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县市级法定计量检定机构档案管理要点分析

刘彦刚

2020/01/22

仪器检定/校准/计量

计量档案管理是计量管理工作的重要组成部分。县市级基层单位面临的情况复杂，通过考核的计量标准数量较少，计量检定员每人身兼数职，需要为各种企业、事业单位提供及时的服务。计量档案在机构改革、人员变动等情况下显示出了重要的作用。由于机构改革的机遇，2014年年底，原海阳市计量所划归为海阳市检验检测中心，过去开展的26项检定项目，需要重新获取“计量标准考核证书”(按JJF1033-2008《计量标准考核规范》)以及“法定计量检定机构计量授权证书”(按JJF1069-2012《法定计量检定机构考核规范》)，所经历的评审验收工作相当繁重，这为我们加强档案管理带来了机遇。我们在计量档案管理工作中力争摸索出适应基层计量档案管理的模式和方法。半年后，在计量授权验收过程中，我们的计量档案管理工作受到了考核专家组的肯定和好评。

一、抓好计量管理的基础工作是做好计量档案管理的根本保证

1.摸清家底，账物相符

我们总结出的做法是落实“两张表”，达到“五对应”。两张表:计量标准器和主要配套设备一览表(见表1)；测量设备履历表(见表2)。五对应:一物(“仪器(或称设备)”实物)、一证(有资质的单位出具的计量仪器“检定证书”或校准证书)、一编号(“仪器”实物的唯一编号)、一工作室(“仪器”安放的符合要求的工作室)、一人(仪器保管人，人员变动时进行交接签名)。

2.做到两个“唯一”

任何一件或一套“仪器”都有唯一的编号，在仪器包装盒或仪器主体明显处粘贴蓝色的标签，有四项内容:统一编号、仪器(设备)名称、型号规格、本单位的全称。标签要采取防止脱落的措施，如用透明胶带封装标签；任何一个受控的技术文件都有唯一的编号(如果同一个文件，发放给多人时，在发放回收登记簿和文件上对应记录着有顺序的发放编号)。

3.加强印章使用的管理

按程序文件的要求，存档文件加盖“存档”章；下发的管理文件加盖“受控”章；存档文件过期作废后需要保存时，盖“作废”章后存档(供参考)；原始记录的更改处加盖检定人员的“姓名”章；检定规程等重要文件加盖“国家计量检定规程、技术规范、标准和检验方法有效确认专用章”；检定证书、校准证书分别加盖检定专用“钢印”和“校准专用章”，定量包装商品检验报告加盖定量包装商品“检验专用章”和本单位行政“公章”。

4.加强原始记录的管理

做到从检验检测过程到出具计量检定(校准)证书，按国家计量检定规程的要求做好原始记录；任何文件的下发、回收、更改、销毁，都严格按程序要求，认真填写对应的登记表，并按时归档保存。

5.强化证书管理

《计量授权证书》有效期为3年(或5年)，《计量标准考核证书》有效期为4年，“计量标准”对应的计量标准器或配套设备(单机)或标准物质(液体)的计量仪器“检定(或校准)证书”有效期分别为半年(如压力表)至5年(如标准物质)，都要分类保管。

二、计量档案管理工作中应抓住的要点

1.建立标准的档案管理格式

在档案管理中，我们注重强化基础工作，首先向档案管理先进单位取经，向档案管理部门请教。我们制定:“两本账”(表3、表4):档案归档登记、档案台账；“两个目录”(表5、表6)卷内文件目录、普通文件目录。做好这些工作，将档案管理的方法与本单位具体情况相结合，适应工作要求。表3-6是在山东省一级档案室(方圆集团有限公司)的档案管理员帮助下建立的几种表格表头格式，供同行业参考。

2.建立适应本单位管理的科学的档案分类方法

做到分类合理、符合程序文件的要求，适应上级和本部门的工作检查、查询的要求，内容包括:质量手册；程序文件；技术文件；质量记录；外来文件；管理制度；设备档案；计量标准考核文件集；计量授权申请文件；证书管理；技术管理(具体分为:工作计划、监督检查记录、工作总结、人员培训管理等)；报告管理；印章管理；有关行政管理文件。

3.计量管理档案应归档的重点内容

质量手册；程序文件；各种证书:检定(校准)证书(计量标准器及主要配套设备)、计量标准考核证书、海阳市社会公用计量标准证书、法定计量检定机构计量授权证书、检定员证书、内审员证书、定量包装检验员证书、计量认证证书；定期工作计划和总结；检定或校准证书备份及原始记录；计量人员培训计划和考核记录；计量标准管理:计量标准器及主要配套设备一览表、测量设备履历表、期间核查记录、计量标准的重复性试验记录、计量标准的稳定性考核记录、计量标准更换申报表、计量标准封存(或撤销)申报表；日常监督管理:监督员对各项具体工作的定期监督检查记录；定期的内部管理体系审核记录；定期或年度管理评审记录；国家计量检定规程、规范、标准和检验方法确认记录；仪器设备管理方面:采购申请、采购计划、货物验收情况表，维修计划和记录，仪器定期送检计划和实施记录；服务和供应品的采购和验收等。

4.加强档案动态管理

我们摸索的动态档案管理法，做到随完成随归档，克服因年底档案堆积过多造成丢失等问题。该方法简述如下:比如计量二科的工作总结作为一个动态案卷，半年总结或年终总结会议结束，立即填写一份文件目录，附件为书面总结，目录底部由编制、审核人签名，即形成一份完整的总结归档文件，卷内文件目录对应增加一行。

5.增强档案管理人员的工作责任感

培养管理人员热爱档案管理工作、刻苦钻研业务、对工作精益求精的品质，是档案管理工作的重要保证。档案管理员要掌握档案管理的基础知识，如合理选用档案盒或档案夹，在满足要求的前提条件下，力求降低成本；掌握档案管理技术，如长期存放的档案，不能用容易生锈的金属装订针封装等；做到防盗、防腐、防潮、防虫等。

6.领导重视，建立完善的计量档案管理制度并持之以恒地执行

实践证明，领导是关键，只要领导重视，人力及财物资源等问题均可迎刃而解；建立详细的满足管理要求的制度并认真执行是提高档案管理工作质量的有效保证。

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yayicuo

第1楼2020/01/22

应助达人

楼主有心了，分享给大家这么好的资料。

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刘彦刚

第2楼2020/01/22

应助达人

我觉得对于其它检测机构，同样有参考意义。
yayicuo(v3253952) 发表:楼主有心了，分享给大家这么好的资料。

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路云

第3楼2020/01/22

应助达人

这是哪一年的资料啊？计量标准怎么还是依据JJF1003-2008《计量标准考核规范》来重新进行考核呢？
刘彦刚(pxsjlslyg) 发表: 我觉得对于其它检测机构，同样有参考意义。

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刘彦刚

第4楼2020/01/23

应助达人

你的眼真尖（萍乡土话），欢迎指正。
路云(luyunnc) 发表: 这是哪一年的资料啊？计量标准怎么还是依据JJF1003-2008《计量标准考核规范》来重新进行考核呢？

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yayicuo

第5楼2020/01/23

应助达人

路云版友是业内人士，看得仔细。

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刘彦刚

第6楼2020/01/23

应助达人

是哦！正因为是业内专业人事，所以被聘为本版专家哦！
yayicuo(v3253952) 发表:路云版友是业内人士，看得仔细。

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路云

第7楼2020/01/24

应助达人

分享资料中，只谈到了纸质原始记录和证书的保管，未谈及电子版原始记录和证书的保管。

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yayicuo

第8楼2020/01/24

应助达人

估计这个材料有点早，当时还未涉及到电子版原子记录和证书的保管。

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刘彦刚

第9楼2020/01/25

应助达人

非常感谢 yayicuo专家的理解，非常难得的宽容心！
yayicuo(v3253952) 发表:估计这个材料有点早，当时还未涉及到电子版原子记录和证书的保管。

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