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原始记录抄在纸上,然后录入计算机,这种方式被允许吗?

仪器检定/校准/计量

  • 原始记录抄在纸上,然后录入计算机,这种方式被允许吗?


    墨迹CNAS和CMA

    场景:实验室某人员做实验,将原始记录抄在一张纸上面,然后再将纸上的数据录入到实验室的电子化系统中。这种方式可以吗?会不会被开不符合项?
    结论:原始记录抄在纸上,然后录入计算机,这种方式是被允许的。但是需要做一些额外的工作来支持。这个额外的工作就是:
    先在纸质材料上记录原始观察数据,再输入计算机或其他自动存储设备中生成的记录,需要:
    1、同时保存原纸质记录;
    2、或者通过扫描、复印、照相等方式记录数据的白纸转化为电子记录保存。
    电子方式记录、存储原始记录的要求:
    a)自动测试或测量(装置)系统通过电子等自动方式生成的原始记录,要有措施防止其被人为修改;
    b)实验过程中,经人工录入到计算机或其他自动存储设备中生成的原始记录,一般应由原实验人员或其授权的人员修改。
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  • 拿度尼

    第1楼2024/04/26

    对于实验室数据,确实需要非常严谨,能溯源回去

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  • 路云

    第2楼2024/04/26

    应助达人

    刘版主分享的处理方式,个人人为不完全对。
    1、纸质记录上记录的,可能仅仅只有原始检测数据,没有经过数据处理。而是通过手工录入计算机后,由计算机自动进行数据处理,生成完整的电子版原始记录。如果此时的电子版原始记录,经检测人员验证、核验人员审核无误后归档,且进行了只读化加密处理,则无需再保留原纸质记录(保留原纸质原始记录的半成品,没有任何的实际意义)。如果做不到只读化加密防止未授权人的修改,则应将电子版原始记录打印出纸质原始记录,由检测、核验人员签名后归档。
    2、或者通过扫描、复印、照相等方式记录数据的白纸转化为电子记录保存。这句话的意思是,经这么处理就可以不保留纸质记录了。但这种处理方式并没有进行只读化加密处理,充其量也就是“纸质文档电子化”,并不能保证不被人用PS手段进行修改。这种方式实际上是一种假象。
    3、“自动测试或测量(装置)系统通过电子等自动方式生成的原始记录”,这不是手工敲入计算机形成的电子版原始记录。

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  • 刘彦刚

    第3楼2024/04/27

    应助达人

    那倒是,不管用何种形式保存原始记录,都要能实现能溯源回去,以及防非授权修改。

    路云(luyunnc) 发表: 刘版主分享的处理方式,个人人为不完全对。
    1、纸质记录上记录的,可能仅仅只有原始检测数据,没有经过数据处理。而是通过手工录入计算机后,由计算机自动进行数据处理,生成完整的电子版原始记录。如果此时的电子版原始记录,经检测人员验证、核验人员审核无误后归档,且进行了只读化加密处理,则无需再保留原纸质记录(保留原纸质原始记录的半成品,没有任何的实际意义)。如果做不到只读化加密防止未授权人的修改,则应将电子版原始记录打印出纸质原始记录,由检测、核验人员签名后归档。
    2、或者通过扫描、复印、照相等方式记录数据的白纸转化为电子记录保存。这句话的意思是,经这么处理就可以不保留纸质记录了。但这种处理方式并没有进行只读化加密处理,充其量也就是“纸质文档电子化”,并不能保证不被人用PS手段进行修改。这种方式实际上是一种假象。
    3、“自动测试或测量(装置)系统通过电子等自动方式生成的原始记录”,这不是手工敲入计算机形成的电子版原始记录。

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  • WUYUWUQIU

    第4楼2024/04/27

    应助达人

    现在都是无纸化花了,有些项目基本上是没有一点纸质记录的

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  • 刘彦刚

    第5楼2024/04/27

    应助达人

    是的,只要电子化原始记录做得好,能实现能溯源回去,以及防非授权修改,完全就可无纸化。

    WUYUWUQIU(wulin321) 发表:现在都是无纸化花了,有些项目基本上是没有一点纸质记录的

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  • WUYUWUQIU

    第6楼2024/04/27

    应助达人

    是的,每个人权限不同,有修改都能在后台查到的。

    刘彦刚(pxsjlslyg) 发表: 是的,只要电子化原始记录做得好,能实现能溯源回去,以及防非授权修改,完全就可无纸化。

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  • Whening

    第7楼2024/04/27

    像热敏纸打印条,文件要求是复印保存的。

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  • 路云

    第8楼2024/04/28

    应助达人

    1、热敏打印纸上的信息会退色消失,不宜长期保存,故需要复印保存。
    2、热敏打印的信息通常不是人工手工敲入计算机的检测原始数据。

    Whening(Insp_42556327) 发表:像热敏纸打印条,文件要求是复印保存的。

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  • 刘彦刚

    第9楼2024/04/28

    应助达人

    是的,若不复印到时没了。

    Whening(Insp_42556327) 发表:像热敏纸打印条,文件要求是复印保存的。

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  • jjiang2

    第10楼2024/04/29

    可以,但纸质记录也要归档

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