实验室样品的全流程管理与注意事项

JOE HUI

2023/09/05

私聊

实验室认可/资质认定

还是有很多检验检测机构只关注实验室的检测，轻视样品的采集、流转、存储和处置。请务必引起重视！

对检测样品的接收、流转、贮存、处置以及检测样品的识别等各个环节实施有效的质量控制至关重要。管理检测样品可以确保检测样品的代表性、有效性和完整性，从而保证检测结果的准确度。

一.管理检测样品需做到这8个方面

1. 样品的采集：

样品应具有代表性。以样品的结果说明总体的情况，对总体作出结论。采样遵循如下原则：

1.1 代表性：

采样时应特别注意克服和消除各种因素的影响，使样品最大限度地接近总体情况，保证样品对总体有充分的代表性。

1.2 可获性：

某些情况下，样品可能不具备代表性，而是由其可获性所决定。

1.3 公证性：

采样必须保证公正，由具有资格的人员（接受过采样培训且考核合格的人员）进行。必要时在现场与受检单位陪同人员一起签封，并做好现场采样记录。填写样品采集记录表，双方签字确认。

2.样品的接收

2.1 填写委托书

无论抽检还是送检样品首先应由委托方填写“样品检验委托书，一般委托书一式二份，一份留检验机构存档，一份交委托方作为领取报告凭证”。

2.2 审核委托书

接收人员应审核样品检验委托书填写是否规范，是否有空项，手续是否齐备，资料是否完整，标准引用是否正确、适宜。

2.3 核查样品

样品应与“样品检验委托书”填写内容一致。样品包装应完好，如不完好应有文字记录。送检样品数量应符合检验、复验、仲裁的要求，如送检样品仅为检验样品应有文字说明。

2.4 正式受理

样品接收人员在“样品检验委托书”上签字并承诺出具报告日期。

3.样品的编号

为保证检验样品溯源，原则上一份样品给予一个唯一性编号（CNAS的要求是避免混淆，并不是要唯一性编号，当然唯一性编号肯定也满足要求）。

对于同一事件的若干样品可视为一份样品给予一个编号。样品编号可由年份、样品类别代码和样品序号组成（或者其他的适合实验室的编号）。为保证样品编号的唯一性，一般由样品接收部门负责统一编制，或者有LIMS的实验室可以由系统生成。

4.样品的识别

样品的识别包括唯一性编号(样品受理编号)和样品不同试验状态(未检、在检、检毕、留样)标识。对检毕样品应有“检毕”、“合格”、“不合格”标识。对于多个包装的同一样品应在样品受理编号后面加横杠和数字加以细分识别，以确保每个包装的唯一性。样品管理员负责将样品的识别标签逐一贴在样品上。

5.样品的流转

样品受理后，由承办人根据客户“样品检验委托书中的要求，向检测部门（人员）下达“样品检验交接单”，并通知检测室样品管理员取待检样品。检测室样品管理员在交接时应核查样品状况并在“样品检验交接单”上签收认可。样品传递到检测室后由检测室样品管理员统一登记。未检、在检、检毕样品应分别存放。检测员领取样品作试验时，样品识别号不得改变。样品在流转和检测过程中应加以防护，避免受到非检测性损坏或丢失。

6.分包样品的管理

对外提供给分包实验室的样品，在交付前应检查样品完好性，交付分包实验室的样品应有对方接收凭证。分包管理部门应做好分包样品的登记工作。分包方应有保护样品完整性的措施，做好样品的标记和保管。

7.样品的贮存、保管

样品贮存、保管应设有专门的样品窒并配备合适的设施；

样品室由样品管理员专人负责，限制出入；

样品贮存环境应安全，无腐蚀，清洁干燥且通风良好，有温湿度监控；

对要求在特殊环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录；

留样应按照规定数量、品种执行，以备复检、仲裁用；

腐蚀性、易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，做出明显标记；

样品管理员要对留样样品认真进行验收登记，不同性质的样品分类保存。

8.样品的处理

报告发出后留样样品留样期不得少于报告投诉反馈时间，对超标样品和特殊样品如有必要可重点延长留样期，检毕样品处理分以下几种处理方式：

8.1 客户要求领回的样品，在留样期满后，客户可领回。客户领回样品时，领样员需凭“样品检验委托书”到样品室，由样品管理员办理退样手续。

8.2 客户需提前(留样期内)领回样品时，应在样品检验委托书上签注“对本检测报告无异议”之后，方可由样品管理员办理退样手续；

8.3 对留样期已过的客户委托处理样品，应按客户填写的要求处理；

8.4 必须监护处理的样品，样品管理员必须按规定办法监护处理，防止污染环境及造成危害，监护处理应有记录。

二.样品管理过程中不可忽视的几个小细节

1.检测样品流转：

1.1 样品管理员对接收的所有委托送检样品应做好记录，按照检测要求将送检样品交给相关检测室，办理好交接手续；

1.2 检测人员对送检样品进行核对交接，按照要求进行制样；

1.3 检测人员在检测样品试毕后，应将试毕检测样品放在试样已检区；

2.检测样品的贮存：

“试毕”试样及客户有特殊要求的剩余送检检测样品最后交样品管理员“留存”保管。

3.检测样品的处置：

3.1 试毕检测样品的试样，留样期不少于国家有关法律、法规所规定的期限。

3.2 对无特殊要求的剩余送检样品留样期不超过报告申诉期。

3.3 公司内部常规例行委托检测的检测样品无特殊要求时留样期为1星期。

4.检测样品的保密与安全：

4.1 严格按照与客户签订协议或有关规定进行检测样品的检测、储存与处置，严格执行保密管理规定，对客户的检测样品、技术资料及有关信息负有保密责任。

4.2 对有特殊要求的检测样品，应做出相应安排，包括检测样品接收、流转、贮存、处置及技术资料的管理，采取安全防护措施，保证检测样品的完好及机密性。

三.检验机构样品室要怎样管理才规范

1.样品管理员的职责：

1.1 样品管理员必须保证样品室的清洁、整齐、美观，确保在最有效的时间内查找所需样品。

1.2 未经允许，无关人员不得随意进出样品室，样品管理员有权拒绝无关人员进出样品室。

1.3 样品管理员有权监督进出样品室人员的活动。

1.4 未经样品管理员的同意，其他人不得将样品带入或带出样品室。

1.5 样品管理员必须对样品室发生的一切异常状况负责，发现异常必须及时向领导汇报。

2.一般规定：

2.1 每天清理样品室，保证样品室的清洁、整齐、有序。

2.2 新到样品时，必须检验样品的完好性，及时入库并贴标、拍照、排放（或收藏）、入帐。

2.3 保证每款样品标签完整，标明货号及颜色（标签贴于鞋底）。将样品用数码像机拍照，存入电脑（图片以样品的货号命名），以厂家、日期为分类标准。

2.4 出、入库一定要有单据，双方签字后样品方可出、入库，样品去向要落实到人。

3.出库管理：

3.1 样品装箱出库前，样品管理员应确保样品的完好性，决不能有不良样品流出至客户手中。杜绝样品上带有原厂家商标、电话、地址、金额等资料，否则视情节轻重扣发岗位津贴。

3.2 样品管理员接到样品出库通知时，填写出库单，领样人、样品管理员签字后方可出库。

3.3 任何样品出库或外借，不得损坏，如有毁损，样品管理员有权申请要求赔偿。

4.入库管理：

4.1 新到样品时，按到货单认真验货，必须检验样品的完好性。及时入库并贴标、拍照、入帐、排放或收藏。

4.2 入箱存放的样品，要做好保护，填纸、装袋后装箱，箱上标明数量，品名及厂家后有序排放入库（以厂家名为装箱标准）。

4.3 定期整理样品室，挑出长期不用、已破损或一款相同数只的样品报批作废。

4.4 可配成对的鞋子单独装箱，跨年度的成对鞋报批处理。

4.5 样品架上的样品要按厂家、类型、材质的顺序摆放，用吊牌标清，定期整理样品架，长期不用、重复的样品装箱备查。

4.6 定期盘点（每月27日），盈亏要究责（按财务实际核算金额按比例赔付）。

5.罚责：

5.1 样品室的门、灯、空调等未关，发现一次扣罚责任人5元。

5.2 未经允许，样品管理员私自外借样品或样品资料，一经发现将视情节严重扣罚当月岗位津贴。

5.3 因样品管理员工作失误，导致不良样品流入客户手中，全数扣除当月岗位津贴。

5.4 厂家、工厂的货号、价格、电话号码、商标或标签等信息出现在样品上，致使客人获得以上资料，将视为样品管理员的工作失职，相应扣罚当月岗位津贴。

5.5 样品丢失或样品管理员不明样品的去向，样品管理员需原价赔偿。

四.小结

样品管理是实验室管理过程中的重要内容，是保证检测数据真实可靠和溯源的重要依据，需要严格管理。样品管理工作琐碎，注重细节，需要耐心对待，在长期工作中不断总结经验，才能更有效的提高样品管理的效率和水平呦。

分
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