记录扫描保存后可以废弃纸质版吗？

应助达人

大家好，因为CNAS规定技术记录要保存6年以上，请问我可以把这些记录扫描做电子保存，然后纸质版销毁吗？因为实验室档案柜有限。
答：从严格意义上来说，纸质版才是最初的原始记录，而你扫描的记录只能算原始记录扫描件，不能作为真正的原始记录。不建议将原版销毁，实验室放不下可以委托第三方档案管理公司进行保管。

应助达人

记录的关键不在于介质，而在于管理，无论是纸质记录还是电子记录，即原始性、充分性、规范性、可追溯性、安全性、保密性。所以扫描成电子档也是可以的。《检验检测机构资质认定通用要求》（RB/T214-2017）中关于电子记录已经规定得非常明确了，a.记录可存于不同媒体上，包括纸质、电子和电磁等方式；



b.所有记录的存放条件应有安全保护措施，对电子存储的记录也应采取与纸质媒体同等措施，并加以保护及备份，防止未经授权的侵入及修改，以避免原始数据的丢失或改动。

应助达人

纸质版和扫描版还是有一定差别的，纸质版是原版，一般扫描版有可更改的嫌疑，所以个人建议纸质版还是需要保留的。

应助达人

对于记录可存于不同媒体上，包括纸质，电子和电磁等方式，这一句话有不同的理解，我认为它所强调的不同媒介，是这些数据输出的直接方式，比如有些数据是手写的，那手写的纸质数据就是原始记录；对于仪器设备，其采集的数据属于电子数据，这是仪器初次采集所产生的，那也是原始数据；还有刻录光盘等，这些原始数据直接产生在不同的媒介上，然后对这些媒介进行妥善保存。如果记录存储原始数据的媒介之间发生了转移和交换，那就不能算作原始数据，而且媒介转移会有很大的风险存在。

应助达人

在进行电子保存和纸质版销毁之前，需要仔细阅读并理解CNAS的相关规定和要求，确保实验室的做法符合认证机构的标准。
如果实验室所在的行业有特定的规定或要求，也需要一并考虑并遵守。
另外，电子保存和纸质版销毁都是一项需要谨慎处理的任务，需要实验室的相关人员具备足够的专业知识和责任心。

应助达人

不建议

应助达人

扫描件不原始，不过也行啦，评审老师都会灵活变通的，尤其年轻老师，我们 22 年那次，记录看都没看

应助达人

这个是不可以的，电子版和纸质版是不同的，两者需要并存。

可以的