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【我们不一YOUNG】实验室仪器档案管理问题的解决对策

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2024/07/16

实验室建设

3. 1完善制度，规范仪器设备档案管理

检验检测实验室根据自身情况创建有效的仪器设备档案管理制度，规范仪器设备档案管理。例如，制定严格的档案管理操作程序，规范仪器设备档案材料的收集、立卷归档、利用、销毁等工作流程，统一设备档案记录格式，明确归档内容、归档时间、档案存放场地的环境设施要求、仪器设备使用及管理部门的任务分工、仪器设备档案管理员岗位职责等等。此外，检验检测实验室还应制定监督和考核机制，以便对仪器设备档案管理工作进行检查和督促。

3. 2提高仪器设备档案重要性的认识

首先，需要检验检测实验室的领导带头提高对仪器设备档案重要性的认识，了解仪器设备档案管理对于实验室管理的重要作用。其次，实验室可通过培训、贴宣传资料等方式，有针对性地宣传档案意义及本实验室仪器设备档案管理的体系文件，普及仪器设备档案管理知识，提升员工仪器设备档案管理意识。

3. 3加强仪器设备档案管理人员队伍建设

仪器设备从招标采购到报废，周期很长，期间涉及多部门、人员，因此做好仪器设备档案管理工作需要相关部门合力才能完成。检验检测实验室可以组建一支由仪器设备管理部门总管，仪器使用部门派人协助的仪器设备档案管理队伍。利用各部门在仪器设备档案管理中分工的不同，有机协调地进行仪器设备档案的建立到销毁整个过程的收集、归档工作，实现仪器设备的动态管理。

定期组织人员进行档案管理学习及培训，强化人员仪器设备档案管理能力，加深各个部门的仪器设备档案管理员对自身岗位职责的理解，比如，仪器管理部门的档案管理员，应积极主动与仪器使用部门的档案管理员进行联系，及时收集并归档仪器设备在安装调试及使用过程中产生的一系列记录资料。

组织应制定适当岗位激励政策，提高仪器设备档案管理员工作的积极性。

3. 4建立动态的仪器设备台账

仪器设备档案管理的最终目的是为了有效地利用档案。检验检测实验室需建立可以实时更新的仪器设备台账，尤其是电子台账，方便使用者查阅及统计仪器相关信息。台账信息包括仪器设备的名称、型号、生产厂家、出厂编号、使用部门、购置日期、固定资产编号、采购价格、检定/校准/核查、期间核查、仪器运行状态、是否已报废、档案借阅情况等信息，随时可以应对各项报表，包括经常统计的固定资产总价值、报废的设备统计总表等。

3. 5严格档案的借阅制度

为了保证仪器设备档案资料的完好，应建立严格的档案借用、归还、交接验收制度，避免其丢失。经常使用的仪器设备的操作手册等随机技术文件，在办理归档手续后，可复印相关材料给使用部门:如果复印比较困难的，可在使用部门办理档案借阅登记后，将相关材料长期保存在使用部门，由使用部门派专人保管。

3. 6推进仪器设备档案数字化管理

随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战。在满足实验室管理体系对仪器设备档案管理的要求的前提下，检验检测实验室要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，可根据自身实际情况利用电子科技技术，开发建立仪器设备档案数字信息数据库，包含仪器设备台账、维护计划、维护及维修记录、使用记录、溯源等仪器设备档案信息模块，完善仪器设备档案管理系统，逐步实现仪器设备档案管理的数字化、网络化，从而提高档案的利用率，满足使用者快捷地查询各种设备仪器档案资料的实际需要。

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