【分享】难以理解的体系术语

在体系管理中，文件控制是一个重要的话题。说到文件控制，就不可避免地要提到“外来文件”的控制了。在体系管理实践当中，到底哪些文件属于“外来文件”呢？
我个人是这样理解的：
只要不是组织自己制定的文件，都属于外来文件，包括外购的标准、书籍、法律文本、供方提供的质量保证文本、审核机构提供的审核报告、政府机关下发的文件等。
所有外来文件都当外来文件处理的话，可能有过多之嫌，不同企业可以有不同的方式，不一定所有外来的东西都应该当外来文件处理，前提是来的东西是否在生产中要当工作的依据来使用，把外来的东西做两部分处理（因外来的太多），一部分当外来文件（生产、设计或质量控制中会用到的），一部分当外来资料处理，区分为文件或资料两大块，放在文件文件管理员那里以备查阅就可以了，当然还是要有登记手续的。比如供大家学习用的书籍就没有必要当外来文件，除非体系文件有引用。
关于外来文件，可以坚持这样几个原则：
1、外来文件在公司内部的相关组织中得到使用，并作为依据，这样的文件必须得到控制；
2、外来文件若只是作为参考，并不作为相关运作的依据，这样的文件可以不去控制。
例如：相关标准如国际标准、行业标准、国家标准等在公司组织内部正在使用，相关外来文件就必须受控；
3、一些相关管理方法、其他管理参考规定、技术参考资料等，未被公司使用，但有参考价值的文件，可以不受控。
4、还有一种情况，例如其他国家相关管理部门下发的文件，公司必须依照执行的文件，也必须受控。
也就是说，凡是公司内任何组织，正在使用或应立即使用的文件，都应做到受控，其他的外来文件，均可作为参考文件，可不予受控！
外来文件可以分为以下几种：
1、国家的法律、法规。
2、供方提供的样品承认书（承认书中有些图纸在编制产品规格书时我们要进行参考，不过是转化为公司文件而使用的）。
3、相关的国家标准、产品标准（此类为书籍，有些是电子图书）。
4、客户提供的文件。

ISO9000:2000《质量管理体系 基础和术语》中，“ 3.4.2产品”的定义是这样的：
3.4.2 产品
过程(3.4.1)的结果
注1：有下述四种通用的产品类别：
——服务(如运输)；
——软件(如计算机程序、字典)；
——硬件(如发动机机械零件)；
——流程性材料(如润滑油)。
那么，什么是“流程性材料”呢？在体系管理实践当中，我们存在诸多疑惑。对此，我个人是这样理解的：
流程性材料产品在社会生产、服务和生活的各项活动中随时、随处可以看到、遇到、用到，流程性材料和我们日常生活、工作、学习及衣、食、住、行的关系极为密切。
流程性材料包括有:
固态：纸张、包装箱、纺织品、电线电缆、金属、非金属的板材、线材、面粉、糖、盐等等；
液态：涂料、蒸馏水、成品燃料油等；
气态：氮、氧、天然气等气体。

流程性材料有以下特点:
(1)流程性材料可以是固态，也可以是液态和气态。在一定条件下(如温度、压力、时间)三种形态可相互转化。固态可转换为液态、气态，反之亦然。
(2)流程性材料通常为有形产品(与软件、服务相比较)，但是许多流程性材料(常温时为气态、液态和颗粒状的固态)形态有不确定性和随遇性，随其存放、盛纳的容器和包装物及堆放场所(散状固态)而定。
(3)流程性材料具有整体的均匀性，其整体中任一微小单元或整体分割后各单元仍是相同的物质，并且其性质不变。
(4)流程性材料具有自然的连续性，无法进行计数，只能进行计量。
(5)流程性材料其产品形成过程一般也是连续实现的，在一定批量投料完成之前，一般不能或不易中途停顿中止生产。产品形成后一旦出现性能不合格很难纠正(返工、返修)。
流程性材料通常是有形产品，其量具有连续的特性，在实践中经常被称之为货物。简单地理解，流程性材料可指那些可以循环使用的东西，是过程中的一些起辅助性作用的原材料。

专门玩体系的不知道有没有前途