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电子文档系统的优越性

物价真高

2023/02/16

实验室管理/LIMS

我们为什么要采用电子文档系统？一个新的工具，必须能够给我们带来便利，才值得我们投入资金和人力去建立这个系统。下面，我们来为大家分析电子文档系统的便捷性：

1.提高工作效率
- 文件的审批流程：文件的编写、审核、批准，包括修订、作废流程全部在线上执行，相比传统的纸质文件，人工传递，线上的流程自动流转，速度更快；
- 文件的查询、阅览：相比纸质文件，线上的搜索文件、浏览文件更加快速和便捷；
2、保障工作质量
- 文件的审批流程：当系统中预设了文件的制定、修订和作废工作流程，工作人员只须也只能按照系统的流程节点来执行工作，在系统的控制下，不会存在遗漏和错误的情形；
- 文件的受控：在系统中搜索和阅览文件，默认只能得到最新有效版本；避免误用和错用失效的文件；文件修订流程完成以后，旧版文件自动下架，新版文件取而代之，可以让内部人员在第一时间得到最新版的文件；
- 文件的权限管理：需要时，我们可以对不同的工作人员设置不同的权限：哪些人能够阅览哪些文件？哪些人有权查看旧版和作废的文件？哪些人有权下载文件？哪些人可以开启文件的编写、修改和作废流程？哪些人可以审核文件？哪些人可以批准文件等等。权限一旦设定，所有人员都在既定的权限范围内工作，无需担心越权的问题。
3、节约资源
- 无纸化办公：电子文档最大的优势在于可以实现无纸化办公，文件的编写、修改、阅览全部都在线上解决。同时，只要相关的外部机构支持，一些对外发送的文件也能实现无纸化。彻底摒弃纸质文件的管理；
- 节省人力：只要能够实现机构内部的无纸化办公，传统工作模式下需要的文档管理员的工作就能够大大减轻。大型机构的档案室可以减少档案管理员的配置；小型机构可以直接任命兼职的档案管理员。
有了上面三种便捷性优势，电子文档系统可以说是一种可以显著提高文件管理工作效率和效果的工具。信息化、无纸化的办公是未来的发展趋势。我们应当拥抱这项新技术，助理机构的经营，跟上时代的发展。

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