请教关于19001质量体系中职能部门的文件分类和编号的问题

　　现行的GB/T19001已经不再要求划分文件的层次，只要有文件即可，并将指导工作的文件叫应保持的文件信息，把用作证据的文件叫应保留的文件信息。文件的编号方法每个单位都不相同，应该依据本单位的文件编号管理程序对文件进行编号。你们单位将文件分为记录文件及程序文件和作业指导书两个层次有所不妥，大多数单位的文件分类方法是分为管理手册、管理程序、管理细则（又称第三层次文件）、记录等四个层次。其中记录在空白时称为应保持的文件信息，用作指导工作，填入信息后称为应保留的文件信息，用作证据。
　　你们的程序属于第二层次文件，作业指导书属于第三层次文件，记录属于第四层次文件，程序用于支撑管理手册，作业指导书和管理细则用于支撑程序文件，记录用于支撑程序和作业指导书。因此：
　　1.关于文件的流水号问题应该是每一个层次的文件有独立的流水号，互不相干，同一个流水号出现在不同层次文件中应该是科学的，并不违规。
　　2.各种仪器操作规程应该分开单独编号，把所有操作规程作为一个文件来编号是不科学的，造成的后果是有一个操作规程修订换版就会造成所有的操作规程换版，使文件管理很不经济。
　　3.你们产品实现所需的过程文件及记录包括：可行性报告、产品任务书、产品技术方案、试验方案、试验报告、技术报告以及技术文件的评审和相关记录。那么，有关回答可行性报告、产品任务书、产品技术方案、试验方案、试验报告、技术报告及技术文件的评审和相关记录的管理性问题（回答做什么、谁来做、何时做、怎么做、做到什么程度、做完后输出给谁、各项有关工作之间的前后关系等等）的文件应该是程序文件，这些工作中必须使用的记录格式应该属于记录性文件。记录属于特殊的文件，空白记录用于指导工作，属于文件，一旦填有消息就不再是文件而变成了证据。
　　程序文件和作业指导书的差别主要还是文件的层次不同。程序文件是管理手册的支持性文件，管理手册好比是宪法，程序文件就好比是刑事诉讼法、计量法、质量法等子法，因此常称为第二层次文件。管理细则和作业指导书则相当于行业和地方规章。子法说清楚了的就没必要制定行业和地方规章，子法限于篇幅只说了工作原则和要求，无法详细规定操作细则的，就有必要制定各部门（相当于各地方政府和行业主管部局）的行政法规（即管理细则、作业指导书、技术标准、技术文件等），这些类似于地方行政法规的文件就称为第三层次文件。

非常感谢您的解答。很详细，把我的问题都给了很明确的答复。还有个问题请教您下，就如您所说，一般文件体系分为4个层次，那么我们在新产品研发过程中形成的原料控制标准，工艺控制标准和产品检测标准是不是算是您说的第三类文件了，而像设计开发可行性报告，任务书等基本都有固定的格式和提纲，那么具体到某个项目里的这种可行性报告和任务书之类的具体内容都是不同的，应该算是记录比较合适吗，毕竟这类文件不像评审报告是在固定的表格里填写。谢谢！

另外，同一层次文件最后的流水号是否需要连续起来，比如考虑到仪器可能会增加，为了对应的操作规程与之前发布的回程编号连起来，而预留一部分编号，这样操作可以吗？

1、一级文件：公司名称代号 质量手册代号 版次号；
2、二级文件：公司名称代号 程序文件代号 流水号 版次号；
3、三级文件：公司名称代号 作业指导（类）文件 流水号 版次号；
4、四级文件（记录文件），分两类：
a）二级文件衍生附表。公司名称代号 程序文件代号 文件流水号 附表流水号 版次号；
b）三级文件衍生附表。公司名称代号 作业指导（类）文件 文件流水号 附表流水号 版次号。
其中，注意事项：
1）各层次文件代号命名规则应统一，采用英文首字母还是拼音首字母，或是其他形式，在文件控制程序说明，且代号不能重复。
2）四级文件也就是表格编号要包括对应二三级文件的文件编号，便于识别追溯和区分。
3）文件编号和表格编号是否体现版次号可根据实际情况而定，但是文件中一定要体现，且做好表格修改控制。
4）三级文件如果有多种类型，如作业指导书、设备操作指导书、设备维护点检基准书、设备期间核查指导书等，可以给每一种类型三级文件取一个代号，代号规则按照1）即可。
5）多体系且没进行体系融合的时，如果各体系文件完全独立没有公用部分则可在体系文件代号后加括号，注明体系代号。如果某一文件是公用的，可采取本店前部分做法，也可不加体系代号在涉及的所有文件中说明。
6）四级文件（表格）都需在文件中提及，诸如计划、记录、报告等，在文件末尾附表部分列出表格表号和名称，表格格式、要素都要固定，如果更改则要按照程序要求执行。对于不需要或不便放在可在文件中的表格应在文件中明确表格描述的内容要素，确保表格内容完整，可不作为附表固定在文件中，但一般不建议这么做。

这样的预留编号做法也有过，在编制作业指导书时，因为我们是按照客户来做的，即使是同一个试验项目，不同的客户因为要求的一点差异就要重新编制一份，当时计划是划分流水号区间给不同客户，如1-100给A客户，101-200给B客户，但是考虑到随着技术更新某些试验会取消不再使用，且实际上也有部分试验项目已取消了，于是决定按照编制时间统一给流水号，在清单备注客户代号。这样也不便，这样会发生所有客户的作业指导书流水号不连续，且无法直观看出指导书是哪个客户的，所以还是决定按照客户分类，在作业指导书代号后加括号，写明客户代号，相当于一个客户一类，然后每一类按照流水号执行。所以作业指导书的编号规则经历了“预留编号——统一流水号——分类流水号”的演变。
对于仪器设备也可以采用分类流水号的形式，按照设备类型、检测领域、使用部门等都可以，分好类再按照流水号编号，这样的弊端是，分类规则一旦变更就会很混乱，如使用部门变动、由1个检测项目变成多个检测项目等，后期改正任务会很艰巨。建议同一类型的文件如果没有固定的分类规则采用统一流水号，不用预留编号。

非常感谢您的分享和建议！