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程序文件：文件资料控制与确认（实例）－ZT

pizy

2005/05/31

实验室认可/资质认定

程序文件：文件资料控制与确认

　

1. 目的

文件资料是质检工作的基础，必须加强管理和维护，并保证其现行有效性。 2. 适用范围

本单位流通使用的全部标准、规范（程）文件、资料。

3. 职责

3.1 管理科负责文件资料的管理和确认工作的实施。

3.2 资料管理人员负责文件资料的收集、建档及处置。

3.3 站长负责本站行政性文件、技术负责人负责技术性文件资料的有效性确认。

4. 工作程序

4.l 遵照国务院批准的《科学技术档案工作条例》和国家科委、国家档案局联合制定的《科学技术研究档案管理暂行规定》，凡记述和反映环境监测，科研活动过程形成的具有查考凭证作用和保存利用价值的文字报告、数据记录、计算资料、协议合同、使用资料的整理、立卷方法应符合《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究档案管理暂行规定》的要求。 4.2 技术资料的归档范围

4.2.1标准资料

①国家、部门、企业有关水质（包括水源水)检验的政策、法令、法规等文件资料。

②有关城市供水水质检验的国家、行业、地方标准、企业标准、相关标准及参考标准。

③检测实施细则。

④质量体系文件。

4.2.2实验室资料

①检测原始记录。

②标准溶液配制、标定；标准曲线绘制记录。

③样品分析质量监控记录。

④试剂、药品、试验用品，领用记录。

⑤监测分析方法验证的实验报告；其他应归档的试验记录。

4.2.3检测资料

①对外的水质监测检验报告

②检测月报、季报、年报及辖区环境记录等。

③水质检验报告发放登记。

④委托单位反馈意见，抱怨及处理结束。

⑤检测科研资料。

⑥与检验有关的其它技术资料。如环境控制、事故处理、对外分包、外部供应等。

4.2.4仪器设备资料

①仪器设备申请、审批单、订购合同书、说明书、合格证、装箱单及图纸等。

②仪器设备运输、测试记录、测定数据、性能鉴定材料、维修验收记录及运行报告等。

③仪器设备降级、报废的技术鉴定报告、主管部门审查核实的批示文件等。

4.2.5建筑资料

实验楼、办公楼和生活设施建筑的设计图纸资料、各种管线的配置图及修缮记录等。

4.2.6其他技术资料如有关统计、水文、气象、地质资料及其他交流技术资料等。

4.3 凡归档的技术资料必须保证完整、准确、真实；字迹工整、图表清晰；各技术环节审签手续完备；要注明项目、时间、地点、工作者、保管期限、机密等级和资料页数。一般技术资料一式三份（原件一份，复制件两份）归档。

4.4 凡应立卷归档的技术资料，要指定专人负责及时收集整理。必须按规定定期向资料室移交，妥善保存，任何人不得据为已有。

4.5 技术资料档案管理

4.5.1技术资料应按档案保管的有关规定设专柜、专箱保管，由专人负责。

4.5.2技术资料应根据其性质、作用区分机密等级；根据其使用价值分为永久、长期（五年)、短期（三年)等三种保管期限。价值鉴定工作由站长、技术负责人、质量负责人会同资料管理人员共同成立鉴定小组确定。

4.5.3档案管理人员接收案卷时，应详细检查案卷的质量和完整性，并按项目分类编号登记，编制案卷目录和检索卡片，以便查阅。技术资料向档案室移交时，须填写交接清单，经双方验证后签字。

4.5.4资料室配置必要的保安设备，切实做到技术资料的安全、保密。要注意通风、干燥、防晒、防尘、防蛀、防火、防盗，确保档案的完整，最大限度延长技术资料的使用寿命。

4.5.5技术资料档案应建立借阅、复制制度。借阅时应履行借阅手续，技术资料原稿一般不外借，如需借出，须办理审批手续。借阅者应负责安全、保密。严禁剪贴、抽取、拆散、勾划、涂抹、批注、加字等。归还时资料档案管理人员要认真检查，确保资料的原样。严禁私自制复制、交换、转让、出卖。

4.5.6技术资料档案管理人员要定期检查技术资料的保管和使用情况，如发现破损、字迹褪色，应及时修补或复制。

4.5.7要注销的或已过期的技术资料档案，必须列出清单，经领导审定，并履行登记签字手续。销毁档案时必须有监销人员在场，防止失密。销毁的技术资料档案要注销案卷日录和检索卡。严禁私自毁档案资料。

4.5.8档案管理人员要忠于职守，不失密、不泄密。工作变动时，要严格履行移交手续。 4.5.9对委托单位的检验结果要保密，不能对第三者泄密，如有泄密者要对当事人按情节轻重进行经济或行政上的处分。

4.6 内部工作文件起草、批准

4.6.1各项规章制度是全体职工行为规范，必须遵照执行，如有修改建议和意见，可以及时提出，按程序进行修改未采纳前仍要执行原条款。

4.6.2内部工作文件由站长主持，各部门起草，在广泛征求意见后，由站长颁布实施。

4.6.3各类人员岗位设置及职责，由有关部门起草，经站长批准后实施。

4.6.4质量体系文件由技术负责人、质量保证负责人主持起草，广泛听取各方面意见后，由站长批准实施。

4.6.5检测实施细则、仪器检验、校准规程，由技术负责人组织有关人员起草，经评审报上级主管部门批准，由技术监督部门备案后实施。

4.7 文件的确认。坚持文件的确认制度，本单位所执行的质量体系文件、检测标准、基础标准、质量管理标准、检测实施细则、规章制度、仪器校验、校准规程等，由技术负责人对其有效性进行确认，资料管理员具体实施。己确认为现行有效文件的应加盖“有效文件确认章"。作废文件及时收回并加盖“作废”印记。

5. 相关文件

质量手册第五章

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第1楼2006/02/27

怎么没人表示感谢呢？谢谢楼主

0

第2楼2007/11/30

谢谢

0

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