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关于检测作业指导书的编制和修订

  • fisher8272
    2013/10/17
  • 私聊

管理体系认证

  • 实验室这个行业经过多年的发展,基本已经鸟枪换炮,只要是能用钱买到的,国内和国外都基本同步,但是测试质量不止是用钱决定的,能做好实验,人的因素往往更重要。
    指导书是做好实验的关键之一。那么,如何编制一份好的指导书,依据检测标准吗?
    在回答这个问题之前,先举个例子吧。习惯了KFC的人很少去吃路边摊,习惯了星级酒店的人很少去吃KFC,习惯了米其林三星餐厅的人,连星级酒店都不会去。没有尝试过的人,是不会有体验的。没有体验,就没有要求,没有要求,自然没标准,没标准,那什么都没了。
    一份好的指导书,其编制标准,首先要来源于测试现场的体验。

    1) 指导书的版式设计
    和大多数实验室将指导书的内容放在第一位不同,我认为指导书设计的第一个要素是版式,而非内容。版式的核心,是长度。
    对于张贴的指导书,必须在单页A4纸上完成;放在活页夹中的指导书,原则上不超过两页,最多四页A4纸。超过四页A4纸的指导书,无特殊理由,要么修改,要么拆分。
    上述规定的核心原则只有一个:阅读体验。指导书和手册与程序文件不同,是在测试的第一现场直接取用的。在现场,愉快的阅读体验,必然高于指导书的内容。
    需要阅读指导书的人,对实验的熟悉程度往往不高。他们的核心需要是要快速、准确的求助于指导书,指导书越明晰、精炼,阅读体验就会越好,求助的成功概率就越大,成功的概率越大,他们就越信任指导书,越信任指导书,做的就会越规范,最终形成良性循环。
    让人不需要任何多余动作就能找到所需内容的指导书,无疑能提供最佳的阅读体验。张贴的一页纸,一目了然;在透明活页夹中的四页纸,最多翻两页(正反面都放置)就能找到所需的内容。以方便为核心,就是上述页数规定的由来。

    除了页数,版式设计的第二个重点是突出主题和重点内容,虚化其他,节约宝贵的空间。在设计中尽量突出标题,有条件的话套红,便于查找,对于方法的关键点,该加粗的加粗,该彩色的彩色。
    在程序文件中,文件编号、更改记录、编制人等信息,都应该严格遵守GB/T1.11.2的编排,从版式到字体。可是对于指导书而言,个人认为不应过分拘泥于形式。在我的实验室,如果指导书只有一页的话,则借鉴机械图纸的设计方法:除了大号标题和文件编号、版次之外,各种日期、签字和其他必要信息,都被压缩到右下角的狭小空间内,字号很小(电子签名的作用在这里体现出来了,人工签名做不了这么小),把更多的空间留给内容。
    指导书是一线测试人员用的,除了指导实验的内容,其他的信息,对他们来说都不重要。从辅助内容上省空间,能给编写人员更多的选择,加入更重要的内容。

    第三个原则很简单,能配图的地方坚决配图,辅以精炼的文字说明。无法配图的地方才考虑用文字表达。

    版式设计的第四个重点是色彩的选择,而单页指导书的色彩配置,则是色彩选择的重点。
    前面说过,为了方便阅读,多页指导书主要放在透明活页夹中,在避光的环境中存放,这时配色显得还不是特别重要。而单页指导书大多张贴设备上或者墙上,经常被阳光照射,这时候,如果没有好的配色,阅读体验会非常糟糕。即使没有阳光直射,在两班、甚至三班的实验室中,从早到晚,光线的变化很大,如何让三班的使用人员都有良好的阅读体验,是实验室管理者和指导书编制者必须直面的问题。
    由于个实验室情况不同,照明条件也不一致,这里只能提醒一下大家注意配色问题。选择适合人员阅读的配色方案,对发挥指导书的功用,起着很大的作用。
    还有一点要注意,张贴的彩色指导书不可避免的会褪色,要有专门的指导文件规定这类文件的更换,免得褪色指导书还在使用,不但达不到指导效果,还有碍观瞻。
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  • fisher8272

    第1楼2013/10/17

    2) 指导书的内容编排
    前面讲了很多关于版式的东西,版式属于形式,形式的改变,是为了更好的突出内容。指导书不是流水账,不需要事无巨细的都写上。全都写上之后,页面一定会超出上面的规定。就像美剧一样,因为要插播广告,所以必须每8分钟出一个高潮。而中国电视剧不插播广告,编剧就省事多了,可以随便编。指导书也一样,有了篇幅限制,会让编制人在有限的空间内突出最核心的内容,而没有这个限制,想写多长写多长,内容是详尽了,重点也没有了。
    在多数情况下,指导书的编制栏只有一个人签名。可是写一份好的指导书,往往需要三类人通力合作:执笔者,操作者,和指导者。
    执笔者:有很好的文字表达能力,能用精炼的语言和简明的图表/照片描述动作步骤;
    操作者:有一定的经验积累,但对被指导的实验不是非常熟悉;
    指导者:有相对丰富的经验,能脱离指导书直接操作,并能抓住实验的重点和易出错点。
    指导者根据自身的经验,拟定初稿,之后和执笔者合作,优化语言,之后获得修订稿,交由操作者操作,再根据操作者的实际操作情况和操作体验不断优化。在这个过程中,最好能模拟实际的应用状态,根据不同班次人员的意见,修订内容、配色、直到操作者有很好的使用体验为止。这样做看起来很繁琐,好处是节约了培训的时间,也降低了培训的难度。工作的策划做得好,后面自然就通畅了。

    3)指导书的修订
    指导书在使用过程中,外部条件和要求会发生变化。按照管理体系要求,要对指导书进行适时的修订和补充。还有,文件修订后,不提示更改和补充的内容,则会造成工作的差错。
    对于指导书的修订,有两种不错的方法:其一是中国国家标准采取的方式,在指导书前面加一个前言,对修订原因、背景、主要修订内容进行说明;其二是欧标修改单的方式,用左侧修订栏将修订前后的内容用不同字体上下排列,一目了然。在现实应用中,觉得还是欧标的方法更好,直观。
    在指导书修订后,按照我的经验,在批准和实施之间,给予一个过渡期,过渡期的时间视情况而定,在过渡期内未按照新指导书执行不算违规,这样就给宣传、培训留下了时间,为正确实施新指导书创造了条件。
    许多实验室在过渡期这一点上做的不好,往往批准和执行定在同一天。这样一旦发生不符合,视而不见不符合体系要求,严格执行意义又不大,长此以往,将会把管理人员至于两难的境地,最终会让人将不符合规定的事情熟视无睹,执行日期就会形同虚设。

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  • fisher8272

    第2楼2013/10/17

    4) 对相同测试、不同标准指导书的管理
    这是一个相当头疼的问题。
    大家都知道,现在的GB标准基本是照抄IEC的,这两类标准的要求几乎一致。难缠的是ENUL标准,许多测试的规定和GB标准差别很大,不看指导书,就算实验室的老法师,一不留神都会把要求记错,当然,测试也就跟着做错了。一般的实验倒还好,要是破坏性实验,那麻烦就大了。
    为了避免混淆相同实验的不同要求,提供一个方法供大家参考。
    英语四六级的单词本大家想必都有印象,不同字母单词的颜色不一样,很方便区分。实验指导书也可以参照这个办法进行处理。一本透明活页夹,加上学生用的不同框线颜色的不干胶贴就可以解决这个问题。比如,GBENUL通用的指导书用红色框线的不干胶标明,GB的用蓝色的,EN的用绿色的……,直接用纯色不干胶当然更好。有了这个不干胶,能有效的降低错误率。
    不干胶标识的另一个好处是,从标识的磨损程度上,可以直观的发现各个指导书的使用频率,对于使用频率较高的指导书,自然应该重点关注,投入更多的精力进行编写和修订。这些细节,只有在实验现场才看得到。居庙堂之高的人,无法体系处江湖之远的兄弟们的艰辛。管理者一旦离开了一线,以高高在上的姿态看待,甚至想象实际工作时,离胡乱下令和下属离心离德就不远了。
    对于GBENUL通用的指导书,有必要多说几句。
    此类指导书,如果不同标准要求相同,没什么可说的,如果要求略有不同(大部分是数值差异)的话,建议按照上面说的色标法,不同的要求用不同颜色表示,颜色的选择和活页夹中标准的定位颜色一致。实验员能一目了然,接下来的工作自然就很好处理了。

    打一个不恰当的比方,如果以法律比喻实验室的文件,手册无疑是宪法,程序文件是刑法,他们虽然严谨、严肃,但是和普通百姓的距离太远,这些文件编写的如何,和大多数守法的普通百姓关系不大。而指导书则类似于交通规则,一个不小心就会被警察叔叔贴条。手册和文件有问题,一时半会儿可能看不出来(事实上很多手册和文件纯粹是应付审核的,除了审核员和质量部的人之外就没人看过),而指导书写得好不好,对实验室的影响则会立马显现。
    在关于记录管理的帖子中,写过记录设计中容易出现的问题。对于指导书的编制而言,这些问题依然会存在,居庙堂之高的编写者,如果不考虑处江湖之远的使用者的感受和接受能力,编写出来的东西不会有多少价值。指导书的价值,在于其满足使用需求的程度,而非仅仅看起来规范。
    一份好的指导书,要从编制人员的一线体验开始,以提供一线人员的满意的使用体验结束。

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  • fisher8272

    第3楼2013/10/17

    目前想到了这么多,请大家帮忙指正完善。

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  • 遨翔的岁月

    第4楼2013/10/17

    占楼观望,等楼主完成后再来谈读后感。

    总体看了,还行,相关方面都提了。

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  • Garvey

    第5楼2013/10/17

    见解不错,期待贴出优秀作品。对有丰富插图的作业指导书特别期待。

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  • fisher8272

    第6楼2013/10/17

    指导书不能贴,抱歉。我们有内部规定。

    Garvey(v2643988) 发表:见解不错,期待贴出优秀作品。对有丰富插图的作业指导书特别期待。

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  • Garvey

    第7楼2013/10/17

    不是贴你们公司或实验室的作业指导书,是贴按照你自己帖子的方法自己举例编写的作业指导书。

    fisher8272(fisher8272) 发表:指导书不能贴,抱歉。我们有内部规定。

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  • wulin321

    第8楼2013/10/18

    应助达人

    这个能写这么多很不容易,这个知识我们都懂,但是真正的能总结的很少

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  • zal

    第9楼2013/10/19

    应助达人

    个人认为指导书也可以用流程图的方式做,这样看起来更直观

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  • 沙漠兄

    第10楼2013/10/19

    版友何不亲自操刀一篇原创呢? 欢迎板油发表原创作品!

    zal(zal) 发表:个人认为指导书也可以用流程图的方式做,这样看起来更直观

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