档案管理历程

zal

2013/07/05
药物分析

私聊

实验室认可/资质认定

实验室资质认定计量认证
评审前准备-档案管理历程

2007年初，首次资质认定CMA认证时，我负责申报材料准备、档案整理等工作，面对新的工作任务很难理出头绪，档案整理不知从何入手，经过向已认证的实验室参观、学习，渐渐的有了一些思路，着手首次档案整理工作。

一、建立仪器设备档案：收集每台仪器设备的合格证、保修卡、装箱清单等收集一起，建立目录，内容包括仪器设备申请、名称、规格型号、制造厂商、购置时间、验收记录等一一做了登记依次放入档案盒，作到了一机一档。

二、建立人员技术档案：收集个人学历证、资格证、培训证、荣誉证等相关材料复印件，通知所有人员，写出个人履历表一并交档案室，建立一人一档。

三、文件资料档案：这里含质量管理体系文件和与本实验室业务有关的来文、发文、会议资料等分类建立，

四、标准档案：对申报项目所依据的标准进行分类、编号、建立目录，分别登记存放，共分为绿色食品、农产品、产地环境、农药、化肥和重金属等。

另外还建立了物质出入库、样品库等档案

值此，在繁忙的档案整理过程中，现场评审时间也日益临近，为了能够顺利通过评审，领导在评审前请了专家对我们的准备工作做初步指导，专家看后的一名话至今我还记忆犹新，他说“缺的太多，工作量还很大，就算没开展工作，空白表也是该有的”指出档案存在的问题：

一是仪器设备：1.要制定仪器设备总体计划……2.缺少规程……；二是人员档案：缺任命文件、上岗证件、技术操作考核等；还有标准物质登记、内审和管理评审、报告需有正、副本，正本发与委托方，副本连同原始记录一并存档……哎呀真头大。

之后，领导立即召开了会议，离现场评审还有半个月时间，时间紧任务重，要求大家各负其责，加班加点，按时完成任务。会后同事们立即进入状态，对已建好的档案重新理顺，增加了仪器设备检定(非检定)计划周期表、运行、维护等规程、要求外派学习人员补充了学习总结、对技术/质量负责人、各科室负责人、仪器操作人员下达任命文件，建立了标准物质、内审、管理评审和技术报告等档案。

在大家共同努力下，迎来了实验室资质认定计量认证首次评审，评审专家通过查、看、问、听、考和现场操作方式，提出了整改意见，经过整改我们于2007年2月通过考核，取得了资质证书。首次评审准备虽有不足，但也为今后工作奠定了基础。

随着实验室工作全面地展开，平时注意对日常形成的原始记录、文件材料等及时收集，统一整理，为之后的中期监督评审和三年复查换证评审工作积累了经验。近期的现场评审工作是在2012年11月，末次会议时，评审专家们一至对档案管理给予了赞誉：内容完整、查找方便、快速、立档逻辑性较好、无缺项。现把主要档案整理方法展示给大家，同时有不足之处也请指出好的改进方法。

建立了文件柜编号、档案盒编号、索引目录并登记每件档案存放位置，这样更方便查找了。

1.先看一下整体布局吧，宽畅明亮档案室防潮、防虫、防蛀http://bbs.instrument.com.cn/shtml/20130620/4803740/

2.将档案柜编号。见下图

3.将档案盒编号。见下图

4.登记薄记录了各类档案存放位置。见下图

5.每件档案都有索引目录，这样查找起来更方便了。见下图

6.这是人员档案，一人一档。见下图（涉及隐密的地方做了涂改）

对人员档案我是这样整理的，首先是目录

其次是简历了

后面是毕业证、职称证、上岗证等

任命文件

试卷

7. 仪器档案做到了一机一档。见下图

这是目录，按照目录列表内容依次整理(因考虑篇幅太大，在这就不一一展示了，整理方法同人员档案)。

8.质量管理体系文件，装订成册的。这是体系文件的发放、回收记录。见下图

9.收/发文件，分类编号管理。下图是对一个年度的收/发文件装订成册，这样便于保存。

打开装订文件是索引页-目录

下面是对文件编号，按照编号依次整理吧

10.标准查新报告。见下图

11.技术标准分类编号。见下图

通过检索-目录“标准档案类别及编号”中唯一编号，可以很快查到想用的标准哟

12.作废文件，收回的作废文件登记盖“作废”章。见下图

13.技术报告的整理，报告副本后面是附件哟。见下图

因受篇幅限制，不能一一展示，以上是我们档案整理的思路，方法大致相同，但是一定要有完整的内容哟。

在此感谢仪器信息网论坛版面给了我们搭建了一个相互交流经验、相互学习的平台，也希望通过这个平台能够起到共同学习共同进步的作用，使我们的能力和素质得到进一步提高。

谢谢!