【第一届网络原创参赛作品】我的仪器采购故事

4、采购方向的明确
04年底我们换了一个领导，虽然对检测这块还没我熟悉，但以前曾管过基建工作，经常和乙方打交道，和供应商谈判的道理大同小异。我很快和领导以及技术负责同志达成共识：鉴于短期内再有大的仪器购置经费是不太可能的，那么我们这次采购，要争取以最小的代价，购买最多的仪器，把现在的主要设备争取都能更新。但同时，不能购买太次的东西，目标应该是一流的厂商，不能买回来不能用。这个基于一个认识，每个厂家都有他的优势，各有千秋，但“一流”厂家，必然有其算得上是“一流”的东西，不管是仪器、技术、还是服务等，总要有他的优势，否则算不上一流。不管购买他们任何一家的东西，都不会出现重大的偏差。还有一点很重要，就是坚决不买最好的仪器和最新出来的技术！原因很简单，一，我们是检测机构，没有必要花大代价买一些研究性质工作才用的上的功能；二，仪器更新换代也很快，盲目追求最新技术不符合我们的实力；三、新技术也就意味着应用的少，可能存在潜在的不足，我们没有这个能力去当实验品。采购有句话，“只选对的不选贵的”，我们把它改了一下“只选最适合我们当前情况的，不选贵的”。 从满足实际使用要求角度出发，既不盲目追求仪器配置的高、精、全，也不一味的追求最低廉的价格，一切以适宜、实用为出发点。
为了项目的更好实施，我们也计划在仪器采购的基础上，选择有实力和有诚意的厂商，开展更深层次的合作。基于以往从事营销工作的经验，我们分析了几个主要候选供应商的基本情况，销售业绩，和行业态势，从而预估了其销售心态。同时，我们也对自身进行了分析，清楚地认识到自身的优势和地区影响力，并计划以此为谈判资本，要求仪器厂商给予最优惠的条件。
此外，最重要的一点是，我们的领导很廉洁，很正直，虽然管过基建，但还没有被腐蚀掉。在本次采购中，我们上下都没有私心杂念，可以客观的选择和评价了。
5、艰苦的谈判
目标已经确定，几个主要的厂家也都接触过了，下面就是实质性的谈判了。也是一个最艰苦的过程开始了。后来在论坛中看到有板油写的采购经验，但那时没有参考的。也没有什么谈判的经验和套路。不过我们的领导有一个以前对付建材供应商的四字真经——“反复蹂躏”！虽然话不好听，但代表着一个思路，就是多次的沟通。只有在不断的沟通和反复中，才能逐步地明确双方的意图，才能了解各自的优势和需求，也才能在多次的反复中逐步趋于一致。我们就按照这个思路来和仪器厂商谈判。
一开始打交道的，多是各个仪器厂商的基层销售人员，主要是互相了解一下，建立起联系。我们也会把自己的情况介绍一下，也摆摆自己的优势，同时也表示愿意和仪器厂商开展多方面的合作。后来各个厂商们大概是觉得我们要采购的东西还不少，单位也算是一个有影响的单位，开始重视我们的采购需求了。先是中层主管出面，再后来是区域经理，个别的厂商出动了高层领导。其实我也知道，仪器厂商们也都比较实际，小一点的客户和项目，是不用出动大领导的。而我们这个采购单，比起高校、商检、质检、疾控等单位的采购，也只能算是小儿科了。不过仪器厂商高层主管能够来和你沟通，至少是让客户觉得自己是被尊重，这点在销售心理中是很重要的。
刚开始跟仪器厂家的销售代表打交道，很不习惯。基本上见面程序都一致。来之前电话预约，基本上都在预定的时间到达。（在这些商务礼仪方面，各个仪器厂商们都做的很好。）进来后先自我介绍，然后递名片、递画册，落座后就开始介绍。这都没什么。可是几乎每个厂商的销售经理都带一个笔记本电脑，坐下来就打开笔记本，然后调出一大堆PPT文件，开始他们的演讲。听他们讲各种仪器分析的原理，讲各种设备的工作原理，讲他们的专利技术，讲各自的技术优势，顺带再讲讲其他对手的不足，等等等等。刚开始的时候，还抱着虚心学习的态度，认真听讲，还做些记录。权当是上仪器分析扫盲班了。后来听多了，就觉得特烦，可能毕竟不是搞分析的原因吧。以至于后来一看销售代表拿笔记本出来，我就立马阻止他，请他和我们的技术人员交流，省得他滔滔不绝地讲下去，我又听不懂，徒费口舌。（这里也对仪器销售代表们提个建议，要针对你所面对的客户情况，有针对性地开展工作，不要老是一个套路的。）
几个回合下来，对我们要采购的仪器也增加了不少了解，对几家仪器厂商也有了更深入的了解，掌握其整体业务情况，并进而把握其销售心态，有针对地提出了很多附加要求。知己知彼，方能百战百胜。经过多轮谈判，几家厂商承诺的优惠条件在一次次的交流中逐步增加，我方受益也越来越多。特别是到最后关头，几家公司的竞争呈现出白热化状态。

6、竞争激烈的招标采购
我们是使用财政资金购买的，按照规定，必须采用招标的方式进行采购。当时的招标方式有几种，为了能争取到更大的优惠，同时节省招标时间，缩短谈判周期，我们向省财政厅采购中心提出，采取竞争性谈判的招标方式，并精心编制了招标文件。在标书的编制方面我们也比较注意，可以说标书是没有任何倾向性的，而且公布出来的标书指标要求相对是比较低的，确保这几家的仪器设备都能满足。这样四家都能入围，也才能构成竞争，当然我们也才能获得更多的优惠。由于是竞争性谈判，也不用担心会有低档的仪器厂商进来。但同时，在不公开的评分细则上面，我们也精心做了设置，对于仪器的性价比、附加性能、配套的检测器方面，设置的分值占技术规格性能总分值的一半以上。考虑用仪器评分值来进行调整和平衡，是为了防止有仪器厂商因为我们提出的要求低，而拿低档的产品来投标竞争。此外，在后续的合作发展方面，及其他优惠条件方面，也都设定了一定的分值，用于调整和平衡。也就是说，你的仪器最好，你的配置最全，你的价格最便宜，都不能保证你中标，一定是综合了各个方面的情况来看的。
2004年底，在省采购中心组织下，我们邀请了ABCD四家厂商进行了谈判。竞争性谈判的招标方式是先由各个厂商编制投标报价，现场开标并公布各家投标的仪器配置和报价。然后由各个厂商在此基础上，再进行二轮报价。这种招标方式，各家的情况都比较透明，所以竞争也会很激烈，当然我们能得到的优惠也越多。经过两轮谈判，几家公司都做了较大的让步，个别厂商甚至当场作出了几万美圆的让步。最终D依靠其自身综合的实力、合理的仪器配置、最佳的性价比，以及强烈的合作诚意，赢得了本次竞争性谈判。（具体细节恕我不能展开说了。）
这里要补充说明的是，一直到评审专家组的最终采购意见形成之前，我们都没有确定我们的合同意向。（包括后来的几次招标，我们都是如此，不到最后一刻，不会确定合同意向。）招标采购评标专家组成员一共5人，其中只有一位用户代表，是我们的技术负责人，其他四位专家之前我们都不认识。最终的评标结论也是几位专家的一致意见。可以说这是一次非常阳光的政府招标。但是，招标结束后，某仪器厂商的销售代表很不服气，认为我们在招标过程中有倾向，说我们事先向中标的那家公司透露了标底。为此还写人民来信给我们上级主管部门告状，还说某某未参加这次招标的一个仪器代理商从中得到了几十万元的好处。实在是可笑之极！我们采用的是竞争性谈判方式，何来标底可言！几个厂家都是我们主动联系的，而她所说的那家代理商，之前从未和我们接触过；说代理从中获利几十万，那中标的那家公司是呆子么？可能这家公司的销售代表平时牛惯了，这次碰了个大钉子，觉得很不服气吧。后来领导把我们几位找去谈话，我们把实际情况一说，领导也就没去理睬他们了。
7、签定合同、设备到位安装
招标已是04年底。05年初签定了采购合同，6月份仪器到货，安装调试验收一大堆事情，期间还把实验室改造了一下。原来的实验室也很旧了。然后还有实验室搬迁的事。都是很繁琐的事情了。
到9月份，一个崭新的实验室展现在我们面前了，其中主要的仪器设备全是这次招标采购的。9月28日，举办了我们和中标仪器厂商的合作实验室揭牌仪式。目前我们和该厂商一直保持良好的合作关系。

总结篇：
1、单位负责采购的人员一定不能有私心，这是非常重要的。
2、根据你们的情况，确定你们的采购方向。可以避免很多无用功。
3、负责采购的几个口子的意见最好能及早统一起来；即使意见不统一，也千万不能在厂商面前表露。
4、认真对待每一个厂商的销售代表，你希望厂商拿出诚意，你也要表现出你的诚意。
5、多了解一下同行，多收集一些信息，总没有坏处。
6、选择合适的采购方式，能够让你得到意想不到的结果。
7、标书的编制非常的重要，不仅仅是技术性的内容，商务性的也很重要。
8、除非你们有非常明确的购买意向，否则还是不要早早地定下来。
9、合同的细节一定要仔细，现在也有些厂商在投标时会承诺很多，到签合同时就会故意漏掉些东西。

写地不错，终于有了一篇网络原创作品

应助达人

还没采购过，也不明白其中的道理！不过学习了很多哈！

感觉对仪器销售工作也是有些帮助吗。

用了许多仪器，才知道仪器的购买过程

写的很好，非常详细！

这个采购程序确实不错！对于用户，竞争性谈判是最好的方式；对于供应商也是最残酷的方式啊！况且你们这个竞争性谈判还有公开唱标这个环节！高啊！！

的确，好的采购方式是非常的重要。这次采购用竞争性谈判，我们获得了较大的优惠。
后来还有一次，采用的是询价采购的招标方式，另外一次是公开招标，总体感觉效果不是很理想。

但目前我们当初使用的那种竞争性谈判采购方式也变更了。