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【原创】使用Word2003编写质量体系文件模板全攻略(07/11/13日补充)

  • 端慎木渐
    2007/10/02
  • 私聊

管理体系认证

  • 本文作者:端木(icetrob)
    能熟练使用Word2003文档保护功能的朋友就不用看了。
    国家对于行文格式,特别是政府公文有严格的规定,并制定了相应的国标,有兴趣的朋友可以查阅一下。
    一个单位的质量体系文件最好也能采用统一的格式,一方面行文规范,另一方面美观大方、便于查阅。
    格式主要从纸张、文字、边距几个方面来规范。公文对于纸张要严格要求,这里就不作要求了。
    我们主要从文字(字体、字号)、段落(行间距、首行缩进)、边距(装订线、页边距)、页眉和页脚来进行规范。
    如何实现质量体系文件规范化,这里需要利用Word2003的一个新功能。
    下面就来介绍怎样利用Word2003的新功能-文档保护来编写质量体系文件模板。特别提醒:文档保护是Word2003的新功能,Word2000不具备该功能。
    第一步,新建一个Word文件。
    第二步,设计您要编辑的文档的边距参数(装订线、页眉、页脚、页边距)。
    打开页面设置,我设的参数是上边距4.12cm,下边距2.5cm,左边距3cm,右边距3cm,装订线0,位置:左,设好后确定。如图:



    第三步,设置文字参数(字体、字号)和段落参数(行间距、首行缩进)。
    我的设置是字号:四号,字体:仿宋_GB2312,行间距28,首行缩进2字符。如图:



    设置好前三步之后,将其添加为样式,将样式命名为“质量体系文件”,如图:



    第四步,设置页眉、页脚。
    我单位的质量手册页眉是表格,那么就先划一个表格然后粘贴到页眉处,如图,可能大家发现了,表格下面有一道很丑的横线,
    如图:



    这种情况坚决不允许出现在我们的质量手册里,怎么办,把它取掉。
    使页眉处于可编辑状态,选中页眉下的段落标记,然后点击格式菜单,选择“底纹和边框”项,将边框和底纹该为无边框,如图:



    再来看下,横线是不是没有了?如图:



    基本完成了,下面就要用到大名鼎鼎的Word2003的新功能-文档保护了。
    在工具菜单里,选择“保护文档”。如图:



    选择可供编辑区域,如图:



    将格式设置限制打勾,并点击设置,选择我们之前编好的样式:“质量体系文件”,然后确定。将编辑限制打勾、例外项选每个人,然后启动强制保护输入密码即可。效果就是这样子,如图:



    最后一步,要生成模板,点击另存,在保存类型里选择文档模板,Word会将模板自动存到c:\Documents and Settings\你的电脑的用户名\Application Date\Microsoft\Templates目录下,使用参照我另外一个帖子(使用模板编写质量体系文件)不明白或者需要交流请跟贴。



    我上传了一份刚做好的,大家可以用下看看。
    质量体系文件模板


    补充说明:
    有朋友提出能不能在一个文档中实现多个章节的编辑?
    答案是肯定的。
    也就是说可以在一个文档里放多个章节,每个章节都有独立的页码和页眉,
    这个是通过插入→分隔符→分页符类型中选择“下一页”,
    然后激活页眉页脚,
    在页眉页脚工具栏上有个按钮是“和前一节链接”,
    点击取消,然后就可以再次独立编辑页眉页脚了。
    如果需要的话,我可以上传具体操作过程的截图。

    当然这种做法也有弊端,
    要知道如果一个100页的word文档是要占很大内存的,
    超大的文档有的时候会导致内存不足,
    如果其中有图片的话那就更不得了。
    我倒是建议大家尽量控制文档的页数,一个文档最好不要超过50页。
  • 该帖子已被管理者-设置为精华,下面是奖励记录:
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  • chy813

    第11楼2007/10/02

    端木兄是专家,写的就是详细.

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  • 千江有水

    第13楼2007/10/07

    应助达人

    绝对精华 谢谢楼主

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  • 蜀国大将军

    第16楼2007/11/03

    页眉上的表格内容不好变,好象只能编辑页码和页数,这样的话,只能一个一个章节或一个一个程序编辑,保存许多文件,是不是?
    按我的理解,是:比如,质量手册的第一章和第二章就不能按一个文件保存,必须分成两个文件单独编辑,单独保存。对不对?
    也许端木有高招,请指点。

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  • 端慎木渐

    第17楼2007/11/04

    表格内容可以修改的,编辑页眉即可,
    至于质量手册的第一章和第二章肯定是要分两个文件保存的,
    这个是有利也有弊了,
    先说弊端,就是不能做到一个文件涵盖整个质量手册,查阅起来连贯性不好,
    利是简洁明了,可以保证文件打开修改速度,
    要知道如果一个100页的word文档是要占很大内存的,如果其中有图片的话那就更不得了。

    不知道大家有什么更好的方法。

    geniusiam 发表:页眉上的表格内容不好变,好象只能编辑页码和页数,这样的话,只能一个一个章节或一个一个程序编辑,保存许多文件,是不是?
    按我的理解,是:比如,质量手册的第一章和第二章就不能按一个文件保存,必须分成两个文件单独编辑,单独保存。对不对?
    也许端木有高招,请指点。

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  • 蜀国大将军

    第18楼2007/11/06

    不知道WORD2007有没有这个功能,可惜没用过。

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  • 端慎木渐

    第19楼2007/11/13

    不好意思,当时没有弄清楚您的问题,
    您说的这个情况实际上是可以解决的,
    也就是说可以在一个文档里放多个章节,每个章节都有独立的页码和页眉,
    这个是通过插入→分隔符→分页符类型中选择“下一页”,
    然后激活页眉页脚,
    在页眉页脚工具栏上有个按钮是“和前一节链接”,
    点击取消,然后就可以再次独立编辑页眉页脚了。
    如果需要的话,我可以上传具体操作过程的截图。


    geniusiam 发表:页眉上的表格内容不好变,好象只能编辑页码和页数,这样的话,只能一个一个章节或一个一个程序编辑,保存许多文件,是不是?
    按我的理解,是:比如,质量手册的第一章和第二章就不能按一个文件保存,必须分成两个文件单独编辑,单独保存。对不对?
    也许端木有高招,请指点。

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  • 蜀国大将军

    第20楼2007/11/17

    愿听端木兄教诲,学学!!!这几天没到这个版来,今天才看到。
    能贴上来最好,具体一些。

    icetrob 发表:不好意思,当时没有弄清楚您的问题,
    您说的这个情况实际上是可以解决的,
    也就是说可以在一个文档里放多个章节,每个章节都有独立的页码和页眉,
    这个是通过插入→分隔符→分页符类型中选择“下一页”,
    然后激活页眉页脚,
    在页眉页脚工具栏上有个按钮是“和前一节链接”,
    点击取消,然后就可以再次独立编辑页眉页脚了。
    如果需要的话,我可以上传具体操作过程的截图。


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  • chenxuan

    第21楼2007/12/10

    学到一个word新功能

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