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第5楼2016/03/13
新版GB/T19001只是取消了体系文件的层次,但并非取消体系文件。过去文件的层次划分很明确,大体上有七个层次,一般企业分为管理手册、程序文件、技术文件和实施细则、记录四个层次,上层指导下层,下层支持上层。新版标准只要企业把标准要求的活动规定清楚了,分层也好,不分层也罢,这样更加实用。
大型企业恐怕适当将文件分分层更便于管理,因为各级领导的管理职责不同,负责审批的权限也就不同,不能把事无巨细的文件都拿给最高管理者审批。对于小型企业,没有那么多的管理层次和管理部门,审批文件的权限可以集中到一两个领导手中,也就没有必要分什么管理手册、程序文件、管理细则等,统一就叫“应保持的文件信息”,或统一简称“文件”,管理工作也就扁平化了。中型企业介于其中,文件的层次取舍可能考虑稍费点神。
因此,我认为新标准要一刀切取消文件的层次,甚至误解为文件不再重要,都是错误的。新版标准之所以不再强调文件的层次正是因为企业的规模不同、员工多少不同、组织机构复杂层次不同、产品复杂程度也不同,而把文件是否需要分层次,分多少层次的灵活性和权力交给了申请认证的企业。
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第6楼2016/03/13
过去的文件管理除了分层还要分类,例如管理文件(也有叫管理标准的)和技术文件(也有叫技术标准的),内部文件和外来文件等。新版标准不再提这种分类方法,而提出了“应保持的文件信息”和“应保留的文件信息”两种。应保持的文件信息我们可以简称“文件”,应保留的文件信息我们可以简称“记录”。
新版标准将用作证据的文件信息叫应保留的文件信息,也就是说作为证据使用的我们可以叫记录,作为依据使用的文件信息我们可以叫文件。那么未填写信息时的空白记录格式控制就应该划入应保持的文件信息管理范畴了,只有填写了信息的记录才叫应保留的文件信息。当然可作证据使用的照片、影像、声音、痕迹、外部信息、数据分析等等,乃至于某些文件都可以作“应保留的文件信息”,都可以认为是“记录”。
新版本标准虽然不强调,当然也并不反对过去的分类方法,毕竟管理文件与技术文件的管理模式可能不同,内部文件和外来文件的管理方法也不同。