质补助、休养等方面的具体措施。把操作者的合法权利提升到制度高度，形成具体办法并落实到实际工作中，使操作者感到具体的、实实在在的关心，提高开发仪器性能的积极性，提高仪器使用率。

3.2.7系统内调拨处理，使闲置仪器物尽其用

由于检验的对象是动态变化的，所以不可避免的产生需求与仪器性能不符合的闲置现象。管理机构应该开展大型仪器使用效益情况的调查研究，对实验室闲置的大型仪器进行统计并公布，对一些实验室的长期闲置不用的隐性闲置仪器，从检验机构整体利益出发，兼顾各单位利益，采取多种形式如建立检验机构大型仪器调剂机制。首先在局内进行调剂，对确属不再需要的大型仪器对外调拨处理，以适当的方式调拨到其它实验室，使闲置仪器物尽其用，提高仪器使用率。

同时，要注重经济杠杆的调剂激励作用。如在兼顾检验机构、仪器所在单位利益的基础上，实行大型仪器的有偿占用制度，并强化大型仪器的社会经济服务功能，提高大型仪器的使用率。对于一些通用性较强的仪器，要打破实验室内部的“部门垄断”的封闭形式，实行资源共享。

3.3维修和报废环节

3.3.1组织好仪器的维修网，创造良好的维修工作环境，确保大型仪器的完好率

实验室在第一次引进仪器时，就应设置由专业工程师和管理人员组成专门负责大型仪器的日常维修，同时，还应积极利用大型仪器地区协作网的维修力量，请进来为检验机构服务，利用协作网购进一些仪器的零配件做好维修工作。采取依靠实验室自身的技术力量，建立专业维修队伍，利用周边技术条件，创造一个良好的维修环境为确保大型仪器的正常运转发挥良好作用。

3.3.2建立以“终生无大修”为方针的维修管理理念

应对不同仪器的维修模式进行了全面的规范。对那些关键的而又易于实现状态监测的仪器，如各种易损件、消耗件、管路等，实施状态维修；对于复杂、状态监测尚不成熟的主要仪器，如数据处理、检测硬件、光电处理系统等，采取定期预防维修的方式；而对于那些非主要的辅助仪器，采取事后维修的策略。

3.3.3克服维修经费及维修人员紧缺的矛盾，

调动实验室技术人员的积极性，采取“四级维修管理”的方式：⑴各实验室、部门的仪器应按规定使用并做好正常维护工作，出现一般故障，由有关实验技术人员及时维修排除，使仪器正常投入运行。⑵仪器出现故障在实验技术人员通过维修而不能排除故障的情况下，各实验室、部门应组织内部实验技术力量对仪器进行维修，排除故障。⑶各实验室、部门在不能排除故障的情况下，可请局内其它实验室、部门的技术力量维修。⑷故障仪器经局内技术力量维修而无法排除故障，可提出外出修理申请，批准后方可实施。

3.3.4报废、淘汰仪器的利用

报废、淘汰仪器的处置，是仪器管理的重要一环，报废、淘汰仪器的再利用，是一个非常易被忽略的问题。如何利用淘汰和报废的仪器，变废为宝，充分发挥仪器的投资效益，应该是实验室管理的一个重要内容，特别是在实验室经费投入不足的国情下，充分利用废旧仪器，可节省资金，颇具现实意义。报废、淘汰仪器的利用，可通过以下途径实现：

①器件利用

仪器的报废或淘汰，往往是重要部件的损坏或技术落后所致，并不等于所有部件都丧失了使用价值，性能完好的部件可用于同型仪器的备件。旧部件的利用，不失为一种物尽其用，避免浪费的良策。

②降级使用

对要求报废的仪器通过技术鉴定，对性能下降而不能恢复全部功能的仪器，可调出、转让、限制使用或者降级使用。

③改造利用

仪器报废并不等于它的所有功能都报废了，通过对剩余功能的开发、技术改造，可以开发新的用途。

④用做教具

虽然报废仪器的功能丧失，但机体完整，部件齐全，可以用于教具、研究。组织有关人员拆卸组装，从感官上认识了解其结构、原理、功能关系，便于更好的维护同类型仪器。

⑤变卖处理

确无本实验室利用价值的废旧仪器，如及时通过物资调剂进入社会，也许会比简单的储存、变卖更恰当的确定这些“废铜烂铁”的价值。

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