质量人必备——麦肯锡时间管理工具大全（转载）

物价真高

2015/08/26

私聊

实验室管理/LIMS

请先自测

用最简单的办法测试你是否能掌握时间，如下问题只需回答“Yes”Or“No”。
1.你通常工作很长时间吗？
2.你通常把工作带回家吗？
3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？
4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？
5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？
6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？
7.你时常在做重要工作时被打断吗？
8.你在办公室用餐吗？
9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？
10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？
11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？
12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？
13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？
14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？
15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？
16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？

答案
12－16个“yes”：救命！你在时间管理上需改进！
8－12个“yes”：当心！你需要重新审视你的时间行动指南
4－8个“yes”：可以！方向正确，但需要提高冲劲！
0－4个“yes”：恭喜！请坚持并保留你的方法
来自麦肯锡的7条建议简单，但不容易做到

1）个个击破，不要同时处理多项任务，实验表明同时处理多项任务反而需要多花30%的时间，失误率则增加1倍。
2）不断接触新信息反而会抑制创造性。
3）自制：集中精力、过滤信息、适当休息。
4）找到你的“独处时间”。
5）不回复抄送邮件。
6）打电话胜过邮件。
7）放弃凡事都须事必躬亲的幻想。
麦肯锡30秒电梯理论
凡事请归纳在3条以内

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”
由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。
从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。
麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。
时间管理法则10条麦肯锡真相

1）分清事情的轻重缓急。不是说很急的事情我们就一定马上去做，我们要抓住最重要的事情。这样，我们才不会因为众多的琐事而把自己的目标搁在一旁，最终造成浪费时间的局面。这是时间管理当中最重要的一点，我们首先应该把它做到位。
2）尽力将琐事集中起来。根据著名的80/20法则，许多人往往将大部分的精力用在了那些占多数（约80%）但无用的事情上。高效人士则总能将精力集中在少数（20%）但最重要的事情上。我们应好好地利用这个法则，它也叫帕累托原则。
3）注重效果。有些人做事的效率的确很高，但到要做完时却发现搞错了方向，导致做了许多无用功。我们一定要以目标为导向，注重实际效果，同时再结合高效率的行动就能收到事半功倍的效果。
4）高效行动。高效率的行动是节约时间的有利武器，做事如果拖拖拉拉，一天给你26个小时你一样会嫌少。现代社会的工作节奏越来越快，高效率做事已经成为成功人士的象征之一。
5）灵活、机动，能控制突发事件。突发事件的发生，谁也不能避免，但如果你没有做好准备和对策，它可能要耗费你大量的时间。因此灵活、机动的做事也就显得很重要了，当然在此同时我们应该多对突发事件做些研究，以便能更好地控制它。
6）不要盲目乐观，对小事也要有足够的重视。有些人总认为自己能力很出众，完成一个任务是很轻松的事情，但结果却恰恰相反，花了大量时间还没有做好。对时间的预算，我们当然不能一丝不差，但也不能相差太远，要是这样，你的全盘计划就肯定会被打乱。不要不重视小事，事情往往都是说起容易做起难的，要对即将处理的问题有充分的认识。
7）要有果断决策的能力。很多人之所以比别人落后，原因之一就是在决策的时候优柔寡断、犹豫不决！时机是不等人的，要是你没有及时做出决定及时抓住时机，过了这个村就没有这个店，事情变得更糟之时你要赶上往往就得付出加倍的努力。
8）做事之前要充分、精心准备。麦肯锡人要解决的问题通常都是很复杂的，但他们总是能取得令人满意的成绩，这和他们事前的精心准备是分不开的。正所谓：“知己知彼，百战不殆”，我们有了充分的准备，就能把要做之事的相关信息了解透彻，当然行动起来就会快捷得多。
9）善于团队合作。没有完美的个人，只有完美的团队。团队的力量可以弥补个人的缺陷，能使我们更快、更好地完成手中的任务。
10）善于授权。当你处在一定的领导位置的时候，你还是像做一个职员之时什么事都亲历亲为，那你只会累死还不会做出很好的成绩来。要学会将你手中的权利放下去了，相关的担子也就放下去了，这样你才能挑得起、走得动，否则你只会被压垮，既浪费时间还不能把事情作好。
使用过程中的小贴士细节定成败！！
首要原则请做正确的事情
“正确地做事”强调的是效率，其结果是让我们更快地朝目标迈进；“做正确的事”强调的则是效能，其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话说，效率重视的是做一件工作的最好方法，效能则重视时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作。麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是，每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在“做正确的事”。

开始时请怀有最终目标
意味着从一开始时你就知道自己的目的地在哪里，从一开始时你就知道自己现在在哪里。清楚为了达到这样的目的，哪些事是必须的，哪些事往往看起来必不可少，其实是无足轻重的，保证你迈出的每一步都是方向正确的。要求我们在工作中，时刻检查自己做得事情是否偏离了最终目标，是否为最终目标做出有意义贡献。千万不要忙忙碌碌、最后却发现自己是背道而驰。这样会让我们逐渐形成一种良好的工作方法，养成一种理性的判断规则和工作习惯，会呈现出与众不同的眼界。

谁更重要请编排行事优先次序
我们总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人们的惯常地习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要，它们愈应延后处理。简单地说，就是根据“我现在做的，是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。

事情的四个层次

To Do每天制作一个图表

每天总是忙碌而凌乱，有时候累得晕头转向，却又常常将一些重要的事遗忘？从现在开始，每天都制作一个图表吧！
学会从废纸篓开始

减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。从废纸篓中的文件多寡，可大致判断一个人利用时间的情形。另外，保存太多的记录是一种心理不安的症候。如果你真正需要某一份资料，你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题；或者没有这项资料也过得去。1）立即处理2）阅读并保存3）阅读后丢弃4）文件档案
我们并不是说翔实的档案就毫无用处，但问题是它们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。
杂乱无章是一种坏习惯
工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。
办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。
（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央
（2）不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作
（3）一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐。
不要妄想把整个海洋煮沸

记住：你不可能将整个海洋煮沸！个人的知识和能力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走。
请你：先摘好摘的果子
通俗地说，就是先从最容易、最有把握的地方做起。
我们在摘取了一定数量的好果子之后，心里自然会建立起一种信心，我一定能把目标实现，进而在以后的旅途中，能够抗得起命运的重担。这同时也是一个循序渐进的过程，我们这样由易到难地做事，自己心里对这个过程肯定会越来越熟悉，所以在困难越来越大时，我们能够沉着应付。

重要的少数与琐碎的多数

这个原理是19世纪末20世纪初意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕累托提出的。它的大意是：在任何特定群体中，重要的因素通常只占少数，而不重要的因素则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。
这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的“80/20原理”——即80%的价值是来自20%的因素，其余的20%的价值则来自80%的因素。
“80/20原理”对工作的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为解决这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。

最后一次尽量解决一件事

许多人在工作中把自己搞得疲累不堪，而且效率低下，很大程度上就在于他们没有掌握这个简单的工作方法：“一次只能解决一件事。”他们总试图让自己具有高效率，而结果却往往适得其反。

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