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现场评审经验分享

  • 浪漫多多
    2014/09/17
  • 私聊

实验室认可/资质认定

  • 本帖主要目的是为与大家分享如何面对现场评审,因坛子里很多现场评审的技术贴,所以我这个就简称经验帖吧希望对即将进行现场评审的朋友有用。

    以前在华东地区上班时,老总习惯性的一句话‘态度决定一切,细节决定成败’,所以现场评审时,短短的几天时间,你的细节做好了,会让评审老师给你加分的。

    前期沟通:

    我们都知道CNAS审核和TS审核是有不同的,CNAS审核老师都是利用周末进行审核,所以在吃、住、行上一定要下功夫好好安排

    在收到现场评审通知后,立即和组长沟通,这个时候组长会跟你说一些文件评审的问题,收到邮件的第一时间就立即回复老师,语气诚恳一点,如感谢老师对我们工作中出现的不足给予指点,我会立即对相关内容进行检查更新后与老师联系,最后再询问老师是电邮还是快递。

    然后在尽量短的时间内整改后,电邮给老师,速度快一点有两个意思,一是说明你对老师问题的重视度,一是对CNAS认可的重视度。

    差不多时间就可以收到认可委的现场评审安排了,电邮询问老师订票信息,包括往返订票(询问老师是自己订票到实验室报销还是你给老师订票),如老师要求你订票,一定要请老师尽快将往返信息发给你。 订票信息出来后,第一时间短信加电邮将相关订票信息告知老师。

    前期一定要和组长多信息、邮件沟通,尽量少电话,因为老师都很忙,尽量不要造成骚扰。包括日期即将到了,可以短信告诉老师你所在地区这几天的天气情况,让老师准备适当衣物,这个是一个小细节,让老师觉得你很在意他们的到来。

    组长会通过电邮给你一些表格,如现场试验安排什么的,尽快填好后发给评审组,一般评审组会对你安排的实验重新进行筛选。所以在安排现场试验的时候,可以把一些难度大的试验安排在里面,评审组一般不会按照你写的安排试验,这样他就会直接把你写的给删除

    提前一定要安排好接送车辆,车上老师位置随时准备矿泉水。在会议室提前预备好水果、饮料、茶、咖啡,水果一般用当下季节的,不要太大的如苹果什么,可以一些葡萄、樱桃之类,小一点的。记得一定要清洗干净哦。

    住宿安排这里一定要注意细节,前面说了老师一般是周末审核,说明他们连续两周不能休息,那么住宿的时候请考虑周边环境一定要相对安静,最好还是有档次点的,这样会让老师的第一印象很好。所以一定要提前预定好酒店

    吃饭也是需要前期考虑的,你知道老师来自什么地方,那么就相对要了解当地的口味,在准备的时候,把几天的餐饮地点也预先准备一下,每次提前做三个口味的选择,吃饭时可以询问老师:老师,你看我们是去吃自助餐还是吃麻辣鱼还是吃粤菜什么的,这样让老师们选择口味,点菜由自己点,不一定非要很豪华,最主要一定要让合老师胃口。

    这样前期针对老师来访的吃、住、行都很贴心的解决了。这是前期的准备工作,也是给老师的第一印象。相信有了这个开端,老师对你实验中心的印象已经很好了。

    接机:

    一般质量负责人是和老师进行联系的,接机的时候,带上最高管理者,这是对老师的尊重,接到老师后,帮老师把行李拿上,然后直接去酒店,记得一定不要有那种带色的场所。带老师进酒店,办好房间手续,帮老师把行李提到房间里(。。。。这省掉一个小内容,你懂得。)如果时间比较早,就让老师休息一会,约好吃饭时间,到时间再去酒店带老师去吃饭。

    有可能几位评审老师不会同一时间来,所以你可能今天和最高管理者要吃几顿饭,所以记得喝酒适量,不然你应付不过来的。

    晚上不要打扰老师休息,一般晚饭后评审组几位老师要进行碰头,安排评审内容和方式。

    第二天一早记得去酒店接老师,尽量早点去,耐心等待,超过老师提出的时间10分钟后,可以打电话给老师:老师,您好,我已经到酒店下面。

    审核:

    评审中注意,所有人员一定要有礼貌,不要大声喧哗。另外,资料室不要太靠近会议室,打印机也不要太靠近会议室。这个有个好处就是在打印资料的时候和找资料的时候,可以尽量花费点时间,一来是让自己多想一下老师的思路,二是毕竟审核就2天时间,你少在老师面前出现一秒就可能避免一个不符合,

    文审老师都是按照审核项目一项一项的进行检查打勾,所以质量负责人基本上要坐在老师旁边。遇到老师有疑问的,你可以稍微解释,如遇到老师说你们这里有问题时,一定要虚心,不要太多的辩解,很容易引起反感。这个时候,你可以根据老师说的内容,询问老师整改办法,如文件怎么修改,千万不要等最后开出来的时候再问老师,这个时候老师没有耐心和你说的,因为他们赶时间。反正评审没有结束,现在提出来的不一定就是不符合项。

    现场试验安排时这个尽量一个试验一个人,审核前组织大家对照标准,作业指导书,多演练几次,自己内部评审看里面有没有问题。这个是一个熟练过程,所以只要人员操作无问题基本就过了

    评审末次会议室,老师会私下沟通,结束后,会和质量负责人、技术负责人、最高管理者进行沟通,这个时候会告诉你们哪些不符合项,如果你觉得确实不好整改的,在规定时间内无法提交的,你可以跟老师沟通,就说这个不符合项整改起来时间太长,不能在规定时间内完成,是不是可以去掉,但是这个问题我们抓紧解决。我们当时审核的时候就遇到一个不符合项,要做整台设备的检定,我和老师沟通说首先要去寻找有资质的检定机构,然后才能联系检定,这样下来可能就是几个月,后来老师就把这个不符合项去掉了。

    审核结束后,带老师去吃饭吧,然后根据评审老师的时间,逐一送机,注意不要以为审核结束了就对老师的态度改变,因为你的不符合项整改权限还在他们那里。而且老师来给你指出的问题确实也是你忽略的,所以要真诚的感谢老师为你们做的工作指导。

    口水话太多了

    这里啰嗦一句,如果实验室文件执行力度不够,怎么才能通过文审呢?

    很简单,组织四个人,现场评审前15天,关在会议室里,从4.1开始,每个文件的要素表格进行补充。逐一补充,从你实验室体系运行之日起补充吧。尽量不要有空白表格,一般10天4个人,可以把所有文件全部补充齐了。11-12天的时候再进行文件检查、表格检查,发现问题及时纠正。13-14天的时候,和老师联系。最后一天开一个全员动员大会,告诉大家注意点。

    注意授权签字人考核哦,这个是一定会有的。如果大家还有什么疑问,可以问我,热忱解答
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  • 高冷病患者

    第1楼2014/09/17

    很好。楼主应该发给原创的。

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  • dyd3183621

    第2楼2014/09/17

    楼主很有经验,值得借鉴

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  • 浪漫多多

    第3楼2014/09/17

    是原创啊

    高冷病患者(v2866535) 发表:很好。楼主应该发给原创的。

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  • 浪漫多多

    第4楼2014/09/17

    其实应付CNAS现场评审还是第一次,以前是做生产的,经常会遇到TS审核什么的,所以对审核老师还是有一定应付技巧。

    主要是淡定,不要因为对方是老师就觉得有压力。

    dyd3183621(dyd3183621) 发表:楼主很有经验,值得借鉴

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  • czcdczg

    第5楼2014/09/17

    感谢楼主的经验分享,能做到这样,可以说一切都很OK,然而也许各个实验室情况可能有所不同,最头疼的是人手问题,往往负责评审的联系、接待以及现场评审的一系列事情,由于人手的限制,可能会应付不来,难免顾此失彼,效果也就会大打折扣。

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  • 浪漫多多

    第6楼2014/09/17

    其实人的问题不算问题的,我们实验室基本上从头到尾都是我(质量负责人)在做,前期体系运行的时候,实验组不配合,到了临近的时候,老大没办法,找了几个人跟我一起突击各项表格,最后几天天天把试验组人员拉会议室就是开会,告诉他们重点,技术负责人现场守着他们按照标准完成,到最后一天,他们才基本能按照标准来进行做。

    接待和联系的时候也是我,最后来了2个老师,反正我和技术负责人一人一个,一直跟着。

    如果你试验项目多,你可以安排一个人2个或3个试验,其实在最开始报老师现场试验项目的时候,不能报的太多,申请项目的3分之一差不多,然后老师会给你增加一点。

    czcdczg(czcdczg) 发表:感谢楼主的经验分享,能做到这样,可以说一切都很OK,然而也许各个实验室情况可能有所不同,最头疼的是人手问题,往往负责评审的联系、接待以及现场评审的一系列事情,由于人手的限制,可能会应付不来,难免顾此失彼,效果也就会大打折扣。

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  • czcdczg

    第7楼2014/09/17

    才2个老师而已,我们一次4个老师,工作量可想而知,所以实验室规模大小差别可大了。

    浪漫多多(v2734847) 发表:其实人的问题不算问题的,我们实验室基本上从头到尾都是我(质量负责人)在做,前期体系运行的时候,实验组不配合,到了临近的时候,老大没办法,找了几个人跟我一起突击各项表格,最后几天天天把试验组人员拉会议室就是开会,告诉他们重点,技术负责人现场守着他们按照标准完成,到最后一天,他们才基本能按照标准来进行做。

    接待和联系的时候也是我,最后来了2个老师,反正我和技术负责人一人一个,一直跟着。

    如果你试验项目多,你可以安排一个人2个或3个试验,其实在最开始报老师现场试验项目的时候,不能报的太多,申请项目的3分之一差不多,然后老师会给你增加一点。

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  • 高冷病患者

    第8楼2014/09/17

    我是说参加原创大赛。

    浪漫多多(v2734847) 发表:是原创啊

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  • ava1314

    第9楼2014/09/17

    很简单,组织四个人,现场评审前15天,关在会议室里,从4.1开始,每个文件的要素表格进行补充。逐一补充,从你实验室体系运行之日起补充吧。尽量不要有空白表格,一般10天4个人,可以把所有文件全部补充齐了。11-12天的时候再进行文件检查、表格检查,发现问题及时纠正。13-14天的时候,和老师联系。最后一天开一个全员动员大会,告诉大家注意点。

    这个方法很好,我们基本上也是临时抱下佛脚

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  • 七月破晓

    第10楼2014/09/17

    应助达人

    挺实用的,也是很诚恳的分享。
    复评审时犯懒,是能不补的都没补。
    审核时,人员的合理分工、虚心请教、实事求是都能给老师留下很好的印象。

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