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记录的填写要求和注意事项

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  • 记录的填写要求和注意事项

      记录用笔要求:记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔,不应用红笔,这些笔能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

      记录的原始性:记录要保持现场运作,如实记录,这就是原始性。原始就是初的手的。原始性就是当天的运作当天记,当周的活动当周记。做到及时和真实,不允许添加点滴水分,使记录真实可靠。记录保持其原始性,不可以重新抄写和复印,更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。

      记录的清晰准确:记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的,即是证据,首先要属实,要做到属实,就要将过程做到位并运作事实记得正确和清晰,语言和用字都要规范。不但使自己能看清楚,也能使别人都看清楚。

      笔误的处理:在填写记录出现笔误后,不要在笔误处乱写乱画,甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖,正确的处理笔误的方法,是在笔误的文字或数据上,用原使用的笔墨画一横线,再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。

      空白栏目的填写:有些记录在运作的情况下所有的栏目无内容可填。怎么处置呢?空白栏目不能不填,其填写的方法是在空白的适中位置画一横线,表示记录者已经关注到这一栏目,只是无内容可填,就以一横线代之,如果纵向有几行均无内容填写,亦可用一斜线代之。

      签署要求:记录中会包含各种类型的签署,有作业后的签署,有认可、审定、批准等签署,这些签署都是这原则、权限和相互关系的体现,是记录运作中不可少的组成部分,任何签署都应签署全名,同时尽可能的清晰易辨,不允许有姓无名或有名无姓情况存在。
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  • yayicuo

    第1楼2023/02/06

    应助达人

    关键是记录的可复现性,即按照填写的记录,可以重现这个过程,这是最重要的。所以一是要完整,二是要清晰 ,三是要原始。

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  • 承之

    第2楼2023/02/14

    应助达人

    谢谢分享!

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  • 路云

    第3楼2023/02/15

    应助达人

    楼主分享的,仅仅是纸质原始记录的情况,除纸质记录外,还有电子版原始记录。
    记录的原始性:记录要保持现场运作,如实记录,这就是原始性。原始就是初的手的。原始性就是当天的运作当天记,当周的活动当周记。做到及时和真实,不允许添加点滴水分,使记录真实可靠。记录保持其原始性,不可以重新抄写和复印,更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。
    个人对该问题有不同的看法。所谓“原始性”应该是指测量数据的原始性,而不是指记录动作的原始性。当时记录的数据比较凌乱,甚至记录纸张可能被污损,这样的情况不是不可能发生。后面重新抄写,经测试者亲自验证确认无误后,再进行数据处理,又有什么不可以呢?数据处理时才发现记错了,此时更正算原始还是不原始?
    笔误的处理:在填写记录出现笔误后,不要在笔误处乱写乱画,甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖,正确的处理笔误的方法,是在笔误的文字或数据上,用原使用的笔墨画一横线,再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值。
    光这么做还是不够的。在更改处,必须由更改人在更改处旁边(而不是在其他地方)亲笔签名,以示负责。

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