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《你早该这么样玩Excel》学习记录

  • 省部重点实验室
    2013/01/07
  • 私聊

数据处理

  • 《你早该这么样玩Excel》学习记录

       Excel通常做的表有两种:1.数据明细表,又称源数据表,这个表需要手工制作;2.统计表,又称汇总表,这个表可以通过源数据表“变”出来。

    Excel中的技巧:
       行或列的移动技巧:选中目标至出现“←↑↓→(合并)”符号,按住shift不放,拖至插入处,松开鼠标再送shift,即可。

       全选:选中一个单元格+Alt+A











    Excel通常做的表有两种:1.数据明细表,又称源数据表,这个表需要手工制作;2.统计表,又称汇总表,这个表可以通过源数据表“变”出来。



    Excel中的技巧:

    行或列的移动技巧:选中目标至出现“←↑↓→(合并)”符号,按住shift不放,拖至插入处,松开鼠标再送shift,即可。

    全选:选中一个单元格+Alt+A

    固定表头:视图-冻结窗格

    下拉列表:数据-有效性-序列-输入选择性(每项之间用英文逗号隔开)

    一键批量录入:当需要在多个单元格(不一定是要相连的)中录入相同内容,首先用Ctrl选定各个单元格,然后什么都不要动直接用键盘输入内容,按住Ctrl,敲Enter,即可。

    恢复被合并了的单元格:全选数据;点击“合并及居中”按钮,拆分合并了的单元格;按F5调用“定位”功能,设定定位条件;选“空值”为定位条件;直接输入“=A1”;再一键批量录入;最后因为填充的单元格只是公式而非纯文本,所以用选择性粘贴将单元格中的公式转换为纯文本。

    小写数字转换成中文大写:输入阿拉伯数字;设置单元格格式(Ctrl+1),选中“特殊”,选“中文大写数字”,即可、注:此方法只适用于转换整数数值,小数部分无法按照中文逻辑正确转换。

    切开单元格:切开单元格可以根据分隔符号或者固定宽度来切割。其中按分隔符号的话,需要单元格内有分隔符号。切开单元格,在“数据”-“分列”功能中。

    拼接多个单元格:使用“&”运算符号。如:合并B2,C2,D2,E2即为=B2&C2&D2&E2

    数据透视表中被隐藏项的恢复:选中任意单元格,点击鼠标右键选中“字段设置”,将分类汇总的选项从“无”改为“自动”,即可。

    在表格中输入计算机当时的时间或日期:日期—Ctrl+;

    时间—Ctrl+Shift+;

    数据透视表的更新:当源数据表中的数据发生变化时,不用去对应的数据透视表中进行修改,只用数据透视表工具栏的“刷新数据”即可。但是这个刷新并非刷新了所有的汇总表,只能刷新一张汇总表。

    表格中的“查找与替换”中可以选中单元格然后把要改的内容替换成想要的内容。

    预约源数据:源数据本来知道第8行有数据,现在扩大选定区域范围至2000,则源数据表内2000以内有新的数据添加时只要点击“!”,汇总数据就会自动更新。

    Ctrl+Shift+方向键:跳转到数据区域边缘的同时把数据连续选中。

    调用功能的快捷键:调用一级菜单用Alt加上菜单名称括号里的字母,调用二、三级菜单仅敲击相应命令括号里的字母即可。

    表格保护:保护部分表格则可选定表格然后在“审阅”-“保护工作表”中取消勾选“选定锁定单元格”。

    设置自动更正和输入很长的文本:当遇到要输入很长的文本,且可以套用的文本的时候,可以偷懒,给这个文本设置一个代码,然后在自动更正处把这个代码设置为要输入的文本,那么每次输入这个代码的时候Excel就会把它自动更正为需要的文本了。

    表格制作的规范:

    1. 不要再工作表内下标题,记录标题的方式包括命名工作簿或者命名工作表。

    2. 不要人为地隔断表格,会破坏数据的完整性,Excel会认为数据之间没有关系,从而影响其他分析等功能的使用。

    3. 不要在源数据表中做合计,费事,也会对后面的分析、汇总工作产生影响。

    4. 去掉多余的表头,拥有相同属性的值应该放在同一列(可以使用数据有效性来设置选项).对于源数据表中的明细数据,只要有任何一个属性不同,都应该分别记录。

    5. 不要随意合并单元格。“合并及居中”这一功能主要是用于要打印的表格,可以使表格看上去更加明晰,但是对源数据表来说这一功能是被禁止的,因为它会破坏表格的完整性。对于被合并居中了的表格,解决办法为:全选数据;点击“合并及居中”按钮,拆分合并了的单元格;按F5调用“定位”功能,设定定位条件;选“空值”为定位条件;直接输入“=A1”;再一键批量录入;最后因为填充的单元格只是公式而非纯文本,所以用选择性粘贴将单元格中的公式转换为纯文本。

    6. 源数据表中数据不可以残缺不全,=""(英文双引号,或叫半角双引号),相当于空文本,是一种“假空”。

    7. 相同属性的源数据不应该放在不同的工作表中,会影响数据的完整性和连贯性。

    8. 不要在一个单元格内记录两种或两种以上不同属性的内容。

    9. 正确的源数据表应该满足的条件:1一维数据;2一个标题行;3字段分类清晰;4数据属性完整;5数据连续;6无合并单元格;7无合计行;8无分隔行/列;9数据区域中无空白单元格;10单元格内禁用短语或句子。

    10. 表格中横向数据不要太多,应该讲分类多的字段尽量作为行字段,分类少的字段才可以作为列字段。

    11. 日期的设置要正确,如2011.1.11和2011 1 11等都是错误的方式。正确的有2011-1-11或2011/1/11等等。

    12. 把数据透视表复制到新的工作簿时,如果对方不需要或者不能给对方看数据明细的话,要把粘贴定位“选择性粘贴”,把汇总表粘贴为数值。因为不这样做的话,对方可以通过双击透视表中的内容看到源数据中的明细,会造成秘密的泄漏。
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  • 透明

    第1楼2013/01/07

    很多EXCEL的技巧,不错

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  • zyl3367898

    第2楼2013/01/07

    应助达人

    excel用好不容易。

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  • whuisvfg

    第3楼2013/01/08

    真不错!尤其是表格制作规范部分。谢谢!不过表格制作规范第一条没有看懂是什么意思。请楼主稍作解释。多谢!

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  • 索隆

    第4楼2013/02/01

    很多EXCEL的技巧,不错,谢谢分享!

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  • 幻男人

    第5楼2013/02/02

    好像是告诉标题的命名

    whuisvfg(whuisvfg) 发表:真不错!尤其是表格制作规范部分。谢谢!不过表格制作规范第一条没有看懂是什么意思。请楼主稍作解释。多谢!

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  • 透明

    第6楼2013/02/28

    EXCEL的功能挺多的,有空找个专家来开个讲座

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  • 小虾米

    第7楼2013/05/19

    楼主可以多说点一些if、count等与数据处理有关的用法

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  • 透明

    第8楼2013/06/30

    那个是计算机编程方便的范畴了

    小虾米(wuxia330) 发表:楼主可以多说点一些if、count等与数据处理有关的用法

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