实验室文件材料整理的原则与方法

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6、封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷封面、案卷目录、文件目录以及备考表的编写参照GB/T11822有关规定执行。

7、在编制档案目录时，应对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录，以便检索。

8、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应按装裱技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

9、纸质照片的照片、说明等应齐全。对反映同一内容的若干张照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整；概括揭示每张照片所反映的内容。照片的整理参照GB/T11821有关规定执行。

10、录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄录者、摄录时间、密级，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录制长度、录制者、录制时间、密级等。录像带和录音带的整理参照DA/T15有关规定执行。

11、技术图纸、底图等不可折叠图件应平放或卷放，选取适宜装具保管。蓝图等可折叠图件按卷盒规格叠成手风琴式，按GB/T10609.3有关要求具体执行。



4、电子文件的整理



1、电子文件应参照纸质文件材料的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命名、存储等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包括电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照GB/T18894有关规定执行。

2、电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名；在单台计算机中经办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。

3、电子文件承办部门（承办人）负责对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体的内容是否一致等。

4、数码照片应使用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件进行整理，不得对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。数码照片的整理参照DA/T50有关规定执行。

5、音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中，经过系统整理、著录后归档，音像电子文件的整理参照DA/T78有关规定执行。

6、存储电子档案的装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密级、保管期限、存入日期等。

非常好的做法

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文件整理的原则就是方便搜索，可快速查阅。

文件整理的原则就是方便搜索，可快速查阅。