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《你早该这么样玩Excel》学习记录

省部重点实验室

2013/01/07

《你早该这么样玩Excel》学习记录

　　　Excel通常做的表有两种：1.数据明细表，又称源数据表，这个表需要手工制作；2.统计表，又称汇总表，这个表可以通过源数据表“变”出来。

Excel中的技巧：
　　　行或列的移动技巧：选中目标至出现“←↑↓→（合并）”符号，按住shift不放，拖至插入处，松开鼠标再送shift，即可。

　　　全选：选中一个单元格+Alt+A

Excel通常做的表有两种：1.数据明细表，又称源数据表，这个表需要手工制作；2.统计表，又称汇总表，这个表可以通过源数据表“变”出来。

Excel中的技巧：

行或列的移动技巧：选中目标至出现“←↑↓→（合并）”符号，按住shift不放，拖至插入处，松开鼠标再送shift，即可。

全选：选中一个单元格+Alt+A

固定表头：视图-冻结窗格

下拉列表：数据-有效性-序列-输入选择性（每项之间用英文逗号隔开）

一键批量录入：当需要在多个单元格（不一定是要相连的）中录入相同内容，首先用Ctrl选定各个单元格，然后什么都不要动直接用键盘输入内容，按住Ctrl，敲Enter，即可。

恢复被合并了的单元格：全选数据；点击“合并及居中”按钮，拆分合并了的单元格；按F5调用“定位”功能，设定定位条件；选“空值”为定位条件；直接输入“=A1”；再一键批量录入；最后因为填充的单元格只是公式而非纯文本，所以用选择性粘贴将单元格中的公式转换为纯文本。

小写数字转换成中文大写：输入阿拉伯数字；设置单元格格式（Ctrl+1），选中“特殊”，选“中文大写数字”，即可、注：此方法只适用于转换整数数值，小数部分无法按照中文逻辑正确转换。

切开单元格：切开单元格可以根据分隔符号或者固定宽度来切割。其中按分隔符号的话，需要单元格内有分隔符号。切开单元格，在“数据”-“分列”功能中。

拼接多个单元格:使用“&”运算符号。如：合并B2,C2，D2,E2即为=B2&C2&D2&E2

数据透视表中被隐藏项的恢复：选中任意单元格，点击鼠标右键选中“字段设置”，将分类汇总的选项从“无”改为“自动”，即可。

在表格中输入计算机当时的时间或日期：日期—Ctrl+；

时间—Ctrl+Shift+；

数据透视表的更新：当源数据表中的数据发生变化时，不用去对应的数据透视表中进行修改，只用数据透视表工具栏的“刷新数据”即可。但是这个刷新并非刷新了所有的汇总表，只能刷新一张汇总表。

表格中的“查找与替换”中可以选中单元格然后把要改的内容替换成想要的内容。

预约源数据：源数据本来知道第8行有数据，现在扩大选定区域范围至2000，则源数据表内2000以内有新的数据添加时只要点击“！”，汇总数据就会自动更新。

Ctrl+Shift+方向键：跳转到数据区域边缘的同时把数据连续选中。

调用功能的快捷键：调用一级菜单用Alt加上菜单名称括号里的字母，调用二、三级菜单仅敲击相应命令括号里的字母即可。

表格保护：保护部分表格则可选定表格然后在“审阅”-“保护工作表”中取消勾选“选定锁定单元格”。

设置自动更正和输入很长的文本：当遇到要输入很长的文本，且可以套用的文本的时候，可以偷懒，给这个文本设置一个代码，然后在自动更正处把这个代码设置为要输入的文本，那么每次输入这个代码的时候Excel就会把它自动更正为需要的文本了。

表格制作的规范：

1. 不要再工作表内下标题，记录标题的方式包括命名工作簿或者命名工作表。

2. 不要人为地隔断表格，会破坏数据的完整性，Excel会认为数据之间没有关系，从而影响其他分析等功能的使用。

3. 不要在源数据表中做合计，费事，也会对后面的分析、汇总工作产生影响。

4. 去掉多余的表头,拥有相同属性的值应该放在同一列(可以使用数据有效性来设置选项).对于源数据表中的明细数据,只要有任何一个属性不同,都应该分别记录。

5. 不要随意合并单元格。“合并及居中”这一功能主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰，但是对源数据表来说这一功能是被禁止的，因为它会破坏表格的完整性。对于被合并居中了的表格，解决办法为：全选数据；点击“合并及居中”按钮，拆分合并了的单元格；按F5调用“定位”功能，设定定位条件；选“空值”为定位条件；直接输入“=A1”；再一键批量录入；最后因为填充的单元格只是公式而非纯文本，所以用选择性粘贴将单元格中的公式转换为纯文本。

6. 源数据表中数据不可以残缺不全，=""(英文双引号，或叫半角双引号)，相当于空文本，是一种“假空”。

7. 相同属性的源数据不应该放在不同的工作表中，会影响数据的完整性和连贯性。

8. 不要在一个单元格内记录两种或两种以上不同属性的内容。

9. 正确的源数据表应该满足的条件：1一维数据；2一个标题行；3字段分类清晰；4数据属性完整；5数据连续；6无合并单元格；7无合计行；8无分隔行/列；9数据区域中无空白单元格；10单元格内禁用短语或句子。

10. 表格中横向数据不要太多，应该讲分类多的字段尽量作为行字段，分类少的字段才可以作为列字段。

11. 日期的设置要正确，如2011.1.11和2011 1 11等都是错误的方式。正确的有2011-1-11或2011/1/11等等。

12. 把数据透视表复制到新的工作簿时，如果对方不需要或者不能给对方看数据明细的话，要把粘贴定位“选择性粘贴”，把汇总表粘贴为数值。因为不这样做的话，对方可以通过双击透视表中的内容看到源数据中的明细，会造成秘密的泄漏。

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透明

第1楼2013/01/07

很多EXCEL的技巧，不错

0

zyl3367898

第2楼2013/01/07

应助达人

excel用好不容易。

0

whuisvfg

第3楼2013/01/08

真不错！尤其是表格制作规范部分。谢谢！不过表格制作规范第一条没有看懂是什么意思。请楼主稍作解释。多谢！

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索隆

第4楼2013/02/01

很多EXCEL的技巧，不错，谢谢分享！

0

幻男人

第5楼2013/02/02

好像是告诉标题的命名
whuisvfg(whuisvfg) 发表:真不错！尤其是表格制作规范部分。谢谢！不过表格制作规范第一条没有看懂是什么意思。请楼主稍作解释。多谢！

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透明

第6楼2013/02/28

EXCEL的功能挺多的，有空找个专家来开个讲座

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小虾米

第7楼2013/05/19

楼主可以多说点一些if、count等与数据处理有关的用法

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透明

第8楼2013/06/30

那个是计算机编程方便的范畴了
小虾米(wuxia330) 发表:楼主可以多说点一些if、count等与数据处理有关的用法

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